電子マネーは経費精算対象？経費精算システムでその悩みも簡単解決！

交通系電子マネーによる経費精算について

まず、交通系電子マネーをもちいた一般的な交通費の経費精算について確認します。

チャージの領収書は経費として処理できない。使用した金額分のみが経費

交通系電子マネーの交通費の経費精算ではチャージそのものの領収書は経費として処理できないことが一般的です。

例えば会社の業務中とプライベートで共通で利用しているICカードに3,000円をチャージしたことを例として考えます。この場合、そのチャージ金額分の全てが会社の業務のために利用されているかどうかがわかりません。そのため、会社の業務を遂行するために使用した金額分のみ会社の経費として精算することができるのが一般的でしょう。

券売機・駅窓口で利用履歴を印字して処理

では、その会社の業務遂行のために利用したということをどのように証拠として提出するかというと、券売機や駅窓口でICカードの利用履歴を印字することが一般的です。

券売機で使用した履歴を印字して、そのうちのどの部分が会社業務のために利用したかを証左として提出することで、会社がそれを承認し経費として精算することができます。

カードによってはリーダーを用いてPCで履歴を確認、印字して処理

また、カードリーダーが社内にあり、そのリーダーを用いて履歴を確認し、それをExcelなどの表計算ソフトで成形して印刷することができるという会社もあるでしょう。この場合でも印刷という作業が必要ですが、券売機や窓口に行かなくても済むという点ではやや効率的と言えます。

しかし、いずれにせよ印刷を行い、紙で申請を行うという点ではその手間は変わらず、印刷費用や、精算の時間がかかるため、まだまだ改善の余地があるでしょう。そこで便利なのが「経費精算システム」です。

経費精算システムを使用した、交通系電子マネーによる交通費の経費精算

では、今度は経費精算システムを利用したSuica®やPASMO®などの交通系ICカードによる精算方法をご紹介します。

ICカードから履歴を自動的に取得

まず、ICカードから履歴を自動的に取得できるという点はさきほどご紹介したものとかわりません。専用のリーダーや、アプリの入ったスマートフォンでデータを自動で読み込むことができます。

経費精算システムを使用した場合のメリット

しかし、経費精算システムではここから先が変わります。まず、紙に印刷する必要がなく、そのまま申請データを選択する形で申請書の作成を行えます。システム上で申請ができ、そのまま承認作業が進むので、入力ミスが非常に起きにくくなっています。

また、ICカードの特徴として20件を超えるとカードに履歴が残っていない場合があるので、その履歴がない部分に関しては手作業が必要になってしまうことがあります。しかし経費精算システムであれば、乗換案内ソフトと連携しているものも多いので、クリック操作によって乗降駅を選択するだけで交通費を算出することが可能です。

これに関しても、ひとつひとつ金額を調べて記載する必要はなく、そのままデータ利用して申請できるので、調べる時間やミスの削減につながります。

交通系ICカードに対応した「楽楽精算」の便利な機能

経費精算システムの中でも交通系ICカードに対応したものは多くありますが、その中でも「楽楽精算」にはどのような特徴があるのかご紹介します。

交通系ICカード取込みでデータ作成可

まず、当然ですが「楽楽精算」にも交通系ICカードでのデータ取り込みが可能です。そのまま取り込んだデータを利用して申請書の作成が可能なので、申請の手間は大きく削減されるでしょう。

業務で使った交通費精算が必要な履歴とプライベートの履歴をシステム上で振り分け

次に、業務で使っているカードとプライベートで使っているカードが共通の場合でも「楽楽精算」は安心です。取り込んだデータの中から、業務利用のものを選択するだけでそれを申請データとして利用することが可能です。

また、ICカードから読み込んだデータを利用して申請する場合にはICカード利用アイコンが申請画面に表示されます。これが表示されていればICカード読み込みということがひと目で分かるので、承認者は不正が行われていない正しいデータということがひと目で分かりますし、経理部門もこの申請にミスがないということがひと目でわかります。

申請者だけではなく承認者や経理部門の方にも嬉しい機能です。

AIによる入力補助にも対応。過去の精算履歴より、交通費精算で発生する手入力も軽減

さらに「楽楽精算」では交通系ICカード読み取り機能にAI機能を搭載しています。具体的にはAIによって、入力補助が行われます。

乗車駅、降車駅が入力された段階でこれまでの申請内容から、目的地やプロジェクト名、負担部門などを自動で追加入力してくれます。使えば使うほど、ユーザーデータを学習して便利になる機能です。

スマートフォンアプリ対応、交通系ICカード取込み用のカードリーダー不要

これまで交通系ICカードによる交通費精算は非常に便利であるとお伝えしてきましたが、1つだけ難点がありました。それは交通系ICカードによる精算はそのカードを読み取れる専用のリーダーが必要ということです。

しかし、「楽楽精算」ならその問題も解決できます。ICカード読み取り機能に対応しているスマートフォン（iPhone®,Android™ともに対応）があれば、専用のアプリを使ってICカードの読み取りが行えるので、外出先や出張先でもカードの読み取りができます。

定期区間の自動控除

最後に交通費精算の大きな手間として定期区間の重複申請についても触れておきます。通常は定期を持っている従業員の方が定期区間を除外して交通費申請をしなければなりません。しかし、申請数が多いとその手間を煩わしく感じ、定期区間を除外しないで申請してしまう、いわゆる重複区間の二重申請が行われてしまう場合があります。

これも「楽楽精算」の定期区間自動控除の機能で解決することができます。あらかじめ定期区間を従業員ごとに設定しておけば、その区間を含む申請が行われたときに自動で定期区間を控除した金額で申請を行うことができます。これにより、申請者が定期区間を自分で計算し直す手間もなくなりますし、経理部門がそれをひとりひとり手作業で確認する手間もなくなります。

まとめ

全従業員が関わる交通費精算の効率化ができれば、全社的に大きく経費精算の手間を削減できるでしょう。そのためにはSuica®やPASMO®といった交通系電子マネーを利用して、経費精算システムでの精算業務を行うことがおすすめです。

交通費精算、経費精算などの間接業務にかかる手間やコストを大きく見直して、会社全体で生産性の向上を目指しましょう。

※Suica®は東日本旅客鉄道株式会社の登録商標です
※PASMO®は株式会社パスモの登録商標です
※iPhone®はApple inc.の登録商標です
※Android™はGoogle LLCの登録商標です。