交通費を立て替えたときの仕訳方法は？
負担先や領収書の有無がカギ

交通費を立て替えたときの仕訳方法【ケース別】

ここでは、自社が交通費を立て替えた場合の具体的な仕訳方法をご紹介します。

ビジネスシーンで交通費の立替金が発生することが多いのは、主に「従業員の旅費や移動費を“会社が”立替払いした場面」「取引相手の交通費を“会社で”立替払いした場面」です。

この2つのケースにおける具体例をそれぞれ解説するので、実際に仕訳する際は書き方の参考にしてみてください。

ケース1 役員旅行の旅費交通費100,000円を会社で立て替えた

本来従業員が支払うはずの費用を、会社のクレジットカードを使用して立て替えたケースです。立替時の仕訳では、借方に「立替金」と記載し、貸方には「未払金」と記載しましょう。返金時には、貸方に「立替金」と記載します。

＜立替時の仕訳＞

＜返金時の仕訳＞

ケース2 取引先が払うべき交通費を立て替えた

本来取引先が支払うはずの費用を、自社が立て替えたケースです。なかでも「実費精算を行う場合」と「実費精算を行わない場合」の2つのパターンをご紹介します。

領収書を取引先に渡した場合（実費精算を行う場合）

一般的に取引先の交通費を立替払いした場合は、まず自社が領収書を受け取り、立替金を回収したタイミングで相手先へ渡します。このように実費精算を行う場合、立替金は経費として扱われるため、以下のように仕訳を行います。

＜立替時の仕訳＞

＜返金時の仕訳＞

領収書を取引先に渡さなかった場合（実費精算を行わない場合）

取引先の交通費を立替払いしたものの領収書がない場合、取引先からの入金時に売上金として扱われるのが注意点です。また同様に、領収書の宛名に取引先でなく自社の会社名を記載した場合も、売上金の扱いとなります。こうしたパターンでは、以下のように仕訳を行いましょう。

＜立替時の仕訳＞

＜返金時の仕訳＞

取引先の経費を自社で負担したケースの経費精算について、詳しくは以下の関連記事で解説しています。立替の方法で迷ったらぜひ参考にしてみてください。

>> 本来取引先が支払うべきものを当社で負担した場合の経費精算はどうなる？

交通費の立替払いをしたときに税金に関する注意点

インボイス制度が始まったことにより、仕入税控除に関する点で、立替金の扱いが難しくなっています。経理担当者としてはきちんと理解しておきたいものです。ここでは、自社の社員の交通費を立て替えた場合と取引先が払うべき交通費を立て替えた場合の2つに分けて解説します。

自社の社員の場合

まずは、自社社員が使った交通費の立替金は消費税の課税対象となります。社員からは、給料から天引きするなどして、消費税も含めきちんと精算しましょう。

取引先の場合

その一方で、取引先が使った交通費に関する立替金は、手続きによって仕入税控除を受けられることから、基本的に消費税の課税対象外となります。取引先の交通費を立替払いした場合は、後日取引先に請求を行うとともに消費税の有無を判断するために、領収書を提出して金額の内訳や用途を明らかにしなければなりません。立替金の回収や申請・承認で領収書や立替金精算書が必須となることを押さえておきましょう。その際、領収書には以下の項目を記載する必要があります。

このように、交通費の立替のようにイレギュラーな経理処理では複数の注意点があります。なお、交通費精算の詳しい流れは、以下の関連記事で解説しています。交通費精算のやり方を基本から改めて確認したい担当者の方は、併せてこちらの記事もチェックしてみてください。

>> 交通費精算のやり方や申請時の注意点｜経理業務でよくある課題とは？

交通費の複雑な仕訳はシステムにお任せ！

ここまでご紹介した通り、交通費の立替が発生すると手順が複雑になりやすいのが難点です。「誰が支払うのか」「領収書はあるのか」といった状況によって仕訳方法が変わるため、ルールに従って適切な勘定科目を判断する手間がかかります。また、こうした記帳の手間に加えて、精算金額を小口現金で用意するといった支払いの手間も負担増加の要因となりがちです。

手間のかかる業務では人的ミスのリスクが高まります。交通費精算の件数が多いときや、複雑な仕訳で業務効率が低下しているときは、専用のシステムを活用すると良いでしょう。経費精算システムには、日常的な交通費精算から立替金の処理まで、幅広い経理業務を効率化する機能が搭載されています。現状の経理業務で効率面の課題を抱えているなら、システムを利用してスムーズに処理する対策をおすすめします。

経費精算システムで交通費の仕訳を効率化しましょう！

ここまで、交通費を立て替えた際の仕訳方法に関する基礎知識をお伝えしました。立替金は、立て替えた相手が自社の従業員か取引先かによって仕訳方法に違いがあります。また、取引先に立替払いした場合も、領収書の有無によって処理が変わるのが注意点です。

交通費を立て替えるイレギュラーなケースが多いと経理部門の負担が増加しやすいため、クラウド型経費精算システム「楽楽精算」で効率化をご検討ください。

>> 「楽楽精算」とは？詳しくはこちら

「楽楽精算」には、交通費の仕訳をラクにする便利な機能が搭載されています。たとえば「自動仕訳機能」では、申請内容から勘定科目や税区分を振り分け、仕訳の自動化を実現できます。担当者は画面上で貸方・借方の内容を確認するだけで済むため、作業工数を大幅に削減することが可能です。さらに、「会計ソフト連携機能」を利用すれば、仕訳データをCSV形式で取り出し、そのまま会計ソフトへアップロードすることができます。仕訳を会計ソフトへ手入力する必要がなくなるので、人的ミスの削減が期待できるでしょう。

「楽楽精算」には、上記以外にも経理業務をラクにする便利な機能が豊富に搭載されています。もちろん、インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応しています。機能面の特徴について、詳しくは以下のページで解説しているため、ぜひチェックしてみてください。

>> 経理業務をラクにする「楽楽精算」の詳しい機能はこちらをチェック

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