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電子帳簿保存法に対応するには?基礎から導入方法まで紹介

電子帳簿保存法に対応するには?基礎から導入方法まで紹介

電子帳簿保存法対応

2020/5/14

テレワーク(リモートワーク)が一般化しつつあり、それに伴い経理業務をペーパーレス化する動きも活発になってきました。経理のペーパーレス化には、電子帳簿保存法(電帳法)への対応を適切に行なっていることが非常に重要です。

ここでは、経理のペーパーレス化に必要な電子帳簿保存法とはどのようなものか、対応することによって経理業務がどう変わるのかをご紹介します。

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電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、会計帳簿やその根拠となる領収書、請求書などの書類を、紙媒体ではなく電子データとして保存することを認めた法律です。

事業者は、法人・個人事業主にかかわらず、事業に関する帳簿や取引に関して作成した書類を、一定期間保存することが義務づけられています。しかし、大量の文書を長年保管するには、場所も手間も必要です。
そこで、多くの企業で経理業務の電子化が進んできたことを背景に、納税者の帳簿書類保存の負担軽減を目指して、1998年に電子帳簿保存法が成立しました。これによって、紙での保管が必要とされていた国税関係書類のうち、文書の保存義務者が当初からパソコンで作った書類に関しては、電子データで保存することが認められました。

2005年の改正では、紙での保管が必要とされていた国税関係書類のうち、請求書や領収書などについても、税務署に申請をし、承認を受けた受けで、さらに、一定の法的要件を満たした状態で文書をスキャナで読み取って電子データ化して保存しておけば、紙の原本の廃棄が可能になりました。

保存方法の種類と対象となる書類

電子帳簿保存法が認めている保存方法と文書の種類・内容の関係は、次のとおりです。

電子帳簿法で保存が認められている文書と内容

文書の種類 / 保存方式
電磁的記録での保存

(書類の保存義務者が最初からパソコンで作成したデータを、そのままデータとして保存する)

マイクロフィルム

(COM)での保存
(書類の保存義務者が最初からパソコンで作成したデータを、マイクロフィルムで保存する)

スキャナ保存

(紙媒体の書類をスキャナで取り込み、電子データとして保存する)

国税関係書類 帳簿 総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、仕訳伝票など ×
書類 決算関係書類
(貸借対照表、損益計算書など)
×
契約書や領収書、見積書、請求書、納品書など ×

なお、紙に代わって電磁的記録での保存が認められるには、「真実性および可視性の確保」「税務署長の承認」という2つの要件も満たす必要があります。これについては後述します。

e-文書法と電子帳簿保存法の違い

企業の文書保管に関係する法律として、電子帳簿保存法のほかにe-文書法があります。

e-文書法とは、2005年に施行された法律で、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の総称です。e-文書法によって、それまで文書や書類を紙媒体の原本で保管することを義務づけていた約250の法律について、個別に法改正することなくスキャナ保存が認められるようになりました。

2005年に電子帳簿保存法が改正されたのは、e-文書法の影響によるものです。e-文書法がさまざまな省庁を横断しているのに対し、電子帳簿保存法は財務省・国税庁が管轄する法律のみを対象としています。改正によって、「真実性および可視性を確保すること」「税務署長の承認を受けること」を要件に、請求書や領収書のスキャナ保存ができるようになりました。

電子帳簿保存法に対応すると、日々の業務はどう変わる?

電子帳簿保存法に対応し、会計帳簿や関係書類の保存方式を紙から電子データに切り替えた場合、日々の経費精算に大きな変化が起こります。
従来の紙ベースの経費精算は、以下のような手順が必要となります。

<従来の紙ベースの経費精算の手順>

  1. 申請者が経費精算申請書を書き、紙の領収書をつけて提出する
  2. 上司が確認し、承認する(不備があれば差し戻す)
  3. 経理担当者がチェックする(不備があれば差し戻す)
  4. 不備がなければ経費として支払いを行う
  5. 提出された申請書と領収書を整理して保管する
  6. 必要があれば検索する

紙の領収書を直接チェックしたり保管したりしなければならず、多くの時間と手間がかかっていました。

電子帳簿保存法の要件を満たすシステムを導入し、領収書のスキャナ保存が可能になれば、さまざまな手間が軽減されます。まず、申請者はスマートフォンの専用アプリで領収書を撮影し、システム上で経費申請を行えば良いので、紙の申請書を作成する手間がなくなります。
上司や経理担当者は、データをチェックし、必要があればシステム上で差し戻しできるようになります。データ検索が可能となるので、ファイリングして管理する手間も省けるでしょう。紙で保管する必要がなくなるため、保管スペースも必要ありません。

文書を電子保存するためにクリアすべき2つの要件

電子帳簿保存法にもとづき、紙に代わって電磁的記録での文書保管が認められるには、「真実性および可視性を確保すること」「税務署長の承認を受けること」の2つの要件をクリアする必要があります。
それぞれの要件について、詳しく解説しましょう。

真実性および可視性の確保

電磁的記録での保存を認めるには、課税の公平性と適正性を担保した上で、電子化保存された記録が紙媒体で保存した場合と同等の信用力を持っていることが重要です。
真実性および可視性の確保は、その信用力を担保するために課せられる要件です。具体的には、次のような基準をクリアすることが求められます。

電磁的記録での保存の場合

真実性の確保 訂正、加除履歴が確認できること
スキャンした書類と帳簿の関連性が確認できること
可視性の確保 カラーではっきり見ることができること
利用しているシステム関係書類を備えつけていること
検索機能を備えていること

スキャナ保存の場合

真実性の確保 規定の期間内にスキャナ保存していること
一定水準以上の解像度、フルカラーで画像を読み取っていること(一般書類はグレースケール可)
日本データ通信協会が認定するタイムスタンプがあること
入力担当者またはその監督者の電子署名があること
可視性の確保 スキャンした書類と帳簿の関連性が確認できること
カラーではっきり見ることができること
利用しているシステム関係書類を備えつけていること
検索機能を備えていること

税務署長の承認を受ける

課税の公平性、適正性を担保するために電子保存を行うには、税務署長等の承認が要件とされています。
電子保存を始めようとする日の3ヵ月前までに、所轄税務署長等に対して申請書と必要書類を提出して、承認を受けなければいけません。なお、申請書は希望する保存方式によって異なります。

スキャナ保存を始めたい場合に必要な書類は以下のとおりです。

<スキャナ保存を始める際に必要な書類>

  • 国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書
  • 使用するシステムの概要を記載した書類
  • 電子保存を行うパソコンに関する事務手続の概要を明らかにした書類(処理を外部委託する場合は委託契約書の写し)
  • その他、参考となる書類

電子帳簿保存法への対応は「楽楽精算」の利用がおすすめ

帳簿の電子データ保存、国税関連書類のスキャナ保存を行う場合、税務署への承認申請が必要で、その際は使用するシステムの概要を記載した書類が求められます。そこからわかるように、電子帳簿保存法を利用して文書保存を電子化し、経理の業務効率アップを図るには、電子帳簿保存法に対応した経理システムの存在が欠かせません。

そこでおすすめなのが、電子帳簿保存法が定めるスキャナ保存の要件を満たし、使いやすさにも定評がある経費精算システム「楽楽精算」です。
スマートフォンのカメラで領収書を撮影すれば内容を読み取れるOCR機能のほか、領収書・請求書のスキャンデータアップロード時に自動でタイムスタンプを付与する機能、日付や金額、取引先名などで領収書や請求書を検索できる機能などを完備しています。導入すれば、経費の申請から承認、検索までを、すべてシステム上で行うことが可能です。
一定の条件を満たせば、領収書の原本管理が不要になるなど、経理にかかるコストと手間の削減につながるでしょう。

「楽楽精算」で文書管理コストの削減を

電子帳簿保存法への対応は、さまざまな要件を満たす必要があり、難しく感じます。しかし、クラウド型経費精算システム「楽楽精算」を利用すれば、手間やコストを抑えつつ実現が可能です。
経理のペーパーレス化は、経費精算にかかる時間の削減や、文書管理コストの削減など、企業にさまざまなメリットがありますので、ぜひ導入をご検討ください。

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