Suica®やPASMO®で経費精算が楽に！ICカードによる交通費精算のポイント

Suica®やPASMO®を使うと経費精算が楽になる！

一般的に、交通費は従業員が立替払いした後、経費申請して精算するケースが多く見られます。ただ、精算時に、以下のような手間がかかっていることも少なくありません。

毎月の交通費精算業務に負担を感じている場合、Suica®やPASMO®の活用を選択肢に入れてみましょう。交通系ICカードでは自動で記録される利用履歴を参照できるので、面倒な確認作業を大幅に減らし、業務効率化につなげることができます。

電子マネーで支払った経費の対応について、より詳しく知りたいときは以下の記事も参照してみてください。

関連記事：電子マネーで払ったものは経費精算できる？経理処理のポイントや注意点

Suica®やPASMO®で経費精算をするメリット

Suica®やPASMO®による経費精算を導入すると、以下のような効果を期待できます。申請者・承認者・経理担当者それぞれのメリットを見ていきましょう。

申請を作成する手間を削減できる

交通費精算書の作成時は、期間中に利用した経路と運賃を1件ずつ記載しなければなりません。その際、ICカードを使って移動した場合は、駅の券売機やアプリなどで利用履歴を確認できるため、確認・記載の手間がなくなり工数削減につながります。交通費精算書を効率的に作成することが可能です。

また、近年ではICカードの読み取り機能がある経費精算システムも登場しています。システムを導入し、利用履歴の転記を自動化するのもよいでしょう。

例えば、「楽楽精算」には交通系ICカード取込機能があり、利用日・運賃・経路などの情報を自動で取り込めます。専用カードリーダーは不要で、スマートフォンアプリを活用してどこでも手軽に交通費申請を行えるのも魅力です。申請者の負担を減らし、スムーズな経費申請を実現できるでしょう。

>> 交通費精算業務がラクになる「楽楽精算」の機能のご紹介

不正申請を防止できる

ICカードの利用履歴を使用することで、細かい金額やルートを把握できるようになり、交通費申請の不備や記入ミスを減らせます。内容の不備が減れば、不正申請が減り、手戻りもなくせるでしょう。申請者・承認者・経理担当者ともに再申請の手間を減らせます。

確認作業が楽になる

申請者がICカードの利用履歴を見ながら申請すれば、金額やルートの申請ミスが減り、結果として承認者や経理担当者は確認の手間が減ります。

交通費の経費精算では、利用したルートが合理的であったか、金額が不正に水増しされていないかなどをチェックする必要があります。ICカードの利用履歴に基づいた申請であれば、利用区間や金額などの詳細を正確かつ簡単に確かめられます。申請や確認の手間を減らし、承認者や経理担当者の負担を軽減することが可能です。

Suica®やPASMO®を使った経費精算の基本的な流れ

ここでは、Suica®やPASMO®の利用履歴を活用した経費精算の手順を解説します。基本的な流れを確かめておきましょう。

Step1. Suica®やPASMO®の利用履歴を確認・印字する

Suica®やPASMO®は、主に以下のような方法で利用履歴を確認・印字できます。経理担当者の方は、社内で対応可能な方法を選択してください。

確認・印字方法1：駅構内の機器を利用する

駅構内にある「自動券売機」や「チャージ専用機」などで、利用履歴を確認することが可能です。利用した日付や駅名、利用種別（乗車または下車）、チャージ残額などが表示されます。Suica®やPASMO®の場合、履歴表示の上限は20件、履歴印字は最大で100件までです。ただし、利用してから26週間を超えた部分の履歴は表示・印字できなくなるため気をつけましょう。

参考：JR東日本「履歴表示・印字、残額表示」、PASMO「残額履歴の表示・印字」

確認・印字方法2：モバイルアプリや会員向けWebサイトを活用する

Suica®やPASMO®には、交通系ICカード機能が搭載されたモバイルSuica®やモバイルPASMO®などのアプリがあります。アプリ上では、最大100件の利用履歴を確認できます。また、会員メニューサイトからも同様に利用履歴をチェックできるほか、「ご利用明細書（領収書）」を発行することも可能です。

確認・印字方法3：ICカードリーダーを導入する

ICカードリーダーを会社に導入してSuica®やPASMO®などの利用履歴を確認する方法もあります。社内に端末を設置しておけば、駅まで行かず手軽に確認できるのがメリットです。

Step2.交通費精算書を作成・申請する

申請者は交通費精算書を作成します。利用日時・利用交通機関・運賃・利用目的などのほか、申請者名や申請日時も記載します。このときに注意したいのが定期券利用区間です。利用経路に定期券の利用区間が含まれていた場合、該当する区間は除外して申請しなければいけません。利用経路と定期券の利用区間が重複すると、交通費を二重に取得していることになり、不正受給にあたる点に注意が必要です。

Step3.上長の承認を得る

企業によって経費申請のフローは異なりますが、一般的には申請者の上長が承認を行います。この段階でミスや不正がないかをしっかりと確認する必要があります。問題が発覚した場合は差し戻しとなり、交通費精算書の修正・再提出が必要です。

Step4.経理担当者が確認をする

上長の承認後、経理担当者による確認が行われます。書類の内容に間違いはないか、定期券利用区間の料金は控除されているかなどをチェックします。また、乗換案内を検索し、合理的な経路を利用しているか、申請された金額は正しいかといった点も確認しなければなりません。経理担当者の負担が大きくなる作業の一つです。

Step5. 会計処理・交通費の振込

申請された内容に問題がなければ仕訳や会計処理を実施し、従業員の立て替えた交通費を支払います。一般的には給与支払いの際に併せて口座へ振り込みます。

Suica®やPASMO®での経費精算を効率的に行うポイント

Suica®やPASMO®を活用すれば、利用履歴によって申請や確認作業の負担を軽減できますが、さらなる効率化を目指すなら、ICカードと連携可能な経費申請システムの導入を検討してみましょう。

交通費申請の際、手入力や手書きで申請書を作成する会社も珍しくありません。日付・行先・利用区間・金額などを細かく記入する必要があるため、外出や出張の多い申請者にとっては特に負担になります。

ICカードと連携可能な経費申請システムを使えば、Suica®やPASMO®のデータから交通費精算書を自動で作成できる上、入力ミスや申請漏れなども減らせます。上長や経理担当者の確認作業も少なくなるでしょう。

Suica®やPASMO®を活用して経費精算業務の効率化を実現！

Suica®やPASMO®を用いることで、交通費申請の手間を削減し、ミスや不正を防止することにつなげられます。ただし、経費精算が完了するまでには細かいチェック作業が発生します。経路の検索や金額の計算などを手作業で行っていると、確認作業に時間がかかる上、ミスを招く可能性もあるでしょう。特に、申請が集中する締め日付近では経理担当者が多くの処理を行わねばならず、残業が発生することも珍しくありません。

このような交通費精算の業務負荷を軽減するなら、ICカードと連携可能な経費申請システムの導入がおすすめです。Suica®やPASMO®と連携できるクラウド型経費精算システムの「楽楽精算」なら、ICカード連携のほかにも経理業務を効率化できる多数の機能が搭載されています。

「楽楽精算」の機能1：交通系ICカード取込機能

「楽楽精算」なら、カードリーダーなしで交通系ICカードを読み取ることができます。専用アプリをインストールしたスマートフォンにカードをかざすだけで、簡単に利用履歴を取得できるのが特徴です。過去の精算履歴から自動で訪問先などを追記できる、便利なAI入力補助機能もあります。

「楽楽精算」の機能2：乗換案内ソフト内蔵

「楽楽精算」には乗換案内ソフトが内蔵されており、経路や運賃などの情報を自動で交通費申請に反映させることができます。最短ルートのチェックも簡単にできるため、承認者や経理担当者の確認もスムーズになるでしょう。

「楽楽精算」の機能3：定期区間の自動控除

「楽楽精算」には社員一人ひとりの定期区間を登録しておき、交通費申請の際に控除する機能もあります。区間内の利用料金は自動的に差し引かれるため、計算や確認の手間もなくなります。

そのほかにも、利用頻度の高いルートを登録して入力の手間を省ける機能や、タクシーやガソリン代の領収書を読み取る機能など、交通費精算を楽にする機能が充実しています。サービス詳細や料金などについて気になる方は、お気軽にお問い合わせください。