交通費精算とは？ソフトを使った最新の交通費精算方法で面倒な作業を効率化

交通費の精算は従業員の作業の中は雑務として分類されるものの、必ず発生する業務で、時間と手間が大きくかかります。また、ほとんどすべての従業員が行わなければならないので、この交通費精算の効率化を図れれば、会社全体での効率化を図ることができます。この記事では、交通費精算業務とその問題点について改めて振り返りながら、どのように効率化が履かれるのかということをご紹介します。

交通費精算とは

交通費精算は業務の中では雑務に分類されますが、非常に手間と時間がかかります。この非効率的な交通費精算の問題点を振り返りながら、効率化して行う方法をご紹介します。

交通費とは

まず、交通費とはどのような経費を指すのでしょうか。交通費とは基本的には自宅から会社、会社から近郊の取引先などの近距離の移動にかかった費用のことをいいます。新幹線や飛行機などを利用せず、在来線で移動できる程度の距離を指すことが多いようです。また、タクシーを利用した場合、その乗車賃も含みます。

以下のようなものが一般的な交通費といわれるものです。

• 通勤定期券代
• 電車賃
• バス代
• タクシー代

車通勤の場合は、そのガソリン代や駐車場代が交通費として支給される場合もあります。

どうしてこれが面倒なのか？

なぜ交通費精算が従業員にとって大きな負担になっているのか、その問題点を確認します。

紙やエクセルで経費精算を行う問題点

紙やエクセルで交通費精算を行っていると非常に多くの課題がでてきます。まず、交通費の特徴としてその件数が非常に多いということがあります。これがどのような問題を引き起こしているか、営業視点、経理視点から見ていきましょう。

営業担当の考える経費精算の問題点

まず営業としては一つひとつ自分の移動にかかった交通費を申請する手間が大きくかかるということがあります。営業担当であれば、1ヶ月の間に多くの訪問先を回ります。それぞれについて、いつどこに、どんな目的で訪問したかということを管理しなければならず、申請時にはそれをすべて書き出す必要があります。

すべてを覚えているわけではないので、あらためて乗換案内で検索し直すということもあるかもしれませんし、月末にこの処理を行う方は月初にどの乗換を使ったかということを忘れてしまっているかもしれません。

その証拠を提出する必要があれば、わざわざ駅の券売機まで言って、交通系ICカードの履歴を印字する手間もかかり、非常に多くの手間がかかります。

経理担当の考える問題点

無事に営業担当が交通費精算の申請処理が終われば、次は経理担当の精算処理です。営業からあがってきた膨大な申請書をすべて確認し、それぞれに誤りがないことを経理部門で確認しなければなりません。

金額に誤りはないか、領収書は添付されているか、定期券区間はきちんと控除されているか、社内規定を遵守したものになっているかなど、経理が確認しなければならないことは多岐にわたります。会社のお金に関わるところなので、ミスは一切許されず、1つでもミスが見つかれば営業担当の申請からやり直しになります。しかし、手作業による申請書の作成なので、ミスが発生しやすく経理はその修正対応にも追われます。

少ない経理の人数で、多くの営業から上がってくる膨大な量の交通費精算申請を処理しなければならないので、月末月初の経理は激務になると言われることも少なくありません。

このように紙やエクセルを使った交通費精算を行っていると営業担当、経理担当それぞれが非常に大きな負担を抱えていることがわかります。では、これを効率化するにはどのようにすればいいのでしょうか。

交通費精算システムを導入して交通費精算を効率化

この紙やエクセルを使った交通費精算を圧倒的短時間で効率化するためには交通費精算システムを利用することがおすすめです。交通費精算システムを利用するとどのようなメリットがあるのかご紹介します。

ウェブ上で交通費精算ができるので、いつでもどこでも申請と承認作業ができる

これまでの交通費精算は専用の用紙が会社にある場合、会社でしか申請ができませんでした。また、その紙を社内で回覧するので、承認に関しても会社でしか行うことができませんでした。

しかし、ソフトを導入し、ウェブ上で交通費精算ができるようになると、営業中の移動時間や、通勤退勤時間の電車の中でも精算業務を行うことができます。つまり、会社内にいるときはコア業務に集中して、スキマ時間を利用してサブ業務をできるようになるということです。

交通系ICカード、乗換案内利用

交通系ICカードや内蔵された乗換案内を利用できることは交通費精算システムの非常に大きなメリットの1つです。交通系ICカードで精算をする必要がある場合には、従来だと駅まで行って、乗車履歴を印字する必要がありました。
しかし、交通系ICカード取込機能を使えば、乗車履歴をそのまま交通費精算に利用できるので、わざわざ駅まで行って乗車履歴を印字する必要がなくなります。また、乗換案内で調べた経路もそのまま精算データに反映することができるので、紙に手作業で移す必要もありません。

入力ミス削減で差し戻し激減

上記交通系ICカードや乗換案内を利用するメリットは交通費精算が効率化されるだけではなく、入力ミスの削減にもつながります。交通系ICカードを読み取ってそのままデータを利用すれば、正しいデータがそのまま精算書に記載されるので、入力によるミスが起こりません。

また、乗換案内に関しても同様に、間違いの無い第三者から提供されたデータを利用しているので、転記の際に金額をミスしてしまったということもなくなります。

交通費精算の申請と承認のスピードが早まるので経理処理もスムーズに行える

従来の紙による申請書が必要な場合、出張や外出が締日に重なってしまうと、経理担当者は、その従業員の都合に合わせて、申請書が届くのを待ったり、承認作業を催促したりする必要がありました。その影響で最終的に申請書の作成と承認が締日に間に合わないということも頻繁に起きていたのではないでしょうか。

交通費精算ソフトをいれると、従来の紙による申請のように、その社員が会社にいなければ精算作業ができないということが起こりません。その結果申請業務が滞るということが従来の紙による精算に比べて少なくなるでしょう。

また、交通費精算システムには交通系ICカード読み取り機能がついていたり、乗換案内が内蔵されたりしているものがあります。従来の紙を利用していたときに比べて、自分で乗降駅を調べて、その運賃を転記するといった作業が不要になるので、申請のスピードがあがります。

さらに、例えば「楽楽精算」では、交通系ICカードで読み込んだものにはICカード用のアイコンが、手動で入力したものには手入力のアイコンが表示されます。また、乗換案内を利用した場合には「早、安、楽」のようなアイコンが表示されます。

ICカードのアイコンや、「早、安、楽」のようなアイコンが付いているものは交通系ICカードや、交通費精算ソフトに内蔵されている乗換案内から自動で正確なデータが読み込まれた証拠になるので、承認者もその部分に関して金額などの確認をする必要がなくなります。

このように申請者、承認者ともに作業が楽になり、申請/承認のスピードもあがるので、経理の処理もスムーズに行えるようになります。

定期自動控除機能で不正申請撲滅

交通費精算をするときに従業員がついつい行ってしまうこととして、交通費と定期区間の重複申請があります。

外出の多い社員だと、申請数も多く手間がかかるので、移動した区間そのまま全て申請してしまう事が多いのではないでしょうか。このときに自身の持っている定期区間のことが考慮されていないため、定期で移動した分も交通費精算として、意図せず実費よりも高い金額で申請してしまうことがあります。

そのため、従来の交通費精算では、各従業員の申請の中に定期区間が混ざっていないか、経理担当が確認していました。しかし、交通費精算ソフトを導入すれば、定期区間の料金は自動で控除されるので、経理担当がひとつひとつチェックする必要がなくなります。

いつでもどこでも入力可能

交通費精算システムにはクラウドで利用できるものがあります。クラウド型の交通費精算システムを利用すれば、インターネットが利用できる環境ならいつでもどこでも入力が可能なので、紙やエクセルのときに発生していた「会社に戻らないと申請ができない」「書類が会社だからいったん会社に戻って承認作業を行う」という無駄を削減することができます。

間接コスト削減

上記のように「一度会社に戻って交通費精算処理を行う」であるとか「交通費精算をしていたために他の仕事が終わらなかった」ということがシステムを利用することで少なくなります。

いつでもどこでも交通費精算をできるというメリットを活かして、営業のすきま時間や、通勤退勤の時間に経費精算を行うことで、業務時間の効率化を図ることができます。

これによって残業時間が削減できれば、間接コストの削減につながり、経営的なメリットをだすことができます。また、紙や印刷コストがなくなるという点では、直接的にコスト削減のメリットがでてくるでしょう。

交通費精算の社内規定を事前に設定し差し戻しを激減

「交通費精算の書類は手元にあるけど、申請内容が全く社内規定違反だらけで、差し戻し件数が膨大、差し戻して申請/承認を繰り返すからまた時間もかかる」という声もよく聞かれます。

従来の紙による申請だと社内の規定に違反しているものについて、承認者がひとつひとつ確認して、違反箇所を指摘、それを申請者に差し戻して修正させるという手間が必要でした。

しかし、交通費精算ソフトに備わっている「規定違反チェック」という機能を利用すれば、社内規定を事前に設定して規定に違反しているものに対してアラートを出し、申請をさせないということが可能です。また、規定に反した入力がされている段階でメッセージを表示して、修正すべき箇所をソフト上で指摘することもできます。

社内規定に対して違反している申請が上がってこないので、承認段階での差し戻しは激減しますし、その申請がどの規定に違反していて、どのように修正するかということを説明する時間やストレスも削減できます。

申請者としても一度出したものを何度も差し戻されるのではなく、申請の段階で問題ないものを提出できるため、再申請の手間が大きく削減できると評判です。

交通費精算後に会計ソフト入力や振り込みデータにする手間を大幅に削減できる

社内での処理がようやく終わり、手元に全てのデータが揃っても、経理の仕事はまだ膨大です。そのデータを会計ソフトに再入力したり、申請に従ってその経費を社員に振り込んだりしなければなりません。
交通費精算ソフトを使っていれば、この作業も非常に簡単に終わらせることができます。交通費精算ソフトの多くは従業員が入力した経費精算のデータをエクスポートすることができます。
例えば「楽楽精算」なら、CSVファイルとして申請データをエクスポートできます。そして、そのデータを会計ソフトに取り込むことで、会計ソフトへの計算データの再入力が不要になるのです。「楽楽精算」からのエクスポートデータは会計ソフトにあわせてCSVの出力形式をカスタマイズできるので、CSV取り込みが可能な会計ソフトなら、ほとんどすべてのものに連携が可能です。

さらに入力されたデータを利用して、全国銀行協会のフォーマットで振り込みデータ（FBデータ）を作ることが可能です。このデータを各銀行のインターネットバンキングに利用できるので、振り込み作業も非常に簡単に行うことができるようになります。

まとめ

従業員の間接業務でありながら、かなりの工数がかかる交通費精算について、効率化の方法をご紹介しました。こちらの記事を参考に交通費精算の効率化をぜひ検討してみてください。