経費精算のワークフローシステムのメリットは？複雑な業務を簡単に

経費精算のワークフローとは？

経費精算のワークフローとは、経費精算に関する一連の業務の流れのことです。企業によって細かい手順は異なります。以下の一例を見てみましょう。

【経費精算における基本的なワークフローの例】

従業員が立て替えた経費を精算するまでに、申請書類の作成や上長の承認、経理担当者の確認など、複数の工程が存在します。どこかの部分でミスや不備があると差し戻しになり、完了までの手間や時間が増えてしまいます。

このワークフローを効率化できれば、企業の内部統制強化や不正防止、従業員の負担軽減などを実現できます。効率的な経費精算のワークフロー構築を目指し、自社で行える対策を検討しましょう。

経費精算のワークフローにおけるよくある課題

もしも自社の経費精算のワークフローが煩雑な場合、以下のようなトラブルが生じる可能性があります。それぞれの問題点に当てはまるものがないかチェックしてみましょう。

申請ミスが発生する

経費精算のワークフローが煩雑だったり、手順が多かったりすると、金額の入力ミスや計算ミスなどのヒューマンエラーが起こるリスクが高まります。特に、業務に追われている場合は経費申請に割く時間がなく、焦ってミスをしてしまうケースも多いでしょう。申請ミスが多発している場合、ミスを招きやすい構造や業務フローになっているといえます。

申請処理が完了するまでに時間がかかる

経費精算の承認プロセスが複雑な場合、申請処理が終わるまでの時間も長くなります。経費精算が完了しなければ正確な経費を把握できないため、取引全体が遅延してしまう原因にもなり得ることがあります。

申請者・承認者・経理担当者に負荷がかかる

ワークフローに無駄が多いと、各担当者の負担が増加します。コア業務に割くための時間が減り、生産性低下につながってしまう可能性も高いです。3者の中でも特に、経理担当者の負荷が大きくなりやすい点に注意しましょう。決算の関係上、経理担当者は期日内に精算を終わらせる必要があります。確認に時間がかかると残業が必要になり、人件費も余計にかかってしまいます。

不正申請が起こりやすい

ワークフローが煩雑な場合、不正な申請を見逃しやすい点にも注意が必要です。例えば、従業員が取引先までの移動で生じた電車賃を申請する際、通勤定期区間を差し引かずに経費申請書類を提出するケースがあります。ワークフローが正常に機能していないと、規定違反の申請に気づかず、そのまま処理してしまう可能性があるでしょう。また、発見できたとしても差し戻しの手間が生じます。

このような課題を改善するため、近年は経費精算のワークフローシステムを導入する企業が増えています。システム導入により、一連のプロセスをシステム上で完結させられるのが魅力です。

ワークフローシステムを導入するメリット・デメリット

経費精算のワークフローシステムには多くのメリットがありますが、一方で気をつけておきたいデメリットもあります。ここでは、ワークフローシステム導入により得られる効果や注意点などを解説します。

メリット

申請ミスを削減できる

システム導入により、OCRや利用明細連携機能などを活用できるようになります。金額や日時を自動入力できるため、転記ミスや計算ミスを削減できます。OCRとは、カメラなどで文字を読み取ってデジタル上の文字データへと変換する技術です。例えば、領収書やレシートを撮影することで、記載されている金額や取引先名、受領日などを即時にデータ化できます。

さらに、自動チェック機能やブロック機能のあるシステムなら、不正申請につながる規定違反の申請を弾くことが可能です。適切な内容の申請のみが上申されるため、経理担当者の負担を減らせます。

経費精算の処理全体を効率化できる

経費精算のシステム化は、申請業務の大幅な工数削減につながります。自動入力や自動計算機能により、関係者の手作業・目視確認を減らすことができます。

電子帳簿保存法やインボイス制度などに対応しているシステムなら、自動的に必要な要件を満たしているかも確認できます。ペーパーレス化により、紙の書類を管理する手間もなくなります。

また、システム利用によって承認者の押印やサインなどが不要になり、オンライン上で経費申請を進められるのもメリットだといえます。テレワークや出張などでオフィスに不在の間も、外出先から申請・承認作業を行えるため便利です。

セキュリティを強化できる

経費申請書や稟議書などを紙で作成している場合、書類の紛失リスクは避けられません。システムによって電子化を進めると、スマートフォンやパソコンで書類を管理できるため、物理的な書類紛失のトラブルを減らせるでしょう。

ワークフローシステムを導入すれば、申請内容はすべてシステム上で管理され、承認者の権限も細かく設定できます。改ざんを防ぎやすく、内部統制強化にも有効です。

申請や承認にかかる時間を短縮できる

システムを活用することにより、経費精算が完了するまでの時間を短縮できます。スマートフォンやタブレットなどの端末から操作できるため、外出先で立替払いをしてからすぐに申請することが可能です。内容は自動的にチェックされ、不備があればアラートが表示されるシステムもあります。担当者のチェックや差し戻しなどにかかる時間を削減できるでしょう。

デメリット

一定のコスト（お金・時間・手間）がかかる

システムを導入する場合、初期費用やランニングコストが発生します。システムの利用料金は、買い切りの場合とサブスクリプションの場合があり、かかる費用の目安は以下です。

▼買い切りの場合
初期費用：数十万円〜数百万円
ランニングコスト：保守・運用に人件費などがかかる

▼サブスクリプションの場合
初期費用：10万円～30万円
ランニングコスト：月額利用料1万円～10万円

企業規模にもよるため、見積もりを取って運用にかかるコストを計算しておきましょう。

また、事前にシステム導入後のオペレーションを再構築し、ルールを明確化して周知するといった手間もかかります。従業員がシステムを使いこなせるようになるまでのコストも考慮しておきましょう。

ただ、導入時には特にコスト負担が大きいものの、ペーパーレス化によるコストカットや、業務効率化による人件費削減などが実現すれば、業務全体の経費削減につなげられます。メリットのほうが上回っていると判断できたら、導入を検討することがおすすめです。

経費精算のワークフローシステムを選ぶときのポイント

ここでは、経費精算のワークフローシステムの選び方を解説します。具体的なポイントを押さえておきましょう。

既存のワークフローからの変更点が少なく済むか

承認ルートの柔軟な設定が可能なシステムなら、既存のワークフローに無理なく組み込むことができます。各社の製品を比較し、カスタマイズの自由度が高いものを探してみましょう。また、導入済みの販売管理システムや財務会計システムなどと連携できるかどうかも着目することが大切です。経費管理や会計処理などの業務フローをより効率化できるでしょう。

誰でも簡単に操作できるか

システムを導入しても、従業員が使いこなせなければかえって不便になる可能性があります。マニュアルがなくても直感的に操作できるシステムがおすすめです。スマートフォンやタブレット、パソコンなどで簡単に操作できるものを探しましょう。

サポート体制が充実しているか

システムの利用でトラブルが起こった際や、操作方法に悩んだときなど、しっかりとサポートを受けられると安心です。対応が遅いと業務が滞ってしまうことも考えられます。困ったときに迅速に対応してもらえるサービスを選ぶと良いでしょう。

経費精算のワークフローシステムには「楽楽精算」がおすすめ！

経費精算のワークフローシステムを導入すると、経費精算の課題を解決できることがあります。業務効率化や正確性の向上などを実現できる上、担当者の負荷を減らせるのも大きなメリットです。

システムの導入を検討中の方は、ぜひクラウド型経費精算システムの「楽楽精算」をご利用ください。「楽楽精算」には、経費精算のワークフローを効率化できる多彩な機能が備わっています。

「楽楽精算」の機能1： 規定違反チェック

「楽楽精算」には、社内規定に反する経費申請をチェックする機能が備わっています。事前にルールを設定しておくと、規定違反の申請は自動でブロックするのが特徴です。表示されるアラートのメッセージも自由に作成できます。経理担当者のチェックや差し戻しの手間を大幅に減らすことができるでしょう。

「楽楽精算」の機能2： 自動仕訳機能

「楽楽精算」なら、設定しておいた科目に合わせて申請内容を自動仕訳することもできます。ご利用中の会計ソフトに応じたデータの自動作成も可能です。仕訳や会計ソフトへの入力などの作業負担を軽減できます。

その他にも、「楽楽精算」には経理業務の課題解決につながる効率化機能が多数搭載されています。機能一覧や料金プラン、オプションなど、詳細について気になる方はお気軽にお問い合わせください。