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経費処理とは?実際の処理の流れや経費として計上できる勘定科目

更新日:2023/8/24
  • 経費精算

日々の業務では、社内のあらゆる部署で出費が発生しています。営業職が顧客を訪問した際の電車賃、総務部門がコピー機に補充するトナーの料金、IT部門が導入するシステムの月額料金など、その内容は多岐にわたります。企業活動で生じたこれらの費用は、経理部門が「経費」としてさまざまな手続きを行い、会計・税務上の処理をしているのです。

こちらの記事では、経費処理の流れや勘定科目について解説します。これから経費処理の基本を学びたい方から、経費処理できるもの・できないものを改めて確認したい経理部門の方まで、ぜひ参考にしてください。

経費処理の意味と流れ

初めに、経費処理の具体的な業務内容や、一般的な経費処理の流れなどの基礎知識を解説します。経理部門の基本の業務について、改めて確認してみましょう。

経費処理とは

経費処理は会計処理の一つで、事業の運営に関わるお金の出入りを計算したり、記録したりする管理業務です。
そもそも経費とは、事業の運営で利益を出すために使用した費用のことを指します。経費処理では、従業員が立て替えを行った経費を払い戻す「実費精算」、従業員に仮払いした経費(仮払金)を後日調整する「仮払精算」などの方法で精算が行われます。

経費処理が企業にとって重要な背景

企業が納める税金の中でも負担の大きい“法人税”は「利益」から「支出」を引いた「所得」にかかります。

企業が経費処理を行うと、事業の運営にかかった金額が利益から差し引かれるのです。つまり、経費の金額が多いほど課税される所得を抑えることができます。

課税所得=益金(利益)-損金(=支出)

法人税の課税所得を計算する際は、「益金(=利益)」から経費を含む「損金(=支出)」をマイナスします。このように、経費処理は企業が支払う税金にも影響を与える重要な業務だといえるでしょう。

経費処理の流れの例

ここでは、会社員が交通費の立て替えを行ったケースを想定して、経費処理の一連の流れをご紹介します。

①社員が上司から立替の承認を受ける
②実際に交通機関を利用した社員が立替を行う
③交通機関から領収書を受領する
④領収書を添付した立替経費精算書を上司に提出し承認を受ける
⑤承認を受けた立替精算書を経理担当に提出する
⑥経理担当が領収書を確認する
⑦経理担当が社員に立替金を精算する
⑧立替精算書と精算を経費処理する

社員への払い戻しが済んで経費処理が完了するまでには、いくつもの作業ステップがあります。営業部門のように社員の外出や出張が多い部署では、交通費や宿泊費などの経費が発生する機会が多くなります。そのため、経理担当者が経費処理の手順を理解し、効率的に手続きを済ませることが大切です。

経費として処理できるもの・できないもの

企業活動で生じる支出の中には、経費として処理できるものと、できないものが存在します。経費処理においては、各費用を項目ごとに正確に管理することが重要です。ここでは、経費になるもの・経費にならないものの具体例をご紹介します。

経費になるもの

経費として扱われるのは、事業を運営するために使用した費用です。基本的に企業が収益を得るために生じた出費が対象となります。また、経費を処理するためには、原則として領収書など経費の詳細を証明できる資料の提出が必要です。

勘定科目 説明と具体例
人件費 従業員を雇用したことで生じる費用
例:給与、賞与、手当など
消耗品費 消耗品の購入費用
例:文房具代、印刷用紙代、ガソリン代など
接待交際費 取引先への接待で生じる費用
例:飲食代、中元代、歳暮代など
旅費交通費 業務中の移動や出張で生じる費用
例:電車代、タクシー代、宿泊費など
研究開発費 商品やサービスの開発で生じる費用
例:調査・実験・試作にかかった費用など
新聞図書費 事業の情報収集で生じる費用
例:新聞購読料、書籍・雑誌の購入費用など
通信費 業務中の通信手段の費用
例:電話代、インターネット使用料、送料など
広告宣伝費 自社製品の広告宣伝で生じる費用
例:広告料、Webサイト運用費用、ノベルティ制作費用など
水道光熱費 事業で使用するエネルギーの費用
例:電気代、ガス代、水道代、灯油代など
地代家賃 事業で使用する土地や建物の費用
例:店舗家賃、倉庫家賃、敷地の土地代など
減価償却費 減価償却を行う固定資産の費用
例:機械の費用、車両の費用、器具備品の費用など
車両運搬具 業務で使用する車両の費用
例:自動車の費用、自転車の費用、電車車両の費用など
リース料 リース契約で借りる物の費用
例:コピー機・パソコン・自動車のリース費用など
福利厚生費 従業員に支給する福利厚生の費用
例:慰安旅行費、住宅手当、保養所の維持管理費用など
法定福利費 従業員に支給する法定福利厚生の費用
例:健康保険料、厚生年金保険料、雇用保険料など
諸年会費 業務に関連する団体の会費
例:商工会議所・法人会・中小企業協同組合の会費など
修繕費 事業用資産の修理費用
例:店舗・自動車・備品・機械の修理費用など
支払手数料 業務上の取引で発生した手数料や報酬
例:振込手数料、発行手数料、仲介手数料など
租税公課 経費計上できる税金や公金
例:固定資産税、法人事業税、自動車税など
損害保険料 事業用資産の損害保険に加入する費用
例:火災保険料、盗難保険料、損害賠償責任保険料など
雑費 他の勘定科目に当てはまらない経費
例:クリーニング代、ごみ処理費用、キャンセル費用など

経費にならないもの

事業の運営と無関係な費用は、経費として扱えません。収益を得る目的とは関係なく生じた出費は、経費にならないといえます。
たとえば、法人税や所得税などの税金による出費は、経費に該当しません。また、借入金の返済による出費に関して、利息部分は経費に該当しますが、元本部分は経費とみなされない点に注意が必要です。

経費処理の注意点

企業の税金にも関わる経費処理では、処理の内容に間違いがないよう、正確に記入や分類を行う必要があります。ここでは、経費処理に関する注意点をお伝えします。

金額や日付などの数字を正確に記載する

間違った経費処理が原因で、税務署から不正があると判断された場合、企業がペナルティを課される可能性があります。
たとえば、実際には使っていない費用を、ビジネスで使用したかのように見せかけて経費として計上することは犯罪です。以下のようなペナルティが課されるおそれがあることを把握しておきましょう。

過少申告加算税 税金を過少に申告した場合、新たに納める税金に加えて課されるペナルティ
無申告加算税 確定申告の期限後に申告した税金に対して課されるペナルティ
不納付加算税 納付期限を過ぎた源泉所得税に対して課されるペナルティ
延滞税 税金の納付期限から完納までの日数に応じて課されるペナルティ
重加算税 税金の申告内容に隠蔽や仮装がある場合に課される、もっとも重いペナルティ

勘定科目上の分類を正確に行う

経費の分類は会社によって異なります。導入している会計システムや経費精算システムによっては、会社側の分類に対応していないケースも少なくありません。システム選定の判断基準の一つとして、既存の会計ルールに対応できるものを選ぶと良いでしょう。

経費処理を効率化するには?

ここまで経費処理について解説しました。経費処理は、事業の運営で利益を出すために使用した費用を管理する業務で、課税額にも関わります。税金を正確に納めなければ、ペナルティを課されるおそれがある点に注意しましょう。担当者が経費として処理できるもの・できないものを把握し、正確に処理することが大切です。

経費処理は、社内での申請手続きから書類の管理まで、多くの手間がかかります。たとえば、経費処理の内容を証明する請求書や領収書などの書類は、一定期間にわたり保管し、社内で管理することが必須です。

そこでおすすめしたいのが、経費精算システム「楽楽精算」です。

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「楽楽精算」なら既存の申請書のフォーマットや経費処理のルールを変えることなく、スムーズにシステム化することができます。申請内容からそのまま勘定科目や税区分を振り分ける自動仕訳機能や社内規定の違反を自動でチェックする機能を搭載しているのも特徴です。

さらには、書類の原本を電子化し、システム上で保管できるようになります。紙媒体をファイリングする手間がなくなり、社内のペーパーレス化推進にも役立つでしょう。また、近年法改正が行われた電子帳簿保存法にも対応しており、保管や運用を楽にする機能が備わっています。経理業務の効率化は、ぜひ「楽楽精算」にお任せください。

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実際に「楽楽精算」をご導入いただいたことで経費精算の業務効率が改善されたお客様の声の一部をご紹介します。

経費処理についてのQ&A

経費処理に関するよくある質問と回答をご紹介します。

Q1. 財務会計上の「費用」とは?

財務会計上の「費用」とは、企業の支出のことです。社外の利害関係者へ向けて経営状況を報告する財務会計において、利益を計算する際に「収益」から差し引かれる項目です。

Q2. 税務会計上の「損金」とは?

税務会計上の「損金」とは、企業の支出であり、法人税の課税所得を計算する際に「益金」から差し引かれる項目です。課税所得は「益金-損金」で計算されます。

Q3. 税金の払い過ぎを防ぐために、経費が重要な理由は?

企業が納める法人税は、事業で得た所得に対して課されます。経費を含む損金が増えると事業所得が減り、税額を抑えられます。

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