経費精算を効率化する方法とは？システム導入で解決できる課題も解説

経費精算の効率化が求められている理由

近年は、働き方改革の推進や慢性的な人手不足といった背景から、多くの企業が生産性向上に取り組んでいます。なかでも経費精算は、毎月一定の工数がかかるものの事業活動におけるコア業務ではないことから、効率化が求められています。

生産性向上を実現するには、できるだけ無駄な作業をなくし、利益につながる主要な業務にリソースを投じることが大切です。そのためにも、経理部門の担当者だけでなく、全従業員が協力して経費精算にかかる労力を減らす意識を持つ必要があります。

経費精算とは

そもそも、経費精算とは事業活動に必要な支出について、事業者が領収書などの証憑書類に基づいて払い出すことです。経費精算には、実費精算と仮払精算があります。

実費精算とは、従業員が一度経費の支出分を立て替えて、後で勤務先からかかった費用を受け取る方法です。それに対し、仮払精算とは、事業者が経費支出にかかるおよその額を一度払い出し、実際に支払ってから金額を調整・精算することを指します。

関連記事：経費精算とは？基礎から業務フロー・課題・解決策まで徹底解説【事例あり】

経費精算を効率化することで解消できる課題

経費管理を効率化すると、具体的にどのような課題を解決できるのでしょうか。ここでは、よくある業務効率化の課題をご紹介します。経理部門の担当者の方は、以下のような課題に心当たりがあれば、改善策を検討しましょう。

課題1：申請のミスが減らない…

経費精算の業務フローで多数のミスが発生し、承認者や経理担当者の無駄な手間が発生して、負担がかかっているという課題です。承認者は正誤確認のために社内規定を調べたり、書類の情報を目視で確認したりしなければなりません。万が一申請内容に不備がある場合、申請者は書類を書き直して再提出するなど、本来であれば不要な対応が増えてしまいます。

課題2：確認・承認に時間がかかる…

経費申請の内容を確認し、承認する経理担当者や上司の業務負担が過剰となってしまう課題です。承認者はミスが許されないことから、慎重に確認作業を行わなければなりません。場合によっては上長が出張や取引先への訪問などで不在となり、一時的に承認手続きが遅れることも少なくないでしょう。確認・承認の遅れは経費精算業務全体の遅れにつながるため解消するべき課題です。

課題3：証憑書類の管理にコストがかかる…

経費申請書を紙で発行しているために、多くの管理コストがかかってしまう課題です。紙ベースでの経費精算は、申請者・承認者それぞれの負担を増加させます。申請者は書類を手書きする手間がかかり、承認者は確認時の見落としなどが懸念されます。また、紙の書類は印刷やファイリングの費用、保管場所のコストがかかるほか、保管した資料を探す際に手間がかかるのが難点です。

経費精算業務の流れ・フロー

実費精算における一般的な経費精算業務の流れは、以下のとおりです。

• 従業員が経費支出分を立て替える（領収書受領）
• 従業員が領収書と一緒に経費精算書を申請する
• 申請に対し、決裁権限者が承認する
• 経理担当者が申請内容に基づいて従業員に立替分を支給する
• 経理担当者が仕訳処理する
• 経理担当者が領収書や精算書などを保管する

また、仮払精算は以下の流れで進められます。

• 従業員が経費の概算費用を算出し、仮払申請書を作成する
• 申請に対し、決裁権限者が承認する
• 経理担当者が申請額を従業員に仮払いする
• 従業員が仮払い額で経費を支払う（領収書受領）
• 従業員が領収書と一緒に仮払精算書を申請する
• 申請に対し決裁権限者が確認・承認する
• 差額が発生した場合は、経理担当者が従業員に支給する
• 経理担当者が仕訳処理する
• 経理担当者が領収書や精算書などを保管する

いずれの場合も、申請・承認・仕訳・保管の工程を経る必要があることがポイントです。

経費精算を効率化するための方法

経費精算を効率化するための方法は、主に以下のとおりです。

• 適切なオペレーションとルールを設定する
• 教育・トレーニングを実施する
• デジタル化を進める

それぞれ解説します。

適切なオペレーションとルールを設定する

経費精算を効率化するには、統一されたフォーマットや手順を整備して、社内で業務プロセスを標準化することがポイントです。全社的に一貫した方法で申請が可能となれば、申請者・承認者の連携がスムーズになり、経費精算の処理スピードと正確性が向上します。

教育・トレーニングを実施する

経費精算の申請者・承認者ともに、教育やトレーニングの機会を提供して、全社的に経費精算のルールを理解させることが重要です。社内ルールを周知して徹底する取り組みにより、不正やミスの防止につながります。経理担当者の負担軽減も期待できるでしょう。

デジタル化を進める

デジタル化を進めることも、経費精算の効率化を進める方法です。

事業者によっては、経費精算を紙やExcelで管理していることがあります。そこで、まずは紙・Excel管理から脱却して、経路・金額・証憑データをデジタルで一元化して管理することが効果的です。

専用システムを活用して経費精算をデジタル化すれば、オンラインで申請・確認・承認の手続きを進められます。クラウド型のシステムならネット環境があればどこからでもアクセスできるため、テレワークにも利用可能です。

一元管理を進めることにより、紙の発行・保管にかかるコストや工数も減らせるでしょう。

業務プロセスを自動化する

専用システムの機能によって経費精算のプロセスを自動化すると、処理時間が短縮され、かつ人的ミスを低減できます。機能の具体例として「データをアップロードするだけで申請書類を自動作成できる機能」や「入力間違いや記入漏れを自動で検出する機能」などが挙げられます。従来は手作業で行っていた処理が自動的に完了するので、大幅な工数削減が期待でき、さらには入力ミスなどのヒューマンエラーのリスクを避けられます。

経費精算の効率化を実現するためのポイント

経費精算の効率化を実現するためのポイントは、以下のとおりです。

• 申請・承認・仕訳・保管の工程を見直す
• 属人化を避けるために仕組み化を目指す
• 経費精算システムを導入する

それぞれ解説します。

申請・承認・仕訳・保管の工程を見直す

経費精算時に必要な工程（申請・承認・仕訳・保管）の内容を見直すことが、効率化を実現するためのポイントです。従業員に時間や手間のかからないような設計を考えましょう。

たとえば、従業員が申請した精算書に不備があると差し戻しが発生し、「申請」と「承認」の間で余計な作業が増えます。申請時に漏れがないか確認できる仕組みがあれば、差し戻しが減りスムーズに経費精算を進められるでしょう。

属人化を避けるために仕組み化を目指す

仕組み化を考えることも、経費精算の効率化を実現するために必要です。

教育・トレーニングを実施したり社内ルールを整備したりしていても、知識や経験の有する従業員に業務が集中して属人化される可能性があります。そのため、担当者やフローに関するルールを曖昧にしないことや、複数の担当者を設定すること、誰でもできるよう今までより簡単な経費精算の仕組みをつくることなどが大切です。

経費精算システムを導入する

経費精算システムを導入することも、ポイントとして挙げられます。経費精算システムとは、経費の申請から承認までの業務を効率的に進めるためのシステムのことです。

一般的に、経費精算システムには読み取り機能が搭載されており、領収書に記載されている取引先や金額を自動でデータ化できるため、申請者による手入力の作業を減らせます。また、規定違反の申請をあらかじめ検知できるため、経理担当者が内容を細かくチェックして申請者に差し戻しする負担を軽減できるでしょう。

そのほか、システム内で入力が必要な項目が示されることにより、経理担当者が経費精算に慣れていない担当者に申請方法を伝える手間を省ける点もメリットです。

効率化できる経費精算システムを選ぶ際のポイント

数あるサービスのなかから自社の業務効率化を実現できる経費精算システムを選ぶには、以下の点がポイントです。

• 自社に必要な機能を備えているか
• 電子帳簿保存法にも対応しているか

それぞれ解説します。

自社に必要な機能を備えているか

経費精算システムを選ぶ際は、自社に必要な機能を備えているかを確認しましょう。

たとえば、システムによってワークフロー機能の内容が異なります。申請内容によって承認者が異なる場合や、人事異動で担当者変更が頻繁にある場合などは、細かに権限者を設定できるものを選ぶことが大切です。

また、自動仕訳機能があれば、申請内容に基づいて勘定科目・税区分が振り分けられ、自動で仕訳が完了します。担当者は仕訳内容を確認するだけで済むため、仕訳業務を短縮したい場合や属人化を防ぎたい場合に役に立つでしょう。

さらに、申請書に入力する時間を大幅に短縮したい場合は、領収書をアップロードするだけで内容を自動で読み取り、必要項目が入力されるAI-OCR機能搭載のシステムを選ぶことがおすすめです。

電子帳簿保存法にも対応しているか

電子帳簿保存法に対応しているかをチェックすることも、選ぶ際のポイントです。電子帳簿保存法とは、帳簿や書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律を指します。

電子帳簿保存法に対応したシステムを選べば、紙の申請書や領収書の物理的な保管が不要になる点がメリットです。これにより、保管にかかる業務時間の短縮やコストの削減などにつながります。

対応度合いや、電子帳簿保存法に関連する機能はシステムによって異なるため、対象のシステムがどこまで対応しているか、JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）の認証を受けているかなどを確認しておくとよいでしょう。

「楽楽精算」が経費精算の効率化におすすめである理由

経費精算の効率化を実現するためのシステムとしておすすめなのが、クラウド型経費精算システムの「楽楽精算」です。

「楽楽精算」には、経費精算を効率化する便利な機能が豊富に搭載されており、「毎月、大量の申請を確認する負担が大きい…」「申請ミスや差し戻しのやりとりを減らしたい…」といったお悩みを解消できます。

例えば、申請内容の自動仕訳機能、振込データの自動作成機能、領収書読み取り（OCR※）機能、クレジットカード連携機能を活用すれば、業務効率化に効果的です。データ入力や仕訳を自動化し、申請から承認までの煩雑な作業の工数を削減します。

また、汎用ワークフローが搭載されている点も、「楽楽精算」の特徴です。稟議申請から経費精算まで社内で必要な手続きをワンストップで対応できるため、時間の短縮につながるでしょう。

ほかにも、「楽楽精算」はチェック機能も充実しています。規定違反チェック機能を活用すれば、申請ミスを防止し、差し戻しの発生を減らすことが可能です。社内ルールに反する申請を自動でチェックするので、承認者の確認業務の負担を低減できます。

電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しているので、法対応の面でもご安心ください。

※OCR（Optical Character Recognition/Reader光学的文字認識）

「楽楽精算」の機能の詳細は、以下のページでご覧いただけます。経費精算の効率化へ向けて、便利な機能をぜひチェックしてみてください。

>> 経費精算業務がラクになる「楽楽精算」の機能について詳しくはこちら

経費精算システムで効率化を実現した事例

ここから、クラウド型経費精算システムの「楽楽精算」を導入して効率化を実現した事例を紹介します。今回紹介するのは、現金取扱業務を廃止した事例と、紙を使った業務の削減に成功した事例です。

現金取扱業務を廃止した事例

株式会社ジェイアール西日本ホテル開発様は、出張精算業務において現金精算で月初5営業日に返金処理と締め処理が集中することなどに課題を抱えていました。そこで、「楽楽精算」セミナーに参加した際に「これなら課題を改善できそうだ」と感じて導入の検討を始めたそうです。

「楽楽精算」の導入に伴い、現金による返金処理を給与と合算する方式に切り替えたことで、キャッシュレス化を実現しました。現金の取り扱いが不要になったことで、月初に集中していた経費精算の作業時間をおよそ半分に削減できました。

>> JR 西日本グループ様内での経費精算効率化事例

紙を使った業務の削減に成功した事例

「楽楽精算」導入以前、関西金網株式会社様では、出張の際に各社員が手当などを記載したExcelの精算用紙に入力してから紙に印刷し、手書きした出金伝票と一緒に経理部門に提出していました。また、社員が出張から戻ってからの申請になるため、フローが遅れることもたびたびあったとのことです。

そこで、出張時に社外からも申請・承認ができて経理部門の負担軽減にもつながる「楽楽精算」の導入を決断しました。「楽楽精算」を導入して領収書の原本提出以外の作業をすべて画面上でできるようになったことで、社員からも「利用しやすい」と評判になっています。

>> 電子帳簿保存法対応オプションを活用してチェック業務を効率化した事例

まとめ

経費精算を効率化するためには、「申請・承認・仕訳・保管」の工程を見直すことや、紙・Excel管理から脱却して経路・金額・証憑データをデジタルで一元化することなどがポイントです。また、社内ルールを整備しても属人化が進むことがあるため、経費精算の仕組み化も検討しましょう。

「楽楽精算」は、申請から承認、会計連携までを自動化でき、効率化の仕組みを手軽に構築できるシステムです。導入することで、入力ミス・入力漏れの軽減や属人化の防止も期待できます。

経費精算の効率化を実現したい場合は、ぜひご検討ください。