交通費精算が一瞬で完了！
ソフトを使った最新の交通費精算方法とは
2019/9/25
交通費精算はこれまで紙やエクセルを利用して行われており、多くの時間と手間がかかっていました。しかし、最近では交通費精算の効率を飛躍的に上げるソフトが登場しています。そんな次世代の働き方を支える、最新のソフトによる精算方法をご紹介します。
交通費精算を一瞬で終わらせるソフトとは
交通費精算を一瞬で終わらせるソフトとは、俗に言う経費精算ソフトのことです。例えば「楽楽精算」がそれにあたります。このソフトを利用することで、今までの手作業に比べて、圧倒的に効率よく交通費精算を行うことができます。
交通費精算を効率化しなければならない理由
交通費計算ソフトを利用すると、手作業に比べて圧倒的に業務が効率化されることを確認しました。では、どうしてわざわざソフトを導入してまで、交通費精算を効率化しなければならないのでしょうか。それはこの業務が本来集中するべきコア業務ではないからです。
従業員はそれぞれ本来集中するべきコア業務を持っています。例えば営業社員であれば、売上を生み出すためのお客様との商談であったり、サービス導入の対応であったりがそれにあたります。また、技術系の社員であれば、システムの改修作業や、開発業務がそれにあたります。
当然経理も精算業務がコア業務というわけではありません。経理の本来の仕事は「経営管理」です。正しいお金のデータを元に、正しい経営判断ができるようサポートをすること、それが経理の本来の仕事です。働き方改革が叫ばれる昨今、従業員は本来このようなコア業務に集中し、生産性を向上させるべきという考え方が主流となってきました。
そこで、どの従業員にとってもサブ業務である交通費精算の効率化の重要性が増しています。このような本来集中するべき業務とは別のサブ業務の無駄をなくし、いかに効率よくコア業務に集中するかが今後の働き方ではますます重要になるでしょう。そのため、ソフトを導入してでも、効率化を図る必要があるというわけです。
交通費精算ソフトで業務効率化を行ったらどうなるか
では、交通費精算ソフトで効率化を行ったら実際の業務がどうなるのかを確認します。
ウェブ上で交通費精算ができるので、いつでもどこでも申請と承認作業ができる
これまでの交通費精算は専用の用紙が会社にある場合、会社でしか申請ができませんでした。また、その紙を社内で回覧するので、承認に関しても会社でしか行うことができませんでした。
しかし、ソフトを導入し、ウェブ上で交通費精算ができるようになると、営業中の移動時間や、通勤退勤時間の電車の中でも精算業務を行うことができます。つまり、会社内にいるときはコア業務に集中して、スキマ時間を利用してサブ業務をできるようになるということです。
申請と承認のスピードが早まるので経理処理もスムーズに行える
従来の紙による申請書が必要な場合、出張や外出が締日に重なってしまうと、経理担当者は、その従業員の都合に合わせて、申請書が届くのを待ったり、承認作業を催促したりする必要がありました。その影響で最終的に申請書の作成と承認が締日に間に合わないということも頻繁に起きていたのではないでしょうか。
交通費精算ソフトをいれると、従来の紙による申請のように、その社員が会社にいなければ精算作業ができないということが起こりません。その結果申請業務が滞るということが従来の紙による精算に比べて少なくなるでしょう。
また、交通費精算システムには交通系ICカード読み取り機能がついていたり、乗換案内が内蔵されたりしているものがあります。従来の紙を利用していたときに比べて、自分で乗降駅を調べて、その運賃を転記するといった作業が不要になるので、申請のスピードがあがります。
さらに、例えば「楽楽精算」では、交通系ICカードで読み込んだものにはICカード用のアイコンが、手動で入力したものには手入力のアイコンが表示されます。また、乗換案内を利用した場合には「早、安、楽」のようなアイコンが表示されます。
ICカードのアイコンや、「早、安、楽」のようなアイコンが付いているものは交通系ICカードや、交通費精算ソフトに内蔵されている乗換案内から自動で正確なデータが読み込まれた証拠になるので、承認者もその部分に関して金額などの確認をする必要がなくなります。
このように申請者、承認者ともに作業が楽になり、申請/承認のスピードもあがるので、経理の処理もスムーズに行えるようになります。
社内規定の設定をソフトに事前に行うことで、差し戻し作業を激減できる
「交通費精算の書類は手元にあるけど、申請内容が全く社内規定違反だらけで、差し戻し件数が膨大、差し戻して申請/承認を繰り返すからまた時間もかかる」という声もよく聞かれます。
従来の紙による申請だと社内の規定に違反しているものについて、承認者がひとつひとつ確認して、違反箇所を指摘、それを申請者に差し戻して修正させるという手間が必要でした。
しかし、交通費精算ソフトに備わっている「規定違反チェック」という機能を利用すれば、社内規定を事前に設定して規定に違反しているものに対してアラートを出し、申請をさせないということが可能です。また、規定に反した入力がされている段階でメッセージを表示して、修正すべき箇所をソフト上で指摘することもできます。
社内規定に対して違反している申請が上がってこないので、承認段階での差し戻しは激減しますし、その申請がどの規定に違反していて、どのように修正するかということを説明する時間やストレスも削減できます。
申請者としても一度出したものを何度も差し戻されるのではなく、申請の段階で問題ないものを提出できるため、再申請の手間が大きく削減できると評判です。
>> 交通費精算ソフト「楽楽精算」の規定違反チェックについて詳細を見る！事前に従業員ごとの定期区間を登録しておくことで当該区間の運賃が自動で控除される
交通費精算をするときに従業員がついつい行ってしまうこととして、交通費と定期区間の重複申請があります。
外出の多い社員だと、申請数も多く手間がかかるので、移動した区間そのまま全て申請してしまう事が多いのではないでしょうか。このときに自身の持っている定期区間のことが考慮されていないため、定期で移動した分も交通費精算として、意図せず実費よりも高い金額で申請してしまうことがあります。
そのため、従来の交通費精算では、各従業員の申請の中に定期区間が混ざっていないか、経理担当が確認していました。しかし、交通費精算ソフトを導入すれば、定期区間の料金は自動で控除されるので、経理担当がひとつひとつチェックする必要がなくなります。
申請データを会計ソフトや振り込みデータにする手間を大幅に削減できる
社内での処理がようやく終わり、手元に全てのデータが揃っても、経理の仕事はまだ膨大です。そのデータを会計ソフトに再入力したり、申請に従ってその経費を社員に振り込んだりしなければなりません。
交通費精算ソフトを使っていれば、この作業も非常に簡単に終わらせることができます。交通費精算ソフトの多くは従業員が入力した経費精算のデータをエクスポートすることができます。
例えば「楽楽精算」なら、CSVファイルとして申請データをエクスポートできます。そして、そのデータを会計ソフトに取り込むことで、会計ソフトへの計算データの再入力が不要になるのです。「楽楽精算」からのエクスポートデータは会計ソフトにあわせてCSVの出力形式をカスタマイズできるので、CSV取り込みが可能な会計ソフトなら、ほとんどすべてのものに連携が可能です。
さらに入力されたデータを利用して、全国銀行協会のフォーマットで振り込みデータ（FBデータ）を作ることが可能です。このデータを各銀行のインターネットバンキングに利用できるので、振り込み作業も非常に簡単に行うことができるようになります。
まとめ
交通費精算を圧倒的に効率化するために、ソフトを利用することがおすすめです。交通費精算ソフトには「楽楽精算」のようにウェブ上で申請から承認までが完了するものもあり、さらにそのソフトに規定違反チェック機能がついていれば手戻りも少なく無駄が削減できます。
ぜひソフトを導入して交通費精算というサブ業務の効率化を図りましょう。そして、従業員にはコア業務に集中してもらい、生産性の向上による働き方改革の実現を目指しましょう。
