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交通費精算のやり方・流れ|交通費の基礎知識や業務効率を上げる方法

更新日:2023/10/17
  • 交通費精算

客先訪問や出張をはじめとした、従業員の移動をともなう業務では、交通費が発生します。こうした業務上で発生する交通費は、経費として精算しなければなりません。交通費精算の業務には、申請者から承認者まで複数の従業員が関わることから、会社全体で効率化を図ることが大切です。多くの時間と手間がかかる手続きであるため、現状の課題を振り返りながら、改善へ向けて取り組みましょう。

本記事では、交通費精算の基礎知識から、手続きの流れ、業務効率化を実現する方法までお伝えします。経理部門の担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

交通費精算とは

交通費精算とは、従業員の通勤や業務中の移動にともなって支払う公共交通機関の運賃などを、経理担当者へ申請し、承認後に精算する一連の業務のことです。

交通費精算の申請者側には、申請書に移動区間や移動日時を都度記入したり、入力したりする作業が発生します。その一方で、経費申請を受ける承認者側は、正確な区間や料金が記載されているか、毎回チェックしなければなりません。特に、営業部門のように外回りの営業活動で頻繁に従業員が移動する場合、交通費精算が双方の業務負担となっているケースも少なくないでしょう。現状の手続きを見直し、効率的な運用によって業務負担を軽減することが大切です。

勘定科目上の“交通費”の意味

一般的に「交通費」といえば移動にかかった費用の総称のことを指しますが、企業の業務においては場面ごとにさまざまな種類の交通費が存在します。これらは経理業務ではどのような扱いになるのでしょうか。ここでは、交通費の扱いについて解説します。

交通費とは

経理業務における「交通費」とは、従業員の自宅から会社まで、あるいは会社から近郊の取引先までの、主に近距離の移動にかかった費用を指します。この意味で使われる交通費は、新幹線や飛行機を使った長距離の移動は含まれず、在来線や自動車などで移動できる範囲の距離を指すケースが多いようです。こうした近場の交通費は「近隣交通費」と呼ばれることもあります。この場合、交通費に該当するのは、以下のような費用です。

  • 電車賃
  • バス代
  • タクシー代
  • ガソリン代
  • 駐車場代

車移動をする場合は、ガソリン代や駐車場代なども交通費に該当する可能性があります。本記事においては、前述の近隣交通費にあたる費用のことを「交通費」と呼び、以降の解説を行います。

ただし、企業によっては後述する勘定科目上の「旅費交通費」を総称して交通費と呼んでいるケースもあるでしょう。また、従業員の自宅から会社までの通勤費を除いて、業務中に発生した移動にかかる費用のみを交通費と呼ぶ企業もあります。このように、交通費という言葉は企業ごとにさまざまな意味合いで使われるため、具体的にどの費用を指すかを明確にしておくと安心です。

交通費と旅費交通費の違い

経理業務における「旅費交通費」とは、業務のために従業員の本来の勤務地とは異なる遠方の場所へ移動したり、宿泊したりする際にかかる費用を指します。前述の交通費が通称であるのに対して、旅費交通費は勘定科目名です。旅費交通費に該当するのは、以下のような費用です。なお、出張中の宿泊費や食費に関しては社内で旅費規定が設けられているのが一般的で、金額が定められています。

  • 出張先までの新幹線代や飛行機代
  • 出張中の宿泊費や食費
  • 出張手当
  • 転勤時などの引っ越し代

交通費と通勤費の違い

先ほどお伝えしたように、企業によっては近隣交通費と通勤費が区別されています。経理業務における「通勤費」とは、従業員の自宅から会社までの通勤にかかる費用のことです。多くの企業では、従業員の通勤にかかる費用の全額または一部が「通勤手当」として支給されます。通勤手当は企業の福利厚生に該当するため、労働基準法においては会社側に支払いの義務はありません。しかし、通勤手当は従業員のモチベーション向上につながる点や、一定金額まで非課税となるため節税効果がある点などがメリットです。こうした背景から、通勤手当を導入している企業が多くあります。

交通費精算のやり方・流れ【紙やExcelで行う場合】

ここからは、紙やExcelテンプレートを使って交通費精算の手続きを行う場合の流れをご紹介します。古くから多くの企業で採用されてきたシンプルな方法ですが、営業担当者や経理担当者の手間が多くなりやすいのが難点です。交通費精算は件数が多い手続きであるため、働き方改革などで効率化を進める際は、現状の手続き方法の見直しも検討すると良いでしょう。

流れ

紙やExcelテンプレートを用いた交通費精算は、企業の規模によって多少の違いがありますが、主に以下の手順で行われます。

紙・Excelでの交通費精算の手順

この方法では、初めに申請書類を印刷して、紙ベースで承認の手続きを進めていくのが特徴です。申請者が印刷した文書を上司や経理担当者に回し、手作業でダブルチェックが行われます。不正請求がないように、記載されたルートの経路検索を行ったり、自社の規定における限度額を参照したりする作業が発生します。内容に問題が見つかった場合は差し戻しとなり、申請者が書類を提出する段階からやり直しが必要です。

問題点

申請に手間がかかる(申請側の悩み)

交通費精算は、主に客先の訪問で業務中に移動することが多い営業担当者に関係する手続きです。多くの客先を訪問する担当者は、その分膨大な量の申請をこなす必要があります。たとえば1カ月単位でまとめて申請を行う場合、その月に訪れた多数の訪問先の情報を記録しておかなければなりません。

申請時は全ての移動の日時、訪問目的、客先への行き方を把握して、項目ごとに書類へ書き出す必要があります。人によっては、改めて日付ごとの経路検索を行って、利用した路線や金額を確認することもあるでしょう。また、会社側から証明書の提出を求められる場合は、駅の券売機で交通系ICカードの利用履歴を印字する手間もかかります。

営業部門の主業務は、顧客との商談や契約、接待などの営業活動です。しかし、月末や月初めに交通費精算の手続きが重なると、これらの重要な仕事の準備に割けるリソースが減り、業務に支障をきたすおそれがあります。営業担当者は、プレゼン資料や見積書などの作成をはじめとした営業活動へ向けて取り組むべき作業が多くあるため、交通費精算の負担をできるだけ軽減することが企業としても重要です。

確認に手間がかかる(承認側の悩み)

交通費精算の手続きは件数が膨大になる場合が多いため、承認側の業務負担が増加しやすいのが難点です。営業部門の上長や経理部門の担当者は、従業員から申請があった全ての書類を確認し、1件1件に誤りがないことを確認しなければなりません。

確認作業では「領収書は添付されているか」「定期区間の控除が行われているか」「申請内容は社内規定を遵守しているか」など、チェックすべきポイントが多岐にわたります。交通費精算は会社のお金に関わる業務であるため、ミスは許されません。書類に不備があれば、初めから手続きがやり直しになります。しかし、申請側が手作業で作成した書類はヒューマンエラーが発生しやすく、承認側が修正対応に追われることも珍しくないでしょう。

特に、少人数の担当者のみで経理業務を回している組織では、こうした交通費精算の処理が負担になりやすいといえます。そのほかにも多くの業務を抱えながら、月末や月初めに交通費精算の手続きが集中すると、特定の時期に多くの残業が発生するおそれがあります。

交通費精算のやり方・流れ【経費精算システムを導入した場合】

ここまで解説したように、紙やExcelテンプレートを使った交通費精算では、申請者・承認者の双方が大きな業務負担を抱えることになります。手続きを効率化するためにも、経費精算システムの導入を検討すると良いでしょう。続いて、経費精算システムを使って交通費精算の手続きを行う場合の流れをご紹介します。

流れ

経費精算システムを用いた交通費精算は、主に以下の手順で行われます。申請から承認までの流れが、いずれもシステム上で完了するのが特徴です。

経費精算システムでの交通費精算の手順

紙やExcelで交通費精算を行う場合との大きな違いは、紙の書類を取り扱う手間がかからないことです。システム上で手続きが進行するので、スマートフォン やPCを使っていつでもどこでも申請や承認を行えます。営業担当者が外出先から作業することも可能です。また、紙の書類のように紛失したり、内容に不備があった場合に修正して再度印刷したりする手間もかかりません。申請手続きの利便性が高まり、承認側も申請側も交通費精算の効率化に役立ちます。

魅力

申請書の印刷や領収書などの貼り付けが不要

経費精算システムは、システム上で申請書を作成し、領収書やレシートをアップロードする仕組みで運用します。手続きのペーパーレス化を推進できるのが大きな魅力です。印刷したり、のりで貼り付けたりする作業は必要ありません。

押印が不要

経費精算システムで手続きすると、申請や承認の履歴がシステム上に残るため、押印が不要となります。各担当者へ紙の書類を回す手間がなくなるほか、出張など上長の不在時に押印待ちで手続きが滞る心配がないのも魅力の一つです。

申請書のファイリングが不要

経費精算システムを導入すると、電子書類をシステム上で保管する仕組みのため、紙の書類を保管する必要がなくなります。ファイリング作業がなくなり、書類の保管スペースも削減できるでしょう。過去の書類を参照する際は、検索機能で速やかに確認できます。

交通費精算の効率化を図るなら経費精算システム「楽楽精算」の導入がおすすめ

交通費・経費精算システムの「楽楽精算」を導入すると、申請者・承認者・経理担当者の工数が減り、全社的に交通費精算が楽になるのがメリットです。ここでは、担当者それぞれの視点から導入メリットを解説します。

交通費精算のフロー

「申請者・承認者」側のメリット

WEB上で交通費精算が完結する

「楽楽精算」を導入し、WEB上で交通費精算ができるようになると、営業活動中の移動時間や待機時間にスマートフォンから申請や承認の作業を進められます。

紙ベースでの交通費精算では、専用の用紙を使用するため、社外では申請作業ができません。また、用紙を社内で回覧するので、承認作業も会社内でしか行えませんでした。「楽楽精算」の導入後は、スキマ時間に申請や承認などのサブ業務をこなして、オフィスではコア業務に集中できるようになります。

交通系ICカードの取込や乗換案内機能で転記作業時間が削減できる

交通系ICカードから直接履歴を読み込んだり、システムに内蔵された乗換案内を利用したりできるのは、「楽楽精算」の大きなメリットです。読み込んだ乗車履歴をそのまま交通費精算で利用できます。また、システム上の乗換案内で調べたデータをそのまま交通費精算に反映できるので、乗降駅を調べて運賃を転記する作業をまるごと削減可能です。

主な便利機能
  • 交通系ICカード取込機能
  • 乗換案内機能
  • マイパターン登録機能
  • 領収書読み取り機能

なお、交通系ICカードの読込機能では、交通費の利用分のみを自動的に判別するため、従業員が私用のICカードを仕事で使った場合でも、プライバシー保護ができます。

入力や確認のミスを減らせる

「楽楽精算」に搭載された交通系ICカードの取込機能や乗換案内の機能を活用すると、交通費精算が効率化されるだけでなく、入力ミスの削減にもつながります。正しいデータを精算書に反映できるため、ヒューマンエラーの防止を期待できます。また、第三者から提供された正確な運賃のデータを反映できるので、転記の際に起こる金額のミスを避けやすくなるでしょう。

申請方法が一目でわかるようなアイコンが画面に表示されるため、承認者が適正ルートか否かをチェックする必要がなくなり、工数の削減につながります。

>> 交通費精算システム「楽楽精算」の交通費精算機能を見る

「経理担当者」側のメリット

余裕を持って月次決算ができる

「楽楽精算」を導入すると、WEB上で申請~承認・経理処理ができるようになるため、担当者が出社していない場面でも経費精算の手続きを進められるようになります。紙ベースの場合と比較して、申請作業が停滞しにくくなるのがメリットです。

紙ベースの申請では、申請者や上長の出張や外出が締日に重なった場合、申請者の都合に合わせて申請書を受理したり、上長の承認作業を催促したりする必要がありました。月末月初の精算業務の負荷が軽減され、余裕のあるスケジュールで経理業務を進めやすくなります。

交通費の不正申請を低減できる

「楽楽精算」には、従業員の定期区間を交通費から控除し、自動計算する機能が搭載されています。そのため、承認者が一人ひとりの定期区間をチェックして、申請者に差し戻し修正する作業のコストを削減できます。

また、「楽楽精算」に搭載された規定違反チェック機能を使えば、事前に社内規定に基づいたルール設定を行い、申請者の違反に対して自動的にアラートを出すことが可能です。入力段階でアラートを出し、システム上で修正すべき点を指摘できるため、承認作業の効率化・差し戻しを減らすことにつながります。

主な便利機能
  • 定期区間自動控除機能
  • 規定違反チェック機能
>> 交通費精算システム「楽楽精算」の規定違反チェックについて詳細を見る!

交通費精算の証憑(しょうひょう)類のペーパーレス化につながる

「楽楽精算」には、スマートフォンのカメラで領収書を撮るだけで簡単に電子化できる機能が搭載されています。読み取った金額や企業名は、ボタン一つで申請画面に反映でき、入力の手間を省けます。

さらに、「楽楽精算」は電子帳簿保存法に対応しているため、原本の保存は不要です。たとえば、これまでタクシー代の精算で使用していたレシートなどを電子化して、書類は破棄できるようになります。交通費精算のペーパーレス化を実現できます。

>> 交通費精算システム「楽楽精算」の電子帳簿保存法対応機能ついて詳細を見る!

会計ソフトとの連携や振込データのエクスポートも可能で経理部門の業務効率改善につながる

「楽楽精算」には、仕訳データをCSVファイルとしてエクスポートし、会計ソフトと連携できる機能や、全国銀行協会のフォーマットで振込データ(FBデータ)をエクスポートする機能も搭載されています。連携サービスが多く、交通費精算に限らず、経理部門の業務効率を広く改善できる点でも魅力です。

>> 交通費精算システム「楽楽精算」の会計ソフト連携機能を見る

>> 交通費精算システム「楽楽精算」の経費精算機能を見る

実際に「楽楽精算」をご導入いただいたことで交通費精算の業務効率が改善されたお客様の声の一部をご紹介します。

交通費精算についてのQ&A

最後に、交通費精算に関するよくある質問と、その回答をご紹介します。

Q1. 交通費は経費にあたる?

交通費は、経費として計上が認められています。領収書がなくても計上が可能ですが、交通費と判別できるよう「移動区間」「移動日時」「移動目的」「移動手段」などを明確に記載する必要があります。

Q2. 交通費は給料に含まれる?

従業員の自宅から会社までの通勤にかかる通勤費は、「通勤手当」として給与所得の範囲に含まれる場合があります。

Q3. 交通費は主に何が該当する?

一般的に、交通費に該当するのは電車代、バス代、タクシー代などです。主に業務中の近距離の移動にかかった費用が、交通費とみなされます。

Q4.「楽楽精算」の導入にかかる費用は?

「楽楽精算」の基本の料金プランは、初期費用10万円+月額費用3万円~ご利用いただけます。月額費用は、ユーザー数に応じて変動いたします。詳しくは、お気軽にお問い合わせください。

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「楽楽精算」コラム編集部です。経理担当者様の日々の業務にプラスとなるお役立ち情報「楽楽精算」最新情報をお届けしていきます!

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