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紙やエクセルでの経費精算のデメリットとは?経費精算システムが楽楽解決!

経費精算

2020/4/30

経費精算を紙やエクセルで行うことには大きなデメリットがあります。それは一体どのようなものなのか、そして、そのデメリットを経費精算システムがどのように解決してくれるのか、この記事で確認します。

従来の経費精算におけるデメリット

従来の紙やエクエルなどの表計算ソフトによる経費精算には以下のような多くのデメリットがありました。

手作業の記入で申請に時間がかかる

まず、申請に膨大な時間がかかります。例えば手作業による交通費精算のことを考えてみましょう。

まず申請者は自分の利用した交通費がいくらかかったのか調べます。次にそれを紙やエクセルなどに転記します。交通費精算であればこのときに利用した経路の証左が必要なので、駅の券売機や窓口で履歴を印字します。それを添付して承認に回します。

これらの作業を月末月初に行わなければならず、しかも申請書のある会社でなければこの作業が行えないとなると、申請者の手間と負担は非常に大きいものになるでしょう。

申請金額や入力必要事項の間違いがある

手入力の問題は時間がかかることだけではありません。人が行う作業なので、そこにミスが発生しやすいという点も大きな問題です。ミスを発生させてしまうと、そのミスの修正を行ったり、再度申請をしたりとさらに多くの時間を精算業務に費やさなければなりません。

自分でミスに気付くことができればいいのですが、経理担当者の最終確認段階でミスが発覚すると、上長承認を取り直すところから始めなければならないので、ミスの修正、再申請と当初の倍以上の時間がかかってしまいます。

領収書、レシートの保管の手間

領収書やレシートを保管することも非常に大きな負担となります。これらの書類がなくなってしまった場合、どのタイミングでなくなってしまったのかということを追いかけるのが非常に難しいものになります。発行元によっては再発行を行うことができない場合もあるので、証左となる書類の管理は丁寧に行わなければならないので、管理コストがおおきくなります。

経理担当者の確認作業の負担が大きい

経理部門は承認者が承認したものでも再度確認しなければならない場合もあるでしょう。精算業務上は承認者の立場にある方も、自分の通常業務が忙しく申請内容をひとつひとつ確認している余裕がないかもしれません。「よく確認はしていないものの申請者を信頼してとりあえず承認する」といった対応が常態化していると、経理は承認者の承認を通過したものでも念入りに再度確認しなければならないということになるでしょう。

旅費・交通費といった規定が煩雑な精算に時間を要する

また、承認者、経理部門は申請内容が正しいかどうかというだけではなく、社内規定に照らして問題ないものであることも確認しなければなりません。宿泊費は規定の範囲内の金額に収まっているか、タクシーを利用した場合はその証左と目的地、利用した理由も記載があるかなど、細かい規定を確認するのは非常に大変です。

出張手当なども役職、距離、宿泊数で細かく規定している場合にはそれをすべて把握し、誤りなく申請するのも非常に難しいものとなります。しかし、社内規定に違反しているものを承認することはできないので、この当たりを経理がカバーしなければなりません。

承認者不在の場合、申請の承認が滞る

紙やエクセルでの申請で、はんこやサインで承認の証左を残している場合には承認者が社内にいることが必須になります。外出や出張の多い承認者だと、承認者不在の影響で承認が滞ることも珍しくありません。

承認が滞ることで申請者はいつ振り込みが行われるのかわからなくなりますし、経理部門も決算業務をすすめることができず、不便だと感じることも多いでしょう。

経費精算システム導入によって得られるメリット

では、これらのデメリットを経費精算システムの導入によってどのように解決することができるのか確認しましょう。

領収書やレシートの撮影で自動入力可能

まず、OCR機能付きの経費精算システムであれば、領収書やレシートを撮影するだけで経費精算システムに入力することが可能です。これによって、手作業で入力することなく、ミスも減らせるというメリットがあります。

交通系ICカードとの連携で交通費精算が手軽

また、申請業務で手作業の負担が最も大きいものとして交通費精算があるでしょう。これについても経費精算システムに交通系ICカード読み取り機能がついていれば負担を大きく軽減することができます。専用のアプリが入ったスマホやタブレット、もしくは専用のカードリーダーを利用することで交通系ICカードのデータそのまま読み取ることができます。

読み取ったデータはICカードに入っている改ざん不可能なデータなので、そのデータが誤っていることはありませんし、ひとつひとつ交通費を調べる必要もないので、申請者のミスもなく申請の手間も軽減できます。

クレジットカード(法人カード)との連携で情報を自動取得

経費精算は現金だけではなく、クレジットカードで行われることもあります。会社で法人カードを用意して、それを従業員に渡すことで従業員が立て替えるという負担がなくなりますし、小口現金の取り扱いも減らせます。しかもそのカードを経費精算システムに連携していれば、クレジットカードで精算したものについては利用明細が自動で取り込まれるので、これについても手作業で入力する手間が省けます。

不正な申請を防止

交通系ICカードの取り込み、クレジットカード(法人カード)の自動データ連携のどちらも申請者の手入力の負担が軽減されることはもちろんですが、さらに不正な申請を防止できるというメリットもあります。

交通系ICカードから取り込んだデータも、クレジットカードの利用明細から取り込んだデータも、どちらも各企業が提供する正確なデータということが特徴です。申請者が自由に金額や利用内容を変更することができないので、内部統制強化を実現できます。

いつどこにいても申請・承認が可能

紙やエクセルで承認まで行っていると、承認者が社内に不在の場合に承認が滞ってしまうことがデメリットとしてありました。しかし、経費精算システムがクラウド型なら、いつでもどこでも申請作業や承認作業が行なえます。

営業中のスキマ時間や出張先でも経費精算を行うことができるので、わざわざ精算業務のためだけに会社に戻る必要もなくなります。

経理担当者の確認作業を大幅に軽減

申請者が手作業を行い、承認者が承認時に厳密なチェックをしていない場合、申請書にはミスがあっても修正されず経理部門に届くので、経理担当者の確認作業が非常に膨大になり、差し戻しの手間も含め、その負担が大きなものになってしまいます。

しかし、経費精算システムを導入すれば申請者はほとんど手作業を行わないのでミスが激減します。また、申請に利用されているデータが交通系ICカードやクレジットカード(法人カード)ということがわかっていれば、承認者の確認作業も簡単になります。その結果、従来の紙やエクセルの承認よりも精度の高い内容として経理部門に届くようになり、経理部門の確認の負担も削減できるでしょう。

会計ソフトへの連動で改めて入力する手間がない

経理部門は全従業員の申請を取りまとめなければなりません。しかも、申請の確認や承認作業だけではなく、仕訳を行って一つひとつ会計ソフトに入力したり、振込データを作成したりという経理処理も行わなければなりません。

しかし、この業務も経費精算システムを利用していれば不要になります。会計ソフトと連携している経費精算ソフトで、事前に申請者の申請時に自動仕訳が行われる設定にしておけば、そのデータをそのまま使って会計ソフトに取り込むことができるデータが作成されます。申請者の手作業だけではなく、経理部門でも手作業はミスが起こりやすいポイントです。また、手間も大きくかかるところなので、この機能を使うことでミスや手作業の手間を大きく削減することが可能です。

経費精算システムの導入で手作業やミスを削減し、経費精算業務の効率化を図れます。また、同時に精算業務を行うことで発生していた印刷代や残業代などのムダなコストも削減することができます。ミスをひとつひとつ指摘することで発生していた営業と経理の摩擦も、システムが肩代わりしてくれるので、円滑な業務遂行が可能になるでしょう。

さらなるメリットを得るなら「楽楽精算」

このように劇的な業務効率化を実現できる経費精算システムですが、そのなかでも「楽楽精算」の持っている便利な機能をご紹介します。

領収書読み取り機能(AI機能搭載)

「楽楽精算」の領収書読み取り機能(OCR)にはAI機能が搭載されています。継続的に読み取り行えばAIが学習を続けるので、読み取り精度が向上します。申請時の手作業がどんどん少なくなり、確認の手間も大きく削減することができます。

PCであれば領収書だけではなく請求書も読み取ることができるので、ますます便利な経費精算システムとなっております。

交通系ICカード取込み(AIによる入力補助対応)

「楽楽精算」でAI機能が搭載されているのはOCR機能だけではありません。交通系ICカードの取り込みもAI機能を搭載しています。こちらは乗降駅から判断し、目的地やプロジェクト名、負担部門を自動で追記してくれます。この機能に関しても使えば使うほど手入力しなければならない箇所が少なくなるので、積極的に交通系ICカードを読み取ることで、より多くの負担を削減することができるでしょう。

クレジットカード(法人カード)連携

「楽楽精算」でもクレジットカード(法人カード/コーポレートカード)の連携が可能です。連携している多くのクレジットカード会社のものであれば、自動で明細をとりこみ、データをそのまま経費の申請・精算に利用できます。

明細の中からプライベートの利用は除外することができるとともに、取り込まれた利用データは金額の修正ができない仕様なので、内部統制強化にもつながります。

自動仕訳

「楽楽精算」の自動仕訳機能は申請時に勘定科目や税区分に自動で紐づくように設定ができます。経理担当者ではなく、申請者が予め設定された項目を選択するだけで自動的に仕訳作業が行われるので、経理担当者の負担が軽減されます。

また、この自動で仕訳されたデータを会計ソフトに一括取り込みをすることができます。利用している会計ソフトの取り込み形式に合わせて「楽楽精算」からの出力形式をカスタマイズできるので、CSV連携ができる会計ソフトならほとんどすべてのものと連携が可能ですし、API連携によりシームレスなデータ反映が行える会計ソフトもあります。

出張にかかる費用・手当の申請も自動計算

出張にかかった費用も事前の申請にあわせて自動で計算することが可能です。また、事前に設定した情報から役職や距離に合わせて手当の自動計算なども行えるので、手当の社内規定が複雑な企業がご利用の場合には大いに役立つでしょう。

まとめ

経費精算を紙やエクセルで行うことには非常に大きなデメリットがありました。それらを解決するのが経費精算システムで、なかでも「楽楽精算」には非常に便利な機能が多くありおすすめです。ぜひこの機会に一度社内の精算業務について見直し、業務効率アップ、ムダな経費や間接コスト削減のために経費精算システム「楽楽精算」のご活用をご検討ください。

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