JR 西日本グループ様内での経費精算効率化事例

現金運用からの脱却！出張精算業務などもまとめて効率化

「楽楽精算」を導入することになったきっかけを教えてください。

以前より、出張精算業務に関して課題を感じていました。出張や外出が多い営業部門では、申請者が紙の帳票に内容を手書き・もしくは印刷し、領収書を貼付して社内で回覧を行うという運用が続いていました。また、現金精算だったため、月初5営業日は返金処理と締め処理が集中し、経理担当者の業務がひっ迫。会計システムへの伝票入力もすべて手作業で対応していたため、膨大な時間と労力がかかっていました。そんな中、ラクスとJR西日本ITソリューションズ様が開催したグループ企業向けの「楽楽精算」セミナーに参加し、システム化の具体的なイメージが湧き、機能や運用イメージが明確になり、「これなら改善できそうだ」と感じたことが導入検討の第一歩でした。

煩雑だった現金の取り扱い業務を廃止することで月初の経費精算業務を1/2に削減

導入前はどのような課題があり、「楽楽精算」によってどのような改善がありましたか？

出張・交通費の申請が多い営業部門や、それを取りまとめる経理部門を中心に「楽楽精算」の運用を開始しました。現金で行っていた返金処理は、給与と合算する方式に切り替えたことで、キャッシュレス化が実現できました。これによって、これまで煩雑だった現金の取り扱いが不要になりまして、月初の業務負荷が大きく軽減されました。実際に、月初に集中していた経費精算の作業時間をおよそ半分に削減できたと思います。

それから、紙の申請書が不要になったことで、承認フローの電子化が実現し、承認サイクルのスピードアップにもつながりました。また、経理担当者がシステムに手入力していた会計データも、仕訳データをCSVで一括連携できるようになったことで、連携作業の工数もぐっと減っています。

さらに、AIICカード連携のオプションも活用しているのですが、それによって、今まで申請者が乗換案内などで調べて手入力していた交通費情報を、自動で取り込んでシステムに反映させることができるようになりました。その結果、現場の入力負荷が軽減されましたし、実際の利用データがそのまま反映されることで、内部統制の強化にもつながっていると感じています。

導入の決め手は設定の柔軟性に加え、グループ内での導入実績と協業体制による手厚いサポート

数あるシステムの中から「楽楽精算」を選定した理由を教えてください。

「楽楽精算」を導入しようと決めた背景には、まずシステムそのものの機能性がしっかりしていたことに加えて、JR西日本グループ内での導入実績があったこと、そして何よりも導入や設定時の支援体制に安心感があったという点が大きいです。
もともと、JR西日本ITソリューションズ様がグループ全体に向けて「楽楽精算」の展開をされていて、私たちもその流れの中で具体的な設定支援やサポートを受けられることに強い信頼感を持ちました。

システムを選ぶ際には、今の運用フローをどこまでそのままシステム上に落とし込めるかという点も非常に重視していたのですが、「楽楽精算」は画面設定の自由度が高くて、かなり柔軟な運用設計ができそうだという印象を持ちました。
また、実際に現場で使うユーザーにとっても、申請画面の見やすさや操作のしやすさといったUIやUXの面で評価が高くて、導入後もスムーズに運用できそうだなと感じられたことも後押しになりました。

導入時のサポート体制についても、とても安心して進めることができました。特に、私たちの会社では独自の会計システムを使っていたので、その連携部分にはどうしても一定の時間と労力がかかるのですが、そこは専任担当の方がしっかりサポートしてくださって、基盤となる設定を着実に整えることができました。
JR西日本ITソリューションズ様とも連携しながら、エラーチェックなどの細かい部分まで非常に丁寧にフォローいただいたので、連携面も問題なく進められました。

こういった支援体制がしっかり整っていたおかげで、「導入して終わり」ではなく「安心して運用をスタートできる」状態が実現できました。