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Suica®やPASMO®の交通費精算方法|経費精算システムとの連携で効率化しよう

Suica®やPASMO®の交通費精算方法|経費精算システムとの連携で効率化しよう

経費精算システム

2022/2/3

現在では、Suica®※1やPASMO®※2などの交通系ICカードを利用している方が多いと思います。これらの交通系ICカードを使用したとき、どのように交通費精算すればいいのでしょうか。

ここでは、SuicaやPASMOを用いた交通費精算の方法、また、これらを経費精算システムと連携することで交通費精算を効率化する方法をご紹介します。

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

Suica®やPASMO®で交通費精算する方法

Suica®やPASMO®などの交通系ICカードを使っているユーザーが交通費精算するためには、以下のいずれかの方法をとって移動の履歴を取得する必要があります。

  • 券売機でSuica®の利用履歴を印字する
  • 専用のICカードリーダーを利用する
  • アプリ、WEBサイトから確認する※1

※1 モバイルSuica®、モバイルPASMO®を利用している場合

これらの具体的な方法とその注意点について解説していきます。

券売機でSuica®の利用履歴を印字する

駅構内にある以下のような機械で、Suica®の履歴を印字することができます。

  • 自動券売機
  • チャージ専用機
  • 多機能券売機

履歴を印字すると、以下の項目が印字された用紙が出力されるため、これらの情報をもとに手入力で経費精算システムやExcelなどに入力します。

  • ご利用日
  • ご利用駅
  • 種別(乗車か下車か)
  • 残高

券売機で履歴を印字する際の注意点

券売機で履歴を印字した場合、上限は合計100件となっています。(券売機上での表示は20件まで)
また、1日の利用回数が20回を超えるとすべて印字することができない場合があるため、出張などで短期間の移動が立て込む場合は注意が必要です。

また、印字できるのは26週間以内となっているので、こちらもあわせて注意しましょう。PASMO®もSuica®と同様に日付は26週間以内、最新100件が対象です。

これらの印字されたデータは、基本的には手入力でExcelや経費精算システムに入力しないといけなかったり、手書きで交通費精算書に記入したりなど、かなりの手間がかかってしまうことにも注意しましょう。

専用のICカードリーダーを利用する

Suica®などの交通系ICカードは、専用のICカードリーダー(パソリ)にかざすことで利用履歴を読み取ることができます。

対応しているソフトウェアをインストールすることで、パソコンから乗車履歴や残高などを確認することが可能です。印字されたものと異なり、データとして取得することができるのでそのままExcelなどに連携することが可能です。

また、ICカードリーダーがなくても、スマートフォンのアプリを使うことで、Suica®など交通系ICカードを読み取ることができる場合があります。アプリを起動してスマートフォンに交通系ICカードをかざすだけで、簡単に経路や金額を把握することができます。

経費精算システム「楽楽精算」のアプリは、スマートフォンのAndroid・iPhoneともに対応し、インストールした後に起動し、交通系ICカードをかざすだけで読み取りが可能です。

専用のICカードリーダーを利用する際の注意点

最も大きい注意点としては、ICカード自体に残っている履歴は20件ほどしかありません。そのため、駅などで印字する場合よりもこまめにタッチして履歴を保存する必要があります。

対応した経費精算システムを導入している場合は、ICカードの読取りが自動的に交通費精算データとして取り込むことができるためこの方法はとても便利ですが、Excelなどで処理をする場合はデータの取込みなどは自分で行う必要があるため、社員などのパソコンスキルによっては、手入力や手書きで行うのと変わらない場合があり、非効率な場合もあります。

アプリ、WEBサイトから確認する※モバイルSuica®、PASMO®の場合

モバイルSuica®やモバイルPASMO®といった、スマートフォンで利用できるアプリを利用している場合は、アプリ上やWEBサイト上からデータを確認することが可能です。
モバイルSuica®では、トップメニューの「SFメニューへ」から「利用履歴表示」をすることで最大100件までの利用履歴が表示されます。モバイルPASMO®では、トップメニューから「残高履歴」を押すことで最大100件の履歴が表示されます。

いずれも券売機での印字と同様に、26週を超えると履歴が表示されなくなるため注意しましょう。

アプリやWEBから確認する際の注意点

まず、前提ですがスマートフォンでモバイルSuica®、モバイルPASMO®を導入していることが必要です。会社用のスマートフォンがモバイルSuica®やPASMO®に対応している必要がありますので、対応機種であるかどうかをチェックした上で運用を始める必要があります。

また、社用スマートフォンがないなどの事情で、モバイルSuica®を個人所有のスマートフォンで使用する場合は、私的な利用と会社での利用を明確に分ける必要があるため、誤って土日の自分の交通費を精算にあげないように、またあげていないかどうかをチェックする必要があります。

Suica®やPASMO®と経費精算システムの連携がおすすめ

Suica®やPASMO®を使った交通費精算の方法について解説してきましたが、おすすめしたいのが経費精算システムを導入することです。

経費精算システムとSuica®やPASMO®などの交通系ICカードを使うことで、交通費精算においてどのようなメリットが期待できるのか、具体的に見ていきましょう。

交通費精算にかかる時間や手間を大幅に削減できる

経費精算システムと連携させたICカードリーダーやスマートフォンのアプリで読み取った経路や金額のデータは、自動的に経費精算システムに保存されます。

交通系ICカードをICカードリーダーやスマートフォンなどにかざすだけで読み取りは完了でき、正確なデータが入力されるので、申請者の経路や金額を調べる手間や承認者の確認にかかる時間が短縮されます。

不正申請を防ぐ

交通費の不正申請には、申請者がわざと料金や利用区間を水増しするパターンや、実際の交通手段とは異なる内容で申請しているパターンがあります。こうした不正申請は、交通費精算に関する手続きや、内部統制が整っていない会社で起こりがちです。Suica®やPASMO®などの交通系ICカードを利用することで、実際に使用した交通費のみが申請できるようになり、自動的に不正請求を防ぐことができるでしょう。

さらに、経費精算システムに定期区間の情報を登録しておけば、申請時に自動的に定期区間を控除する機能がある場合、交通費を2重に支払うことがありません。

会社全体の交通費削減が期待できる

先ほどの定期と交通費の二重請求など、意図せず誤った料金で交通費を精算した場合、会社は少しずつ余計な経費精算を行うことになります。その個々の誤差はわずかな金額かもしれませんが、これが何度も発生したり長期間継続したりするとなると、大きな金額となって会社の損失となるでしょう。また、交通費精算のルールが整っておらず、不正申請をする社員が多ければ、会社の支払う交通費は必要以上に莫大なものとなってしまいます。これらは、本来支払う必要のないお金であり、省くべき余計なコストです。経費精算システムの導入により、このような直接的なコスト削減を目指すことができます。

ここまで見てきたように、経費精算システムとSuica®やPASMO®などの交通系ICカードを使えば、簡単に正確な交通費精算ができるようになります。
不正申請のリスクも大きく減らせるため、会社全体のコスト削減効果が期待できるでしょう。

交通費精算を助ける機能が豊富な「楽楽精算」

最後に、経費精算システム「楽楽精算」の交通費精算をサポートする、6つの機能についてまとめました。
交通費精算に使用する経費精算システム選びに迷った際の参考にしてみてください。

交通系ICカード取り込み(AIによる入力補助対応)

「楽楽精算」なら、Suica®やPASMO®などの交通系ICカードをリーダーにかざすだけで、交通費のデータが自動的に読み込まれます。データを利用してそのまま申請できるので、手入力の必要もありません。また、読みこまれるのは交通費のデータのみなので、私用で利用したコンビニの支払いなどのデータは保護されます。

さらに、過去の精算履歴から訪問先などをAIが判断し、入力をサポートしてくれる機能も搭載しています。

スマートフォンアプリにも対応

ICカードリーダーがなくても、「楽楽精算」はスマートフォン用のアプリを用意しています。アプリでSuica®やPASMO®などの交通系ICカードを読み取ることが可能なため、手軽に交通費の申請や精算ができるでしょう。

乗換案内ソフト内蔵

「楽楽精算」には、全国の交通機関の運賃などが調べられる、ジョルダン株式会社の「乗換案内」が内蔵されています。経路を入力するだけで自動的に交通費が算出されるため、わざわざ金額を計算したり検索したりする手間がかかりません。
また、申請者の選択した経路が適切かどうかもアイコンで簡単に判断できますから、経理担当者や承認者の確認作業にかかる時間も大幅にカットできるでしょう。

定期区間の自動控除

「楽楽精算」にそれぞれの社員の定期区間を登録しておくことで、定期区間が含まれた経路を検索したときに、システム内で自動的に定期区間分の料金が控除されます。定期区間の料金が控除された申請については、「定期区間控除済み」のアイコンが表示されるため、チェックする手間なく交通費の過払いを防ぐことができます。

タクシー代、ガソリン代にも対応

「楽楽精算」なら、Suica®やPASMO®などの交通系ICカードを使わない交通費精算のサポートも充実しています。領収書読み取り機能を使えば、領収書をスマートフォンなどのカメラで撮影するだけで金額や日付などを読み取り、タクシー代やガソリン代も自動で申請データが作成されます。

交通費精算のルールを見直した上で経費精算システム導入を検討しましょう

Suica®やPASMO®などの交通系ICカードと経費精算システムを使って交通費精算の効率化を目指す場合、社内で交通費精算のルールを整える必要があります。スムーズに経費精算システムを導入・活用するためにも、会社に合った申請方法を決めた上で、どの社員も使いやすい機能が充実したシステムを選ぶことが大切です。

現在の交通費精算に関して改善すべき点を洗い出し、自社にぴったりの方法や経費精算システムを検討しましょう。

※1 Suica®は東日本旅客鉄道株式会社の登録商標です。
※2 PASMO®は株式会社パスモの登録商標です。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

記事執筆者紹介

「楽楽精算」コラム編集部です。
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※ デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

おかげ様でラクスグループのサービスは、のべ84,145社のご契約をいただいています(クラウドサービス61,319社、レンタルサーバーサービス22,826社。2022年3月末現在)。「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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