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出張費精算とは?面倒な精算業務を簡単に効率化する方法

出張費精算とは?面倒な精算業務を簡単に効率化する方法

経費精算システム

2020/7/7

どんな企業でも出張費精算が行われています。経費精算のうち、出張先で発生した経費を精算することを特に出張費精算と呼び、金額が大きいこともあるため通常の経費精算とは区別することが多いでしょう。多くの企業で行われている出張費精算はまだまだ従来のやり方で行っているものが多く、問題点も多い状態です。では、その問題点とは具体的にどのようなものなのか、また、それを解決する方法にはどんなものがあるのかご紹介します。

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出張費とは?

出張費とは、出張することによってかかった経費のことを指します。出張先でとった食事代やタクシー代などの交通費も出張をしなければかからなかった経費と考え、あわせて、出張費精算の対象とされることもあります。

出張費精算とは?

出張費精算とは上記のような出張経費を精算することで、通常の経費精算とは別で考えられることが多いでしょう。もしも事前に出張費がわかっているのなら、事前申請で出張にいくらかかるかということを申請する場合もあります。例えば宿泊費や、レンタカー代など、事前に予約しておくものは費用がわかっているので、事前に申請することが多いでしょう。

しかし、それ以外の食事代や駐車場代、緊急で乗ることになったタクシー代などは現地に行くまで金額がわからないため、事後精算になることも多いものです。どちらの形式でも会社に申請して精算してもらうということにかわりはありません。

出張費精算の流れ

では出張費精算の流れを改めて確認しましょう。まず、事前申請を行ない、今回の出張費でいくらかかるか予め見積もる必要があります。宿泊費や交通費、先方との食事があることが予想されれば会食費用など、事前にわかるものはすべて申請するようにしましょう。

次にその申請の承認を受けます。企業によって出張費に関する規定があるはずなので、きちんとルールにのっとって申請を行います。承認を受けたら、企業によっては仮払いがあるかもしれないので、確認しましょう。

仮払いとは出張にかかる費用を事前に会社から支給してもらうことです。これを行わない場合は、一時的にではありますが従業員が出張費を立て替えなければならないので、負担が大きくなってしまうことがあります。

いよいよ出張です。出張中に経費精算関係で忘れてはならないのは、費用がかかったら領収書を必ずもらうということです。それを証左として後に経費精算を行いますので、絶対に忘れないようにしましょう。紛失も厳禁です。

そして出張から帰ってきたら、先ほどもらった領収書を利用して経費精算申請を行いましょう。仮払いを行われていたら、過払いがあれば会社に費用を返却しますし、不足分があれば請求します。仮払いがない場合には、すべて申請し会社から立替分を返却してもらいましょう。

出張費精算における3つのポイントと解消法

ここまでで出張費精算の流れを確認しましたが、この流れの中に多くの問題があります。ここでは3つほど具体的にご紹介します。

ポイント1:出張対応で業務過多になる

まず、出張をするということで、通常業務が圧迫されます。出張前に終わらせておきたいことも多いはずなので、通常業務が忙しくなることもありますし、出張の準備もしなければなりません。さらに、事前申請で出張にかかる費用を計算したり、出張の際の社内規定なども調べたりしなければならず、出張前は非常に忙しくなるという方も少なくないのではないでしょうか。

ポイント2:社内規定を遵守するのが難しく、違反した精算が行われる

これは出張をする(出張費申請者)側にとっても、出張費を精算する(主に経理担当)側にとっても問題です。まず申請者側ですが、さきほども説明したように、出張費のルールを毎回調べて申請するのはかなりの手間です。

そして、誤ったルールのもので申請がなされると、経理はそれをひとつひとつ調べて、申請者に差し戻しとルールの説明をするという手間が発生します。また、これを受けて申請者が再度申請を最初から行わなければならないので、これがまた二度手間となり、ますます出張前に忙しくなってしまいます。

ポイント3:現金の動きが多く、やり取りが大変

事前申請をして仮払いをする方法を採用していると現金の流れが多く発生します。まず、経理が仮払金として管理している金庫から取り出します。そして、金庫と出納帳の金額を合わせるところで作業が発生します。またこれを仮払金として渡す際にも誰にいくら渡したかということを管理しなければなりません。この場合、受け渡しの証拠として、書類や押印手続きを必要とするケースがほとんどです。

次に仮払金を受け取った従業員は出張中に領収書を集めて、誤りがないように利用しなければなりません。また、これを経理に領収書と精算書を誤りなく作成して、精算する必要があります。

経理はこの申請を受け取り、残金と利用金額に誤りがないことを確認しつつ、再度出納帳に記入して、金庫に戻さなければなりません。

このようにかなりの頻度で現金のやり取りがあり、その都度1円も間違えてはいけないというプレッシャーに付き合わなければなりません。

では、このような問題をどのようにすれば解決できるのでしょうか。おすすめは、出張費精算システムにまかせてしまうことです。

出張費精算システム「楽楽精算」の便利な機能

出張費精算システムがあれば、上記のような問題がどのように解決されるか確認しましょう。

出張費精算システムの便利な機能1:規定違反チェック機能

出張費精算で最初に面倒なのが、出張費に関する規定をチェックし、その規定に反しないように申請を行うことです。事前でも事後でもルールを遵守している必要があり、これに違反していると経理側、申請者側のどちらも工数がかなりかかります。

その工数を削減するのが「規定違反チェック機能」です。この機能があれば、自動で規定に違反しているものをチェックしアラートを出す、申請をさせないということが可能です。そのため申請者も申請の段階で自発的に修正することができ、手戻りの心配がなく、経理などの承認者側も誤った申請が来ないという安心感を持って精算業務を行うことができます。

出張費精算システムの便利な機能2:仮払金対応、クレジットカード連携機能

出張費を仮払いしていると何度もお金のやり取りや計算をする必要があるため、非常に手間がかかり問題でした。その問題を解消するための機能として仮払金対応機能があります。申請したときの(仮払いした)金額と精算の金額の差分を自動で計算し、仕訳まで完了してくれるので、精算申請者にとっても経理担当にとっても便利な機能です。仮払金の管理もシステムが行ってくれるので、管理コストも削減できます。

また、仮払いをそもそもなくしてしまい、すべてクレジットカード(法人カード)で対応することも検討することをおすすめします。クレジットカードの利用明細を取り込むことができるので、手入力がなくなり、申請ミスが起きにくくなるでしょう。また、明細情報はクレジットカード会社という第三者から提供されるので、不正が発生しにくくなるという特徴もあります。

出張費精算システムの便利な機能3:日当計算

出張時に必要な精算処理として日当計算があります。日当計算は企業によってルールが異なるので、自社のルールにのっとった申請が必要です。また、企業毎に独自のルールを採用しているため、申請ミスが非常に発生しやすいポイントでもあります。

日当計算も「楽楽精算」なら計算を不要にして、手間やミスを削減することができます。予め決まっている社内のルールを「楽楽精算」に登録しておけば、一般従業員と役職者、日帰りか宿泊を伴うかなどの条件で自動計算を行います。毎回申請者がルールを調べて申請を行うという手間がなくなり、ミスの削減につながります。

出張費精算システムの便利な機能4:BTM連携

出張の手配を行い、出張が終われば宿泊先や交通機関の金額を調べ直して紙やエクセルに手作業で転記するのは面倒ですし、ミスが発生する可能性が非常に高いです。手間を削減し、ミスの可能性を限りなく小さくするためにBTM連携(ビジネストラベルマネジメント連携)の機能がおすすめです。

AI Travel(※※)との連携データを「楽楽精算」にCSVファイルで読み込むことで、出張精算を行う項目に自動でデータが入力されます。これにより、手作業による出張精算の手間が削減されます。手作業が少なくなるため、申請ミスが発生する可能性も下げることができます。

(※※)AIトラベルとは…宿泊施設や新幹線、飛行機などの交通機関の一括手配・管理ができるクラウドサービスです。こちらの連携機能をご利用いただくには別途AI Travelとのご契約が必要です。

出張費精算の手間削減は「楽楽精算」にお任せ!

出張費精算は非常に多くの手間がかかります。それらすべてを1つのミスもなく行うというのは人が手で作業をしている以上は非常に難しいでしょう。そこで出張費精算システム「楽楽精算」に機械的な作業は任せてしまうのはいかがでしょうか。

今回ご紹介した機能の他にも、海外出張のレート計算機能など、出張に関する便利な機能がまだまだあります。ぜひ「楽楽精算」の出張費計算機能をご検討ください。

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