経費精算で「めんどくさい」と感じる場面は？経理の課題の解決方法

【担当者別】経費精算において「めんどくさい」と感じる場面

まずは経費精算で多くの経理担当者・申請者・承認者が「めんどくさい」と感じる場面について、具体例を交えてご紹介します。

経理担当者

シーン➀ 申請の確認作業に手間がかかる

経費精算では、申請内容が誤っているケースがあり、確認に多くの手間がかかります。経理部門では「申請内容に不備はないか」「領収書が添付されているか」などに注意しながら申請書を1件ずつ確認しなければなりません。

経理部門の現場では、実際にこんな「めんどくさい」という意見が挙がっています。

シーン➁ 申請された経費の仕訳に時間がかかる

経費処理が完了した後は、経費を適切な勘定科目に仕訳して会計処理を行います。1件ずつ仕訳をする手間がかかる上に、担当者によって判断にばらつきが生じるおそれがあり、業務が煩雑になりがちです。

シーン➂ 申請の差し戻しや申請者とのやり取りがストレス

申請書に入力ミス・計算ミス・記入漏れ・領収書の添付漏れなどの不備がある場合、差し戻しが発生します。申請者とのやり取りが何度も発生すると、「めんどくさい」と感じてしまうことがあるでしょう。

経理部門の現場では、実際にこんな意見が挙がっています。

シーン➃ 月末月初に負担がかかる

経費精算の締め切り付近となる月末月初は、他部署からまとめて確認依頼が入ることが少なくありません。集中力を要する業務を大量にこなさなければならず、経理担当者には多くの業務負担やストレスがかかります。

シーン➄ リモートワークができない

経費精算の電子化・ペーパーレス化が進んでいない場合は、原則として出社して捺印や書類の整理などの対応をしなければなりません。リモートワークができず、不便に感じるケースもあるでしょう。

申請者

シーン➀ 社内規定や領収書などを確認しながら申請する必要がある

申請者は、領収書やICカードの利用履歴を参照しながら、社内規定に沿って1件ずつ申請書を記入する手間がかかります。コア業務の合間に行う書類作成で大きな労力がかかってしまいます。

営業部門の現場では、実際にこんな意見が挙がっています。

シーン➁ 申請の差し戻しを受けるのがストレス

申請書の提出が完了した後、差し戻しが発生してしまうと、コア業務の合間に書類を修正して再提出しなければなりません。差し戻しの回数が増えるほど、コア業務のリソースが圧迫されてストレスを感じやすいです。

営業部門の現場では、実際にこんな意見が挙がっています。

シーン➂ 会社で申請をしなければならない

営業部門では取引先の訪問などで外出する機会が多くあります。ところが、紙ベースで経費精算を行っている場合は、社外から申請の手続きができません。経費申請のためだけにわざわざオフィスへ戻る手間がかかってしまいます。

シーン➃ 承認がなかなか進まない

管理職の承認担当者が出張などで不在だったり、経理担当者の処理が追いついていなかったりすると、経費の承認がなかなか進みません。立替分のお金が戻ってくるまでに多くの時間がかかり、申請者に費用面での負担が生じてしまいます。

承認者

シーン➀ 確認事項が多く負担を感じる

経費精算では正確性を求められるので、申請書の日付・支払先・用途・金額などの情報を全て確認する必要があります。承認者はマネジメント業務の合間に承認作業をこなすので、仕事の負担がかさんでしまうことが少なくありません。

シーン➁ 月末月初に負担がかかる

月末月初は提出される申請書の件数が多くなりがちです。日々の申請を後回しにして、期限が近づいてからまとめて申請を行う申請者が少なくないためです。そのため、月末月初に承認作業が一気に増え、管理職が業務過多になってしまうケースがみられます。

シーン➂ わざわざ出社して捺印をしなければならない

経費精算がシステム化されていない場合は、承認作業で印鑑を押すためだけに出社しなければなりません。出張など仕事の都合で管理職が不在になると、承認作業が長期的に滞る原因にもなります。

めんどくさい経費精算をスムーズにするには？

前述した通り、多くの経理担当者・申請者・承認者が経費精算を「めんどくさい」と感じています。課題解決へ向けて業務フローを改善するなら、具体的に以下のポイントで取り組んでみましょう。

経費精算の申請ルールを周知する

経費精算の業務フローをまとめてマニュアル化し、全従業員に周知することで、申請漏れやミスによる差し戻しの削減を期待できます。正確な経費精算の重要性や、申請時の注意点について理解を深めるには、勉強会や社員研修を実施すると効果的です。

経費精算のフローを改善する

自社の経費精算のフローを見直し、申請プロセス全体の効率化を検討するとよいでしょう。具体的には「承認ステップの削減」「権限委譲の実施」「一定額以下の申請の簡易化」などの解決策が挙げられます。

経費精算全体の電子化・自動化を進める

経費精算システムを導入し、申請を電子化・自動化すると効果的です。申請・確認・承認を全てオンラインで実現し、かつチェックや仕訳の業務を自動化すれば、業務負担の軽減につながります。システムによっては、申請内容の不備をアラートで通知する機能が搭載されているので、申請書の作成時点でミスを防止し、差し戻しの件数を減らせる可能性があります。

めんどくさい経費精算の効率化には「楽楽精算」がおすすめ！

めんどくさい経費精算を効率化するなら、クラウド型経費精算システム「楽楽精算」の導入がおすすめです。システム導入で経理担当者・申請者・承認者のさまざまなお悩みを解消しましょう。

経理担当者にとっての「らくらく」

面倒なチェックを軽減できる

申請書の記入が自動化されるので、申請者の手作業によるミスが低減します。経理担当者がチェックする負担が大幅に軽減されます。

規定違反チェック機能で差し戻しの数を減らせる

社内規定に違反した申請を自動でブロックする機能が搭載されています。差し戻しの件数が減り、経理担当者の無駄な作業をなくせます。

会計ソフトに申請時に自動で仕訳されたデータを簡単に取り込める

事前に仕訳の項目を設定することで、仕訳作業を自動化できます。さらに、CSV形式でのデータ出力に対応しているので、会計ソフトと連携して簡単に仕訳データを取り込めます。

オンラインでのチェック・承認が可能に

オンラインで申請内容のチェック・承認ができます。経理部門でもリモートワーク体制を実現でき、多様な働き方が可能となります。

申請者にとっての「らくらく」

申請ミス・差し戻しを減らせる

領収書や交通系ICカードから経費を電子データ化して自動計算するので、転記作業が不要となります。ミスが発生するリスクが減り、経理からの差し戻しがなくなるので、手続きの負担が軽減されます。

スマートフォンからも楽楽申請が可能

外出先からスマートフォンで経費申請を行えます。営業活動のスキマ時間を活用して、短時間で効率的に申請ができるようになります。

承認者にとっての「らくらく」

チェックの手間を軽減できる

定期区間の交通費の自動控除や、規定違反チェックなど、承認作業の負担を減らす機能が充実しています。効率的かつ正確なチェックが可能となります。

オンラインでチェック・承認が可能

オンラインでのチェックや承認に対応可能です。出張先などオフィス外でも承認作業ができるので、申請手続きが滞る心配がありません。

経費精算で感じる「めんどくさい」お悩みは専用システムで解決を！

ここまで、経費精算で経理担当者・申請者・承認者が「めんどくさい」と感じる場面や、課題の解決策をご紹介しました。
経費精算を専用システムで電子化・自動化すると、お悩みを解消できる可能性があります。その際は、自社の課題解決につながるシステムを導入することが大切です。ご紹介した「楽楽精算」は、経費精算をラクにする機能が充実している上、導入前後のサポートのサービスが手厚いので、初めてのシステム導入でも安心してご利用いただけます。

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