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法人カード×経費精算システム導入で、業務効率が大きく変わる!

法人カード×経費精算システム導入で、業務効率が大きく変わる!

経費精算システム

2020/5/13

法人カードとは、企業や個人事業主専用のクレジットカードのことで、会社の事業に関する経費を支払うことができます。
経費精算のキャッシュレス化が可能になり、小口現金が不要になるため、うまく活用できれば経理担当者の業務削減・労働時間の短縮に役立ちます。
ここでは、企業が法人カードを利用するメリットと注意点のほか、法人カードと経費精算システム「楽楽精算」を連携してできることをご紹介します。

法人カードには2タイプある

法人カードの基本的な機能は一般のクレジットカードと同じですが、「会社名義の口座を支払い口座に設定できる」「利用限度額が高い」「従業員用の追加カードが発行できる」といった特徴があり、ビジネスに使いやすいものとなっています。
法人カードはその決済方式によって、「法人与信」と「個人与信」に分けられます。

法人与信(会社一括決済方式)

法人与信は、法人または法人代表者が利用審査を受け、法人口座から支払いを行う法人カードです。カード会社による違いはありますが、同じ機能を持った「追加カード」を複数枚発行できるのが一般的で、複数の社員が同じ法人カードを持つことができます。
なお、「追加カード」を利用できるのは、カード上に氏名が記載されている人のみに限られるため、使い回しはできません。決済の履歴は、カードごとに記録されます。

個人与信(個人決済方式)

個人与信は、契約の主体は法人であり、年会費を払うのも法人ですが、法人に属する従業員が個人として審査を受け、従業員が個人口座から支払いを行うクレジットカードです。従業員は年会費不要でクレジットカードを使えるため、企業の福利厚生として利用されることがあります。

法人カードを利用するメリットとは?

2つのタイプの法人カードのうち、経費精算のキャッシュレス化に役立つのは法人与信のカードです。法人カードを導入することで、会社には次のようなメリットが生まれます。

1 小口現金の管理が不要になり、経理担当者の負担が軽減される

出張費や備品購入費など、日常的に発生する費用のすべてを法人カードで決済すれば、経費の仮払いや精算を行う必要がなくなります。利用記録が残るので領収書の管理も最低限で抑えられるでしょう。経理担当者は小口現金の管理や経費精算の手間から解放されますし、一般従業員も経費申請に時間を取られずに済みます。

2 精算ミスが防止できる

現金でのやりとりがなくなることで、精算ミスが防止できます。

3 小口現金の紛失や横領リスクがなくなる

仮払いや立て替えに伴う小口現金の取り扱いが不要になり、小口現金の紛失や経理担当者による横領のリスクもなくなります。

4 記録が残るので、経費の計上漏れを防げる

法人カードを利用した支払いは、すべてカードごとに記録が残るので、「うっかり経費精算を忘れてしまった!」ということが起こりません。申告期限ぎりぎりになって慌てることもなくなり、経費の計上漏れを防ぐことができます。

5 キャッシュフローにゆとりが生まれる

クレジットカード使用分は支払日にまとめて支払うことになるので、利用した日から支払いまでに時間的な余裕が生まれます。その分、キャッシュフローにゆとりを持つことができます。

6 経費の管理が簡単

ビジネス上発生した経費をクレジットカードで支払うこと自体は、一般的な個人用カードでも可能です。しかし、法人カードを使うことで、個人の消費ときっちりと区分できるため、お金の管理が簡単になります。

7 カードの付帯サービスやポイントを利用できる

法人カードには、空港のラウンジ利用サービスや国内・海外旅行傷害保険などのサービスが付帯することがほとんどです。出張などの際にこれらを利用できるのは、大きなメリットといえます。
また、個人カードに比べて利用額が大きくなるので、ポイントが貯まりやすいことも法人カードの特徴。商品券やマイルなどに交換すれば、経費節減につながります。

法人カードを利用する際の注意点

法人カードの導入は会社にとってメリットがありますが、管理を従業員に任せておくと、プライベートの支出に使われたりポイントを無断で利用されたりする可能性があります。また、会社の経費精算体制によっては、キャッシュレス化のメリットを十分活かせない場合もあります。
そのようなことにならないために、法人カードの利用にあたっては次のような点に注意が必要です。

利用ルールを決めておく

法人カードの利用に関するルールがないと、公私の境があいまいになり、「社用車のガソリン補給用に支給したカードが、従業員の自家用車の給油にも使われていた」といったことが起こりがちです。また、たとえ多くのポイントが貯まっても、従業員に勝手に使われてしまっては意味がありません。
法人カード導入にあたっては、社内ルールを整備し、禁止事項と違反した際の罰則を明示して、従業員への周知を図ることが大切です。

システムに連動させる

法人カードを利用するメリットのひとつは、利用記録が残ることです。しかし、これを手入力でシステムに登録していたのでは、打ち間違いが発生する可能性が高い上に二度手間となり、あまり意味がありません。法人カードを導入するのであれば、クレジットカードに連動して直接データを取り込めるシステムを使うのがおすすめです。

「楽楽精算」との連携で、経費精算の手間も大幅削減

法人カードを取り入れるなら、経費精算システム「楽楽精算」と連携することで、経費精算の手間を大幅に軽減することが可能です。

「楽楽精算」の特徴は、交通費や出張費、旅費、交際費などの「申請→承認→精算」という一連のワークフローをすべて電子化することで、経費精算の業務効率を大幅に改善できることです。法人カードとの連携機能により、カード履歴データを自動で取り込むことが可能で、そのまま経費の申請・精算に利用できます。取り込まれたデータは修正できないなので不正防止にも役立ちますし、プライベート利用分の履歴は除外することも可能です。

また、「楽楽精算」では、記入漏れなどの不備のある経費精算申請については、画面上で警告アラームを出したり、または申請が行えないように設定したりすることもできます。このような機能により、承認者や経理担当者の手間も減らすことができるのです。

バックオフィス全体の業務効率を改善する「ソリューションパートナーシップ」

法人カードをはじめ「楽楽精算」とパートナー企業のツールやサービスを組み合わせることで、経費精算にとどまらず企業のバックオフィス全体の業務効率化を提案する「ソリューションパートナーシップ」に取り組んでいるのも、「楽楽精算」の特徴です。
「楽楽精算」といっしょに組み合わせることをおすすめしたいサービスには、例えば、FAXで届いた注文書の打ち込みといった、日常的に繰り返される単調な事務作業を自動化するRPA技術や経理業務のアウトソーシングなどがあります。それぞれの企業のニーズに合わせて、最適な業務効率化の方法を提案しています。

法人カード導入から始めるオフィスの業務効率化

法人カードを導入し、ビジネス費用はすべてカードで決済することをルール化すれば、経費の仮払いや精算、小口現金の管理といった手間がなくなり、従業員の負担を軽減できます。
さらに、「楽楽精算」と連携すれば、自動でクレジットカードの履歴を取り込んで経費の申請・精算に利用できます。取り込んだ金額は修正ができないため、内部統制の面でも効果的です。また、取引先からの請求書に対する支払い対応や、申請不備書類のチェックといった作業のオートメーション化により、経理担当者や承認者の負担軽減にもつながります。バックオフィスシステム全体の業務効率化を提案するソリューションパートナーシップも含め、多彩なサポートが可能ですので、業務の効率化をお考えならばぜひ一度ご相談ください。

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楽楽精算コラム編集部です。
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