交通費精算にICカードを活用するには？メリットや経費申請の方法を解説

交通費精算にICカードが最適な理由

交通費精算の際にICカードを活用する場合、ICカードに記録された乗車履歴のデータを利用して申請を行います。

ICカードの活用により、申請者・承認者・経理担当者のそれぞれの立場でどのような改善点があるのか整理しました。

このように、ICカードを使った交通費精算は、関わるすべての担当者の負担を減らし、業務全体の精度を高めます。

ICカードで交通費精算する方法

ICカードを活用した交通費精算は、以下の4つの方法で実施できます。

• 券売機で発行できる利用履歴を活用する
• ICカードリーダーを活用する
• モバイルアプリや会員用Webサイトを活用する
• ICカード連携が可能な経費精算システムを導入する

それぞれの方法について、以下で詳しく解説します。

券売機で発行できる利用履歴を活用する

駅に設置されている券売機でICカードの履歴印字を行う方法です。経費精算の際は、券売機で印刷した利用履歴を提出します。

ただし、利用履歴は印字できる件数、印字できる期間に限りがあります。そのため、一定の件数や期間を超えた分のICカードの履歴は、確認できない可能性があるのが注意点です。やや手間がかかるものの、こまめに券売機で印字するといった方法で対策するとよいでしょう。

ICカードリーダーを活用する

自社内にICカードリーダーを導入すれば、駅まで赴いて券売機を利用せずに履歴の印字・確認ができます。

ただし、カードリーダーの導入には初期費用がかかります。会社に出社しなければ印字や確認ができないというデメリットにも留意しておきましょう。

モバイルアプリや会員用Webサイトを活用する

モバイルアプリや会員用のWebサイトで、利用履歴の確認やダウンロードができる交通系ICカードがあります。駅の券売機で履歴を印刷する手間が省けるほか、手入力によるミスをへらせる点もメリットです。

ICカード連携が可能な経費精算システムを導入する

交通費精算の効率化を図りたい方には、ICカードと連携可能な経費精算システムを導入する方法がおすすめです。連携方法は経費精算システムにより異なりますが、ICカードを社内に設置するカードリーダー端末にかざすことで履歴を読み取るタイプや、スマホを通してオンライン上で履歴を確認できるものなどがあります。

読み取ったデータはそのままシステムに取り込めるので、手入力による手間やミスを削減できます。また、交通費の金額が自動計算されるシステムであれば、目視による料金の確認作業の負担も減らせるでしょう。
システムの導入により、交通費精算の業務負担を大幅に軽減できるのが魅力です。

ICカード対応の経費精算システムを導入する3つのメリット

上述したICカードを活用した交通費精算の方法のなかでも、業務効率化に効果的なのは経費精算システムを導入する方法です。

ここでは経費精算システムを導入する3つのメリットをご紹介します。

• 申請・承認・経理業務を効率化し、負担を軽減できる
• 時間と場所を選ばず申請・承認ができる
• 入力ミス・不正利用を防げる

申請・承認・経理業務を効率化し、負担を軽減できる

ICカード対応の経費精算システムは、交通費精算に関わるすべての担当者の業務を改善します。具体的には、以下のような業務が効率化され、各担当者の負担を軽減できます。

交通費精算の負担が軽くなれば、業務の効率が上がり、本来の仕事に集中しやすくなるでしょう。

時間や場所を選ばず申請・承認ができる

クラウド型の経費精算システムを導入すれば、場所や時間にとらわれず交通費精算業務に対応できます。紙ベースでの精算と異なり、インターネット環境があればどこからでも利用可能です。

なかでも、スマートフォンの専用アプリがあるシステムが便利です。申請者は、移動中や空き時間に領収書を撮影・アップロードしたり、ICカードの履歴を読み込んだりできます。また、承認者もオフィス以外の場所からでも承認作業を行えるようになるため、よりスムーズに交通費精算業務を進行できるでしょう。

入力ミス・不正利用を防げる

交通費精算システムとICカードが自動連携する仕組みなら、実際に使用された金額のみが正確に申請されるため、入力ミスや不正申告の防止につながります。

また、経費精算システムの種類によっては、定期券を登録することで定期区間の控除金額を自動計算する機能を搭載しており、交通費の過払いを防げる点もメリットです。

関連記事：Suica®やPASMO®で経費精算が楽に！ICカードによる交通費精算のポイント

ICカードで交通費精算するときの注意点

ICカードを使った交通費精算でトラブルが起きないよう、以下の注意点をおさえておきましょう。

• 履歴の保存件数と有効期限を確認する
• モバイルICカード対応端末か確認する

履歴の保存件数と有効期限を確認する

交通系ICカードは、すべての履歴を永続的に記録するわけではありません。

たとえば、Suica®の場合、券売機で表示できるのは直近20件まで、印字できるのは最大100件まで、有効期限は利用から26週間以内です。上限を超えると古い履歴は自動的に上書きされて消えてしまいます。出張が多い社員の場合、月末にまとめて精算しようとすると、履歴が消えてデータ不足になる可能性があります。

経理担当者は、履歴の保存件数や有効期限を社員に周知し、データが消える前に精算を促す仕組みを整えることが大切です。

モバイルICカード対応端末か確認する

ICカードによる交通費精算では、従来型の物理的なカード（Suica®／PASMO®など）だけでなく、スマートフォンで使用できるモバイルICカードも利用可能です。

モバイルICカードは物理的なカードを持ち歩く必要がなく、外出先で履歴確認やチャージができるという魅力があります。

経費精算システムによっては、モバイルSuicaやモバイルPASMOと直接連携できる機能を提供しているものもありますが、これらは特定のOSや端末、または有料オプションの場合があります。そのため、導入時は自社の利用環境や費用を含めて確認することが大切です。

導入を検討する経費精算システムが、自社のモバイルICカード利用状況に合った連携機能を持っているかを、無料トライアルやデモで確認しておけば、納得した上で導入を判断できるでしょう。

ICカード連携が可能な経費精算システムの導入がおすすめ

ICカード連携が可能な経費精算システムは、これまでメリットを解説したように、交通費精算の業務効率を向上させます。

ICカードと連携できる経費精算システムを導入する主なメリットを、以下にまとめました。

システムの導入を検討中であれば、ICカード連携機能を搭載したシステムのなかでも、クラウド型経費精算システムの「楽楽精算」がおすすめです。「楽楽精算」なら、ICカード連携機能による交通費精算の自動化のほかに、以下の便利な機能があります。

＜楽楽精算の便利な機能＞

• 専用のカードリーダーがなくてもスマートフォンアプリから交通系ICカードの読み取りができる
• 乗換案内ソフト内蔵：システム内で利用経路を検索＆選択するだけで、経路や運賃といった情報が自動的に交通費申請画面に反映される

「楽楽精算」には、ICカード連携以外にも便利な機能が豊富に搭載されています。機能について詳しくは以下のページで紹介しているので、ご興味のある方はぜひご参照ください。

交通費精算業務がラクになる楽楽精算の機能のご紹介

ICカードと経費精算システムで交通費精算を効率化しよう

ICカードと経費精算システムの連携は、交通費精算業務を大きく効率化できます。ICカードの利用履歴をシステムに自動で取り込めるため、領収書の貼り付けや手入力が不要となり、精算時間を大幅に短縮できるのが特長です。

さらに、ICカードリーダーやスマートフォンアプリを使えば、交通費データを瞬時に読み取って、経路や金額を自動で精算書類に反映できます。クラウド型システムであれば、場所を問わず申請・承認が可能となり、上長や経理担当者もリアルタイムで状況を把握できます。

また、定期区間の自動控除や不正利用検知機能により、入力ミスや不正申請のリスクが軽減され、正確性の高い処理が可能です。経費データの一元管理も実現でき、管理負担の削減にもつながります。

このようなICカード連携による効率化を実現するなら、クラウド型経費精算システム「楽楽精算」がおすすめです。交通費精算を効率化できるさまざまな機能があるので、ぜひ検討してみてください。