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請求書管理の方法は?受領側が守るべきルールや効率的な整理方法

更新日:2024/1/31
  • 経費精算

請求書は、商品やサービスの提供側が代金を回収するために、買い手に対して提示する書類のことです。請求書の受領側は、法律に基づいて請求書を一定期間保管し、期日までに代金を支払う義務が発生します。
本記事では、請求書管理において受領側が守るべきルールや管理の流れ、管理を効率化するためのポイントを徹底解説します。請求書管理の最適化に役立つシステムもご紹介しますので、受領した請求書の管理方法にお悩みの場合や既存システムに不満を感じている場合はぜひ参考にしてください。

請求書は受領側の管理が重要

取引先から受領した請求書は、単に経理業務の一環としてだけではなく、税法上保管が必要です。法人税法や所得税法などの複数の法律では、税金を正しく納めるために請求書を一定期間保管することを義務付けています。取引の証拠として、決算や税務調査、取引先とトラブルが起こったときのためにも保管は大切です。

また、請求書をはじめとした帳票は、提出を求められたときにすぐに引き出せるようにまとめる必要があります。そこで、多くの企業ではクラウド型の請求管理システムを導入し、過去書類の一元管理を実現するケースが増えています。

請求書の保管には“保存要件”が決められている

請求書を保管する際は、法律で定められた保存要件を守る必要があります。こちらでは、請求書管理における保存期間と保存形式の要件を解説します。

要件①保存期間

請求書は、法人であれば7年間、個人事業主の場合であれば5年間の保存が必要です。請求書発行日や支払期日からではなく、税の申告・確定申告のタイミングから起算するため注意しましょう。また、一定期間保存しなければならないのは請求書だけではありません。法人の場合、契約書や領収書、注文書(発注書)、注文請書、見積書、仕入伝票、検収書などは、請求書と同様に7年間の保存義務があります。

要件②保存形式

請求書の保存形式は、紙と電子データのどちらでも有効ですが、電子データで受領した請求書はデジタルデータのまま保存する必要があります。基本的にメールに添付されたPDFファイルを印刷し、紙媒体で保存することはできません。反対に、紙で受領した請求書をスキャンし、電子データに変換して保存することは可能です。スキャナ保存によって社内のペーパーレス化を促進でき、コスト削減や請求業務の効率化、テレワークへの対応などのメリットが期待できます。ただし、電子データでの文書保管には、電子帳簿保存法により一定の要件が設けられています。詳細は以下の記事でご確認ください。

>> 電子帳簿保存法について詳しくはこちら

請求書管理の流れ

請求書の管理業務は、どのような流れで進行するのが適切なのでしょうか。こちらでは、基本的なフローと紙やエクセル管理における主な課題を解説します。

1.一時保管

まずは、届いた請求書を検収処理・精算処理が完了するまで保管します。未払いや支払い漏れを防止するために、ほかの書類と混ざらないように分類することが大切です。

2.支払日までの保管

次に、請求内容と見積書や納品書の金額を照合し、請求金額の正誤をチェックしましょう。間違いがなければ検収処理・精算処理を行い、支払期限まで保管します。

3.支払い後の保管

最後に、支払いが完了した請求書に「支払い済み」の印やサインを記入し、対応前のものと混ざらないように分類します。支払い後は税法上決められた期間、検索性を満たして保管する必要があります。

取引の発生から入金までの一連の流れは、煩雑になりやすいのが難点です。紙媒体で管理する場合は、手作業でのファイリングや保管スペースが必要となるため、工数と経費の両面で負担が大きくなります。保存期間も長期にわたるため、紙やファイルの劣化にも気を付けなければなりません。

また、請求書をエクセルで管理する場合は、データ量が膨大になり処理速度が落ちたり、ファイルのメンテナンスが必要になったりします。エクセルは請求書管理に特化したツールではないため、入力間違いや対応漏れなどの人的ミスを防止する機能も搭載されていません。

このような背景から、経理部門の業務負荷の軽減や電子帳簿保存法・インボイス制度への対応のため、近年は請求書管理にシステムを導入する企業が増えています。

請求書の主な2つの管理・整理方法

受領した請求書は、月ごともしくは取引先ごとに管理・整理するのが一般的です。ここでは、それぞれのメリット・デメリットを解説します。

月別に管理する

メリット

請求書を月別に管理すると、月全体の数字が見やすいのがメリットです。月次決算の効率化に役立ち、年次決算業務の負担軽減につながります。毎月の支払額を正確に把握したい場合は、月別管理のほうが適しています。

デメリット

請求書を月別に管理する場合、特定の顧客の請求書を探すときに時間がかかるのが欠点です。取引先数が多い場合や検索性に優れたシステムを導入していない場合は、取引先別に管理した方が安心です。

取引先別に管理する

メリット

請求書を取引先別に管理すると、特定の取引先の請求書に容易にアクセスできるようになります。また、取引先ごとに請求書のフォーマットが統一されているため、視覚的に見やすくなるのもメリットです。

デメリット

請求書を取引先別に管理する場合、月ごとの支払総額を確認できない点がデメリットです。経理業務の負担を軽減するには、支払い状況を管理できるシステムを別途導入すると良いでしょう。

なお、近年はシステムを導入して管理作業の自動化を進めている企業が増えていることもあり、月別に請求書を分類する企業が多い傾向にあります。取引先が固定されていて、請求件数が少ない企業では、取引先別の管理が採用されるケースもあります。

請求書管理を効率化するためには

請求書管理では、多くの企業がさまざまな悩みを抱えています。例えば、請求書を紙で管理する場合、ファイリングや保管スペースが必要になり、手間とコストがかかります。検索性も低いため、必要な書類を迅速に見つけ出すことが困難になりがちです。

また、電子請求書への移行も簡単ではありません。タイムスタンプの付与や検索機能の確保など、厳格な保存要件への対応が求められます。さらには、すべての企業が電子取引に対応しているわけではないため、紙やPDFなどのさまざまな形式で請求書が届く場合があり、管理が複雑化しやすい傾向にあります。請求書の形式が複数あると紙を電子データにするためにスキャンしたり、別々に管理したりと手間がかかるでしょう。

このような課題を解決し、請求書管理の効率化を図るには、システムの導入がおすすめです。システムの導入によって、紙の管理から電子データによる管理に変わることで、ファイリングの手間やコストを削減できます。また、紙やメール、FAX、インボイス・インボイス以外など、さまざまな形式で届く請求書の仕分けやデータ化もシステムならラクラクです。

加えて、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応がされているシステムであれば、ややこしい諸要件への社内対応もしやすくなるでしょう。

請求書処理に関して何かしらの課題を感じている場合は、一度システムの導入を検討してみるのがおすすめです。

請求書管理の最適化には「楽楽精算」の導入がおすすめ!

ここまで、請求書管理の基礎知識や保存要件、管理の流れ、管理方法、効率化のポイントをお伝えしました。請求書の受領側には、電子帳簿保存法や法人税法に従い、受け取った請求書を適切に保存する義務があります。万が一管理に不備があると、支払い漏れや二重支払いが発生し、トラブルにつながる可能性もあるでしょう。しかし、紙やエクセルでの管理は手間やコストがかかりやすいため、システムを導入して請求書のデジタル化を進めるのがおすすめです。

請求書の管理や毎月の経費精算の効率化にお悩みの方へおすすめなのが「楽楽精算」です。経費精算システム「楽楽精算」は、経費精算機能だけでなく、請求書の受領から処理、保管までをラクにする機能が豊富に搭載されているのが特徴です。主な魅力を4つご紹介します。

「楽楽精算」の魅力① 請求書の受領・読取がラクになる

同システムを導入することで、紙やメールなどのさまざまな形式で届いた請求書の電子化・確認をシステム上で行えます。紙の場合は複数枚をまとめてスキャン、メールで届いた場合は指定アドレスに送信するだけで請求書を自動的にアップロードできます。

「楽楽精算」の魅力② 請求書の処理がラクになる

アップロードと同時に、金額や取引先などの請求情報を自動で読み取るため、転記時の手入力の手間を減らしてミスを大幅に削減できます。また、自動仕訳機能や既存の会計システムとの連携機能など、経理処理がラクになる機能が充実しているのも強みです。

「楽楽精算」の魅力③ 請求書の支払依頼がラクになる

加えて、アップロードした請求書を使い、システム上で支払依頼申請ができるのもポイントです。面倒な申請書の作成が不要になり、システム上で確認ができるため承認のスピードもアップします。

「楽楽精算」の魅力④ 電子帳簿保存法&インボイス制度への対応がラクになる

近年の法改正に応じた機能やサービスのアップデートも実施しており、電子帳簿保存法はもちろん、インボイス制度にも対応しています。

請求書管理の体制の整備していくうえで、ご不安な点がありましたら、手厚いサポートをご提供する「楽楽精算」へご相談ください。

手厚いサポート体制

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