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Suica®(スイカ)※1で交通費精算できる?経費精算システムを使うメリット

Suica®(スイカ)※1で交通費精算できる?経費精算システムを使うメリット

経費精算システム

2020/5/6

従来の交通費精算といえば、申請者が金額や経路を申請用紙やExcelに記入して申請し、担当者のチェックを経て精算する…という流れが一般的でした。しかし、この手順では時間も手間もかかる上、不正を防止するための対策が不十分です。こうした交通費精算のデメリットをカバーできるのが、経費精算システムです。申請時の手間やチェックにかかるリソースを大幅に省き、社内の業務効率化が期待できるでしょう。
ここでは、Suica®などの交通系ICカードと経費精算システムを使い、交通費精算を効率化する方法をご紹介します。

従来の交通費精算のデメリット

従来の申請用紙やExcelに記入して交通費を申請する方法は、特別なソフトを利用しないため、誰でも手軽に交通費を申請できるメリットがありました。しかし、申請者と承認者の双方に入力や確認の手間がかかり、かなり時間のかかる方法でもあります。具体的にはどのようなデメリットがあるのか見ていきましょう。

Suica®の利用履歴を印字しなければならない

営業や打ち合わせなどで移動するための交通費を、Suica®などの交通系ICカードで支払っている人も多いでしょう。交通系ICカード利用分の経路や交通費を申請するためには、駅の券売機で利用履歴を印字しなければなりません。駅まで出向く必要があり、手間も時間もかかる方法です。
また、利用履歴に印字できる件数は、直近に利用した100件のみとなるため、頻繁に利用する場合は定期的に印字しなければ履歴が消えてしまいます。

さらに、印字して終了ではなく、印字された内容を精算書に転記したり、その精算書の内容を会計ソフトに手入力したりする手間もかかります。

経路の手入力と金額を調べる手間も

経路や金額をExcelに入力したり、申請書に手書きで記載したりする方法では、毎回経路や金額を検索しなければならず、大きな手間となってしまいます。
また、定期券を利用しているのであれば、利用区間に対し定期区間と重複するかどうかも確認しなければなりません。さらに、経理担当者や承認者は、経路に対して金額が正しいかチェックする必要があります。

経費精算システムとSuica®を使って交通費精算をする方法

従来の交通費精算の手間を大幅に削減し、業務効率化に貢献するのが経費精算システムです。ここからは、経費精算システムと、Suica®などの交通系ICカードを使って交通費精算をする方法を見ていきましょう。

ICカードリーダーを利用する方法

Suica®などの交通系ICカードは、経費精算システムに連携した専用のICカードリーダーにかざすと、利用履歴を読み取ることができます。そうすることで、経路や金額が自動的に入力されるため、わざわざ調べる必要がありません。
ICカードリーダーを利用する場合は、経費精算システムと連携できるタイプを購入するか、レンタルする方法があります。

スマートフォンなどで交通系ICカードを読み取る方法も

ICカードリーダーがなくても、スマートフォンやタブレット端末のアプリを使うことで、Suica®など交通系ICカードを読み取ることができる経費精算システムもあります。アプリを起動してスマートフォンやタブレットに交通系ICカードをかざすだけで、簡単に経路や金額を取り込むことができます。ICカードリーダーを用意する必要がなく、社員のスマートフォンやタブレット端末にアプリをインストールしたり、社内で共有の端末を用意して営業帰りなどにピッとタッチしたりするだけで履歴を読み取り保存してくれるので、交通費精算の業務効率化に大きな効果が期待できるでしょう。

経費精算システム「楽楽精算」のアプリは、スマートフォンのAndroid・iPhoneともに対応し、インストールしたスマートフォンやタブレット端末で交通系ICカードの読み取りが可能です。

交通費精算に経費精算システムを使うメリット

経費精算システムとSuica®などの交通系ICカードを使うことで、交通費精算においてどのようなメリットが期待できるのか、具体的に見ていきましょう。

交通費精算にかかる時間や手間を大幅に削減できる

ICカードリーダーで読み取った経路や金額のデータは、自動的に経費精算システムに保存されます。
交通系ICカードをICカードリーダーやスマートフォンなどにかざすだけで読み取りは完了でき、正確なデータが入力されるので、申請者の経路や金額を調べる手間や承認者の確認にかかる時間が短縮されます。

不正申請を防ぐ

交通費の不正申請には、申請者がわざと料金や利用区間を水増しするパターンや、実際の交通手段とは異なる内容で申請しているパターンがあります。こうした不正申請は、交通費精算に関する手続きや、内部統制が整っていない会社で起こりがちです。交通系ICカードを利用することで、実際に使用した交通費のみが申請できるようになり、自動的に不正請求を防ぐことができるでしょう。
さらに、経費精算システムに定期区間の情報を登録しておけば、申請時に自動的に定期区間を控除する機能がある場合、交通費を2重に支払うことがありません。

会社全体の交通費削減が期待できる

先ほどの定期と交通費の二重請求など、意図せず誤った料金で交通費を精算した場合、会社は少しずつ余計な経費精算を行うことになります。その個々の誤差はわずかな金額かもしれませんが、これが何度も発生したり長期間継続したりするとなると、大きな金額となって会社の損失となるでしょう。また、交通費精算のルールが整っておらず、不正申請をする社員が多ければ、会社の支払う交通費は必要以上に莫大なものとなってしまいます。これらは、本来支払う必要のないお金であり、省くべき余計なコストです。経費精算システムの導入により、このような直接的なコスト削減を目指すことができます。

ここまで見てきたように、経費精算システムとSuica®などの交通系ICカードを使えば、簡単に正確な交通費精算ができるようになります。
不正申請のリスクも大きく減らせるため、会社全体のコスト削減効果が期待できるでしょう。

社員の交通費申請が交通系ICカードと切符で2通りある場合の対処法

切符を購入した場合とSuica®などの交通系ICカードを利用した場合では、数円単位で交通費の実費が異なる場合があります。切符と交通系ICカードの両方を使う場合は経理処理が煩雑になるため、社内で交通費申請に関するルールを統一することが大切です。

切符と交通系ICカードのいずれかに統一して申請するのか、または実費での経費精算にするのかは、会社によって判断が変わってくるでしょう。例えば、営業活動の交通費の支払いに交通系ICカードを利用している社員が多い会社の場合は、統一したほうが負担は少なくなります。自社に合った方法で、社内の交通費申請のルールを整えるようにしましょう。

交通費精算を助ける機能が豊富な「楽楽精算」

最後に、経費精算システム「楽楽精算」の交通費精算をサポートする、6つの機能についてまとめました。
交通費精算に使用する経費精算システム選びに迷った際の参考にしてみてください。

交通系ICカード取り込み(AIによる入力補助対応)

「楽楽精算」なら、Suica®などの交通系ICカードをリーダーにかざすだけで、交通費のデータが自動的に読み込まれます。データを利用してそのまま申請できるので、手入力の必要もありません。
さらに、過去の精算履歴から訪問先などをAIが判断し、入力をサポートしてくれる機能も搭載しています。

スマートフォン・タブレット端末アプリにも対応

ICカードリーダーがなくても、「楽楽精算」はスマートフォンやタブレット端末用のアプリを用意しています。アプリでSuica®などの交通系ICカードを読み取ることが可能なため、手軽に交通費の申請や精算ができるでしょう。

乗換案内ソフト内蔵

「楽楽精算」には、全国の交通機関の運賃などが調べられる、ジョルダン株式会社の「乗換案内」が内蔵されています。経路を入力するだけで自動的に交通費が算出されるため、わざわざ金額を計算したり検索したりする手間がかかりません。
また、申請者の選択した経路が適切かどうかもアイコンで簡単に判断できますから、経理担当者や承認者の確認作業にかかる時間も大幅にカットできるでしょう。

定期区間の自動控除

「楽楽精算」にそれぞれの社員の定期区間を登録しておくことで、定期区間が含まれた経路を検索したときに、システム内で自動的に定期区間分の料金が控除されます。定期区間の料金が控除された申請については、「定期区間控除済み」のアイコンが表示されるため、チェックする手間なく交通費の過払いを防ぐことができます。

タクシー代、ガソリン代にも対応

「楽楽精算」なら、Suica®などの交通系ICカードを使わない交通費精算のサポートも充実しています。領収書読み取り機能を使えば、領収書をスマートフォンなどのカメラで撮影するだけで金額や日付などを読み取り、タクシー代やガソリン代も自動で申請データが作成されます。

交通費精算のルールを見直した上で経費精算システム導入を検討しましょう

Suica®などの交通系ICカードと経費精算システムを使って交通費精算の効率化を目指す場合、社内で交通費精算のルールを整える必要があります。スムーズに経費精算システムを導入・活用するためにも、会社に合った申請方法を決めた上で、どの社員も使いやすい機能が充実したシステムを選ぶことが大切です。
現在の交通費精算に関して改善すべき点を洗い出し、自社にぴったりの方法や経費精算システムを検討しましょう。

※1 Suica®は東日本旅客鉄道株式会社の登録商標です。

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楽楽精算コラム編集部です。
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