経費精算書とは？項目や書き方・フロー整備のポイント

経費精算書とは？

経費精算書とは、業務にあたって従業員が立て替えた代金を精算する際に使う書類です。従業員がいったん自費で経費の支払いを行ったあと、経理へ経費を申請し、後日払い戻しを受ける形が一般的です。

あらかじめ経理から従業員へ概算額の仮払金を渡しておき、後日経費精算書による申請を受けて精算する場合もあります。仮払金を超える出費があったときは不足分を会社から支給し、仮払金が余った場合はその額を会社が回収するという方法です。これは、多額の立て替えによって従業員の負担が大きくなることを防止できる方法です。

精算方法やルールは会社によって異なり、社員は自社の経理部が設定した規定に従って手続きを行います。

経費精算書の記載項目と書き方

経費精算書には法律で決められたフォーマットや書式はありません。しかし、必要な記載事項を盛り込み、社内のルールに従って作成された経費精算書の書式があれば、申請者は記載内容に迷うことなく申請ができます。
経費精算書を作成する場合、一般的に必要な項目は次の6つです。

• 申請日（経費精算書を作成した日付）
• 支払日（実際に費用を支出した日付）
• 申請する従業員の情報（氏名、社員番号、所属部署など）
• 取引先（経費の支払先）
• 取引内容（支出の目的）
• 金額

経理担当者が経費を正しく管理・処理できるよう、上記の項目を盛り込むようにしましょう。

経費精算される品目の例

経費とは、収益を得ることを目的とした事業活動に使用した費用のことで、本来は会社が支払うべきものです。経費のうち従業員が立て替えて支払った費用が、経費精算の対象となります。

経費精算される具体的なものとしては、次のものがあります。

一方で、税金などの収益を得る目的とは関係ない支出は、経費とはみなされません。

経費精算の流れ

経費精算は「申請業務」「承認業務」「経理業務」の3段階で処理されるのが基本です。

申請業務

まず、申請業務では従業員が精算期日に間に合うように領収書をまとめ、金額を集計した上で経費精算書を作成します。領収書の受領を忘れた場合や紛失した場合には、レシートやクレジットカードの利用明細などでも申請可能です。

承認業務

次に、承認業務では作成された経費精算書を部門責任者が確認します。承認業務とは、経費の目的や金額に正当性があるか、添付書類に不備がないかなどをチェックする作業です。問題がなければ承認され、経費精算書は経理部門へ渡されます。間違いが見つかった場合には差し戻しとなるため、修正して提出し直しましょう。

経理業務

最後に、経理業務では経理部門が経費精算書の最終チェックを行います。申請内容に問題がなければ、経費精算の手続きは完了です。その後、立て替えた代金が現金もしくは銀行振込で従業員に返金されます。銀行振込の場合は、給与と合算すると所得税の対象となるため、給与とは別に振込手続きを行うのが無難です。

経費精算書の種類

企業によっては、経費精算書がいくつかの種類に分けられていることもあります。主な経費精算書の種類と役割は次のとおりです。

経費の種類ごとに経費精算書を作ることで、経理担当者は確認や精算作業をスムーズに進められます。

経費精算の処理フローを作るときの注意点

スムーズに経費処理を行うには事前準備が大切です。以下では、経費精算書や経費処理のフローを作成する際の注意点、ポイントを解説します。

経費精算の規定を定める

従業員が適切な経費精算の申請をするには、明瞭で分かりやすいルールが不可欠です。経費精算の対象となる費用や立替払いを認める事項を示した規定を策定し、従業員に周知しましょう。これにより、従業員は経費としてどのような費目を申請できるかを理解しやすくなり、不正申請や間違った経費申請を防止できます。

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テンプレートは簡易で明確な書式にする

経費精算業務を効率化するには、従業員が記載しやすい経費精算書のテンプレートを作成するのがおすすめです。記入箇所や無駄な項目を少なくする、必須項目には印をつけるなどの工夫をすることで、記入ミスや漏れを減らせます。

企業の場合、経費精算書は7年間（繰越欠損金が発生した事業年度分は10年間）の保管が必要なため、経費精算システムなどを導入して検索性の高い保管ができるとなおよいでしょう。

承認のフローを整備する

経費申請に関する不正や間違いを早期に発見するには、確認や承認のオペレーションを整備することも重要です。

たとえば、経理への申請前に各部署の承認者が経費精算書をチェックする、経費利用に関するデータを改変できない経費精算システムを導入するなどの方法が考えられます。不正申請は正しい税金・利益計算に支障をきたす問題であるため、リスク対策が欠かせません。

経費精算業務をスムーズに進めるポイント

経費精算には申請者・承認者・経理担当者など多くの人が関わり、それぞれが申請や確認をするには時間も手間もかかります。差し戻しを減らしてスムーズに経費精算のフローを進めるために、次のポイントを知っておきましょう。

• 領収書がない場合の対処法を知っておく
• 法人カードや交通系ICカードの情報を活用する
• 経費精算システムを導入する

それぞれのポイントについて、以下で詳しく紹介します。

領収書がない場合の対処法を知っておく

領収書がない経費を申請する場合の対処法には、次のものがあります。

• 領収書の再発行を依頼する
• レシートを提出する
• 出金伝票を作成する

領収書の発行元が再発行に応じてくれる場合があります。領収書は基本的に支払いと同時に発行するものであるため、断られる可能性もありますが、一度相談してみるとよいでしょう。

領収書ではなくレシートであっても、経費申請は可能です。次の記載事項を満たしているかを確認しましょう。

• 発行者の名称
• 発行年月日
• 支払い内容
• 金額

なお、インボイス制度に沿って仕入税額控除を受ける場合は、レシートに次の記載があるかどうかを確かめます。

• 発行者の適格請求書発行事業者登録番号
• 適用税率
• 税率ごとの合計金額（税込または税抜）
• 税率ごとの消費税額

領収書もレシートもない場合は、出金伝票を使うことも選択肢の1つです。出金伝票とは現金での支払いを記録するための書類で、申請者自身が取引の記録を残せます。ただし、相手が支払いを受けて発行するものではないため、レシートや領収書に比べると証拠としての信頼性は劣ります。税務調査で指摘されても説明できるように取引に関連する書類が他にもあれば残しておきましょう。

法人カードや交通系ICカードの情報を活用する

経費の支払いに法人カードや交通系ICカードを使うようにすれば、取引の記録が残ります。たとえば、バス代・電車の運賃、自販機での購入など、現金払いでは領収書やレシートが出ない支出でも記録を残せます。

法人カードや交通系ICカードで支払われた経費は会社の口座から引き落とされるため、従業員が経費を立て替える必要はありません。経理担当者が従業員に払い戻す手間も省けます。

なお、法人カードでの支払いでは、クレジットカード会社から届く利用明細書だけでなく、利用店舗で発行されるクレジットカード売上票も保管しておきましょう。利用明細書だけでは、利用した店舗・会社の名称や支払い内容が分からない場合があり、取引の証拠としては不十分とみなされることがあるためです。

経費精算システムを導入する

経費精算システムを導入することで、経費精算を効率化できます。法人カードや交通系ICカードを紐づければ、取引の明細が自動的に取り込まれて入力の手間を省けるため便利です。交通費の精算に関しては、駅名や交通手段を入力すると、自動で交通費を計算してくれるシステムもあります。

スマートフォンのアプリから申請・承認のできる経費精算システムを選べば、申請を後回しにされたり、外出や出張などで承認が遅れてしまったりすることも減らせるでしょう。

経理担当者が入力や確認をする時間や手間も省け、スピーディーに経費の精算が完了します。中には振込データを作成できる経費精算システムもあります。振込データを使えば、インターネットバンキングを通じて簡単に払い戻しが可能です。

経費精算を効率化する「楽楽精算」とは？

効率的に経費精算を進めたいなら「楽楽精算」がおすすめです。経費の申請・承認から経理の確認作業・従業員への払い戻しまで、経費精算に関する一連の業務フローを最適化できます。以下では、楽楽精算を使う3つのメリットをみていきましょう。

申請ルールチェック機能でミスを防止できる

楽楽精算には、申請内容を自動でチェックし、必要に応じてアラートを出したり申請を完了できないようにしたりする機能があります。

あらかじめ社内の申請ルールを楽楽精算で設定しておけば、ルールにそぐわない申請ができないようになっています。たとえば、用途によって備考欄へ詳細の記載を促す、事前申請よりも金額が多い場合は申請できないようにするといったことが可能です。

申請の正確性が増すため、経理担当者が確認する負担が軽減され、差し戻し対応にかかる時間も短縮されます。

承認までの時間を短縮しラクに管理できる

楽楽精算なら申請から承認、精算までスムーズに進みます。工程ごとに別のシステムを使ったり、手作業で支払いを行ったりする必要がありません。

インターネット環境があれば、いつでもどこでも申請や承認ができることも、楽楽精算の強みです。出張先で経費を支払ったあとにすぐ申請でき、承認者が社内にいなくてもすぐに申請を確認できます。スマートフォンのカメラで領収書を撮影して、レシートの内容を取り込むこともできるため、手間や時間をかけず迅速な申請が可能です。

会計ソフトとの連携ができる

楽楽精算の「自動仕訳・会計ソフト連携」を利用すれば、あらかじめ設定した勘定科目に沿って自動で仕訳が行われます。

利用中の会計ソフトのフォーマットに合わせてCSVファイルを出力・インポートするだけで、会計ソフト側への手入力が不要になるため、経理担当者の入力工数を大幅に削減し、手入力による転記ミスや計上漏れを未然に防ぐことができるでしょう。

経費精算書についてのQ&A

最後に、経費精算書に関するよくある質問にお答えします。経費精算書を適切に処理するには、以下のポイントを押さえておきましょう。

Q1.経費精算書に添付書類は必要？

経費精算書を作成・提出する際は、金銭の授受を証明するために領収書などの添付書類が必要です。不正申請を防止するためにも、領収書には宛名や日付、金額などが記載されていることが望ましいとされます。

Q2.経費精算書に添付する領収書はレシートでもよい？

経費精算書の添付書類は、レシートでも問題ありません。そのほかには、クレジットカードの利用明細や銀行の振込明細、請求書、納品書などでも代用できます。

Q3.経費精算書の保存義務は何年間？

経費精算書と領収書などの添付書類は、大企業・中小企業を問わず7年間（繰越欠損金が発生した事業年度分は10年間）保存する義務があります。2022年の電子帳簿保存法改正により、電子取引で受領した領収書については電子データでの保存が義務付けられました。

まとめ

経費精算書とは、会社が支払うべき経費を従業員が立て替えて支払った際に立替分を精算するための書類です。従業員は立て替えた金額の払い戻しを受けられ、会社は経費を適切な勘定科目で処理できます。

経費精算をスムーズに行うには、必要な記載事項を網羅した経費精算書のフォーマットを経理部門で作成しておくことが有効です。加えて、領収書がない場合の対処法や経費精算システムなどの便利なツールの活用も検討しましょう。