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領収書の電子保存のメリットは?電子化対応に必要なポイントを解説します

領収書の電子保存のメリットは?電子化対応に必要なポイントを解説します

電子帳簿保存法対応

2022/2/3

皆さんの会社では経費精算で発生する領収書の管理はどのように行っていますか。従来のやり方であれば領収書原本を紙のままファイリングして保管しているという方も多いかと思います。

しかし、最近では領収書を写真で撮って電子化して保存するという方法も一般的になってきました。2022年の1月に電子帳簿保存法が改正され、領収書の電子保存がますます便利に利用できるようになりました。領収書を電子保存に切り替えることでどのようなメリットが得られるのか、また、電子保存に移行するためには何が必要になるのでしょうか。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類(領収書・請求書などの紙媒体)を電子データで保存することを認めた法律です。

法人の場合、国税関係帳簿書類の原本は7年間の保存が必要でしたが、電子帳簿保存法に則った形で電子データ化し保管することで、原本を処分することができるようになりました。

この法律が制定されたのは1998年の7月ですが、当時は現在に比べ要件が厳しくそこまで注目を浴びませんでした。しかし、2005年のe-文書法の施行とともに改正が行われ、2015年には電子署名が不要になり、2020年、2022年にも条件の緩和が行われ、現在では領収書などの書類のペーパーレス化を検討する企業にとって、重要な法律へと移り変わっています。

なお、電子帳簿保存法に則った運用をするためには、電子化したデータの「真実性及び可視性の確保」が必須要件となっています。

2022年1月(令和3年度)の電子帳簿保存法の改正

2022年1月(令和3年度)に、電子帳簿保存法は更に緩和されました。

大きくまとめると、以下が変更されました。

  • 税務署への事前申請(承認制度)が不要に
  • タイムスタンプ要件の緩和
  • 適正事務処理要件の廃止
  • 検索要件の緩和

特に大きい変更としては、税務署への事前申請(承認制度)が不要になることでしょう。
これまでは電気帳簿保存法に対応して、領収書や請求書のペーパーレス化に対応しようとしても、税務署の承認を得るまで半年から長くて1年の準備期間がかかってしまうということが普通でした。

事前申請が不要となると、さらに多くの企業が気軽にペーパーレス化を進めていけることが期待されています。

領収書を電子保存するメリット

先述したように、電子帳簿保存法に則ることで領収書を電子化することができるようになります。そもそも、領収書を電子化することにどのようなメリットがあるのかについて解説します。

紙の領収書を扱うための業務時間を削減

電子帳簿保存法に対応しない場合は、法人の場合、紙の領収書は7年間に渡って保存する必要があります。もちろん、紛失するわけにはいかないため、紙原本をファイリングしたり糊付けするなどの対応が必要になるでしょう。

1枚1枚はそこまで手間ではないかもしれませんが、領収書が多い会社などではかなりの業務的な負担になっていることも少なくないでしょう。

もし電子保存することができれば、領収書のデータを写真で撮ったり、スキャニングしたりしてデータ化し保存するので、面倒な手作業を削減できます。

領収書の消失、紛失のリスクの削減

領収書はサイズもまちまち、大きいものもあれば小さいものも存在します。そのようなものを7年間ずっと紛失、消失させずに保存し続ける必要があります。

また、火災等による紛失・消失のリスクも見逃すことはできません。

電子保存であればバックアップをとることが可能ですし、またクラウドタイプの電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを使用することで、クラウド上へかんたんに保存することができます。

領収書の保存スペースの削減

法人の場合、紙の領収書の保管期間は7年間と規定されています。

7年分の領収書を原本保存するためには、物理的な場所・スペースを必要とします。小規模の法人などでは自宅兼事務所として運用されている場合もあるでしょう。そのような場合では特に、物理的に保存するスペースが不要になることはメリットでしょう。

複数拠点がある場合は輸送コストの削減にもつながる

複数の拠点をもつような大企業でも電子帳簿保存法の恩恵を受けることができます。

複数の拠点がある場合、支社などで発生した領収書は本社などに社内便等を利用し、送付している場合が多いのではないでしょうか。

この送付にかかる費用や、紛失等のリスクも削減することが可能です。

また、近年急速に取り組みが進んでいるリモートワークなどにおいても、領収書を郵送で提出したりする手間や紛失のリスクを減らすことができるため、ほとんどの企業が恩恵を受けることができるでしょう。

領収書の電子化に必要なこと

領収書を電子化するメリットについて解説しましたが、それでは領収書を電子化するためにはどのような対応が必要なのでしょうか。

先述したように領収書を電子化するためには、電子帳簿保存法に対応することが必要です。

電子帳簿保存法の要件として定義されているのは大きく2つで、「真実性の確保」及び「可視性の確保」ができていることです。

「真実性の確保」というのはかんたんに言うと、「そのデータが改ざんされておらず、正確であることが明らかか」ということです。データが改ざんできるような状態であれば、その数字が正しいかどうかを証明することができないからです。

また、「可視性の確保」は「誰でも視認し、確認できること」を指します。パソコンなどの機器で明瞭に情報が確認できるか、またその情報を速やかに検索できるかということです。例えば、領収書の写真がぼやけてぐちゃぐちゃな状態で保存されている場合、データと実際の領収書が同一のものか判断ができなくなってしまうことがあるためです。

これらの要件を確保するために、電子帳簿保存法に対応するためには、タイムスタンプという仕組みでデータの改ざんがない証拠を残す必要があったり、電子化した領収書を検索できる機能があるような、「電子帳簿保存法に対応した経費精算システム」を使うことが必要になってきます。

電子帳簿保存法で領収書を電子化するために必要な準備

電子帳簿保存法に対応し、領収書を電子化するために必要なプロセスについてかんたんに解説します。もし、電子帳簿保存法に対応したい、電子帳簿保存法対応のシステムについてもっと詳しく知りたいという場合は、以下のページを参考にしてください。

電子帳簿保存法に対応したシステムの導入

領収書の電子保存を行うためには、電子帳簿保存法の要件に対応する機能を備えたシステムの利用が欠かせないといえるでしょう。

先述したように、電子帳簿保存法では「真実性の確保」、「可視性の確保」という2つの要件があります。

経費精算システムが「真実性の確保」を満たすためには、2か月以内に「タイムスタンプ」という電子化した国税関係書類のデータの存在と編集・改ざんがされていないことを証明するものを、領収書などのアップロード時に付与する機能が必要です。

また、「可視性の確保」のためには、アップロードされている領収書などのデータの中から、「日付、金額などの項目ごとに、すぐに検索できるような機能が必要になっています。

これらの機能が存在しない経費精算システムを使っている場合は、電子帳簿保存法に対応ができませんので、電子帳簿保存法に則った領収書の電子化は不可能です。

また、お使いの経費精算システムなどが電子帳簿保存法に対応しているシステムかどうかを判断する際には国税庁公認組織のJIIMA認証というものを受けているかどうかを確認してください。

経費精算システム「楽楽精算」はこのJIIMAの認証を受けており、電子帳簿保存法の要件に対応しています。

領収書の電子化以外にも、経費精算に関わる業務を効率化する多様な機能が搭載されています。国内で累計社数No.1※の導入実績を持つ経費精算システムなので、安心して領収書の電子化を検討していただけます。

電子帳簿保存法対応のための機能について詳しく知りたい方は以下リンクをご確認ください。

「楽楽精算」の詳しい機能を知りたい方は以下のリンクよりご確認ください。

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

電子帳簿保存法に対応して領収書を電子化しよう

電子帳簿保存法は直近でも改正が何度も行われるなど、ペーパーレス化に向けて、緩和の方向にどんどん変化しています。

領収書の電子化などを積極的に行うことにより、業務改善の余地も大きいです。是非、電子帳簿保存法に対応して領収書の電子化に向けて動いていきましょう。

「楽楽精算」の詳しい機能を知りたい方は以下のリンクよりご確認ください。

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