交通費精算システム選びで悩まない！外さない5つの選定基準とは？

交通費精算システムとは

交通費精算システムは一般的には「経費精算システム」とも呼ばれます。どちらも交通費や経費の精算をシステムで行えるというものです。従来の交通費精算といえば、紙やExcelなどの表計算ソフトによる手作業が主流でした。しかし、システムを導入することで、手作業で行っていた申請のほとんどが不要になります。

交通費精算システムの導入により、交通費精算を手作業で行っていたときに比べると、申請内容が誤っていたり、社内ルールを守れていなかったりするなどの申請不備が少なくなった、交通費精算の業務負担が非常に軽くなった、という声を多く聞くことができます。では、この交通費精算システムはどのように選べばよいのでしょうか。その選定基準についてご紹介します。

失敗しない交通費精算システムの選定基準5つのポイント

交通費精算システムを選ぶときには、どのように選べばよいのか、その5つの基準をここからご紹介いたします。

交通費精算システム選定基準1：記入や入力作業が自動化されるかどうか

交通費精算システムを導入する際の一番のメリットは、その作業の多くが自動化され効率的に行えることです。

交通費精算のシステム導入はしたけれど、結局交通費の申請金額や経路は申請者が調べてひとつずつ入力しなければならない…というシステムでは、「手作業」や「表計算ソフト」を使うのとほとんど変わらず、交通費申請者の申請業務効率化にメリットがありません。

しかし、例えば導入した交通費精算システムにICカード読み込み機能があれば、カードリーダーに交通系ICカードをかざすだけで、交通系ICカードに保存されている利用履歴を読み込み、交通費の申請データとして使用できるので、今までの手作業での入力が不要になります。また、「ジョルダン」などの乗換案内システムが交通費精算システムに内蔵されていると、使用した経路を選択するだけで運賃が自動的に算出され、運賃を調べて、それをまた別のものに入力するという手間もありません。

これらの機能によって、交通費精算が自動化されるかどうか、事前に確認しましょう。

交通費精算システム選定基準2：スペックが自社に合っているか

システムの導入を検討する際に、それがどの規模の会社を想定しているかを考えることは重要です。

例えば従業員数が少ない中小企業向けに作られた製品では、「簡単」「シンプル」をコンセプトに作られているものが多く、「月一人当たり数百円」など導入しやすいように価格が低額に設定されているものもあります。ただし、低額で利用できる分、必要な機能が足りない可能性があることを考慮すべきでしょう。例えば、様々な会計ソフトとの連携、クレジットカードとの連携機能がなかったり、前述の交通系ICカードの取り込み機能がなかったりすることもあります。逆に利用者数が1,000名以上になる大企業向けでは、価格がある程度高額であるものの、機能が非常に充実しているということもあります。

中小企業向けのシステムと大企業向けのシステムは一長一短であるため、交通費精算システムを導入する際には、自社にとってシステムを導入することで達成したい目的は何か、そのために必要な機能は何かを事前に検討し、きちんとその機能が過不足なく備わっているかどうかを確認しましょう。

交通費精算システム選定基準3：自社に合ったカスタマイズできるかどうか

自社に合わせたカスタマイズを簡単にすることができることも、システムの導入に際しては重要です。

例えば、各々の社員の定期区間を登録し、定期区間が含まれる経路を検索した際、自動で控除をしてくれたり、金額の大小によって交通費や経費の申請のフローを自動で振り分けることができたり、自社の社内規定に沿ったものしか申請できないようにカスタマイズをしたりすることが可能なものがあります。

また、申請画面自体を簡単にカスタマイズできる精算システムもあり、今までの申請書と同様のフォーマットにすることで、社内からの導入批判に対応することも可能です。

「楽楽精算」はこのカスタマイズ機能が非常に充実しています。この機能を活用し、自社オリジナルの申請ルールを適用させたり、フォーマットにしたりして、便利に活用している企業様の事例をご紹介します。

交通費精算システム選定基準4：導入実績が豊富で、ユーザーの体験や経験を生かして製品化されているか

交通費精算システムは社内利用者の全員が使用しやすいものであることが重要です。使いやすいシステムであり続けるためには、その交通費精算システムを実際に利用する方の体験や経験が製品に生かされている必要があります。

例えば、申請者側の立場だけではなく、経理担当者が申請された内容を業務として処理をする際に必要な機能が考え抜かれた製品を選ぶことが大切になってくるので、その製品の特徴をよく検討することがポイントです。

交通費精算システム選定基準5：サポートが充実しているかどうか

交通費精算システムを導入するときに忘れがちなのが、導入はゴールではなくスタートということです。精算システムを導入したあとに、それが全社に浸透して、交通費の精算業務が効率化されなければ、導入にかかった時間もコストも無駄になってしまいます。

そのときに重要なのがサポートの充実度です。サポートが充実していれば、導入初期の自社向けカスタマイズにも協力してもらえるので、導入にかかる時間が削減できますし、その後の運用での悩みも十分に解決してくれるはずです。

サポートに関しても機能同様、コストと効果のトレードオフになることが多いので、費用が安ければサポートは薄い可能性が高く、費用が高ければサポートを手厚くしてもらえると考えていいでしょう。導入するシステムを使いこなせるか不安な方は特に、自社に必要なサポートを見極め、それに見合うサポートを提供してくれる交通費精算システムを選ぶといいでしょう。

「楽楽精算」はお客様ごとに専門の担当者がつくカスタマーサポートを特に高く評価いただいておりますので、システム導入が初めてで不安だという方は、是非ご検討ください。「楽楽精算」のサポートの充実度にご満足いただいた事例もご紹介いたします。

まとめ

交通費精算システムの導入時には以下の点を確認する必要があります。

• 記入や入力作業が自動化されるかどうか
• スペックが自社に合っているか
• 自社に合ったカスタマイズできるかどうか
• 導入実績が豊富で、ユーザーの体験や経験を生かして製品化されているか
• サポートが充実しているかどうか

これらの基準を満たし、自社にあっていそうだと判断されたら、一度デモを見たり、無料トライアルを申し込んで使用感を試してみたりするのがおすすめです。デモを見たり、トライアルを行ったりすることで初めて分かることも多くあります。

無料トライアルでも使用感がよく、交通費精算を効率化できそうというのであれば、実際に導入しても問題ないでしょう。

「楽楽精算」でも無料トライアルをご提供しておりますので、是非一度使用感をお試しください。

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