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領収書の電子保存のメリットは?電子化対応に必要なポイントを解説します

領収書の電子保存のメリットは?電子化対応に必要なポイントを解説します

電子帳簿保存法対応

2019/2/08(2020/9/4更新)

皆さんの会社では経費精算で発生する領収書の管理はどのように行っていますか。従来のやり方であれば領収書原本を紙のままファイリングして保管しているという方も多いかと思います。しかし、最近では領収書を写真で撮って電子化して保存するという方法も一般的になってきました。2020年の10月に電子帳簿保存法が再度改正されることもあり、領収書の電子保存がますます便利に利用できるようになります。領収書を電子保存に切り替えることでどのようなメリットが得られるのか、また、電子保存に移行するためには何が必要になるのでしょうか。

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〇領収書の電子保存を行うメリットは?

領収書を電子化して保存するメリットは、領収書を紙原本で保存する場合のデメリットをカバーしています。紙媒体での領収書保存にどのようなデメリットがあるかを挙げ、領収書を電子保存するメリットをご紹介します。

  • ・紙原本をファイリングしたり糊付けする場合、その作業を行う業務負担が発生します。
     ⇒電子保存であれば、データを写真で撮ったり、スキャニングしたりしてデータ化し保存するので、面倒な手作業を削減できます。
  • ・法人の場合、領収書の保管期間は7年間と規定されていますが、7年分の領収書を原本保存するためには物理的な場所・スペースを必要とします。また火災等による紛失・消失のリスクもあります。
     ⇒電子保存であれば、スペースの削減は言うまでもなくバックアップも可能ですので、スペースを確保する費用も紛失のリスクも低減することができます。
  • ・複数拠点ある企業であれば、紙媒体の原本を一箇所に集約するための輸送コストが発生します。
     ⇒領収書を電子化すれば、郵送をしなくてもデータ送信ができるのでコストの削減になります。

このように紙原本での管理では様々な負担・リスクを抱えていますが、電子保存に切り替えることで懸念が小さくなります。

〇領収書の電子保存を行うには、何が必要?

領収書電子化を行うためには「電子帳簿保存法」に対応することが必要です。この法律では、国税関係帳簿書類の電子保存を行うための要件が規定されています。

要件として定義されているのは大きく2つで「真実性及び可視性の確保」です。タイムスタンプという仕組みでデータの改ざんがない証拠を残す必要があったり、電子化した領収書を検索できる機能が必要だったりと、これらの要件を満たす管理体制を整える必要があります。

領収書の電子保存を行うためには、電帳法要件に対応する機能を備えたシステムの利用が欠かせないでしょう。
これら要件のハードルは依然と比べ、かなり低くなっています。かつては領収書の金額が、3万円以下のもののみ電子保存が認められていましたが、現在では金額の制限はなくなっています。また、原稿台付のスキャナで読み取ったデータでなければ認められてないかったところから、スマホやデジカメで撮影したデータでも電子保存が認められるようになりました。さらに、2020年10月に予定されている電帳法の改正では、再度その要件が緩和され、情報の受け手側が自由にデータを改変できないクラウドシステムサービスを利用することが認められています。これらの規制緩和が契約書や領収書の電子保存が広まっている要因のひとつです。

また、電子保存を行う場合にはあらかじめ所轄税務署長に申請し承認を得る必要があります。領収書電子化に移行する際は、システムの導入と税務署への申請を並行して進めて、期日に余裕をもって準備することをお勧めします。2020年10月からの改正に間に合わせて電帳法対応をしたい場合も、準備を急ぐ必要があります。また、システム利用を検討している場合はその時間もかかることを考慮に入れましょう。

電帳法に対応しているシステムかどうかを判断する際には国税庁公認組織のJIIMA認証を受けているかどうかを確認してください。経費精算システム「楽楽精算」はこのJIIMAの認証を受けており、電子帳簿保存法の要件に対応しています。領収書の電子化以外にも、経費精算に関わる業務を効率化する多様な機能が搭載されています。国内で累計最多の導入実績を持つ経費精算システムなので、安心して領収書の電子化を検討していただけます。

電子帳簿保存法対応のための機能について詳しく知りたい方は以下リンクをご確認ください。

「楽楽精算」の詳しい機能を知りたい方は以下のリンクよりご確認ください。

領収書の電子化について詳しく営業担当に話を聞きたいという方は下記資料請求ページよりお問合せください。

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