交通費精算を効率化！交通費精算システムのICカード読取機能
- 経費精算システム
企業によって交通費の精算方法は様々です。その中で、駅の券売機からICカードの履歴を券売機から印字し、交通費精算作業をしている企業は多いのではないかと思います。
ICカードの履歴が印刷されるため、不正の防止などの利点がありますが、交通費精算システムを活用すれば、より早く、正確な交通費精算が出来るようになります。
実際に、ICカードの履歴を券売機から印字して交通費精算をする場合と、交通費精算システムを使った場合、交通費精算作業にどれほどの違いができるのか見ていきましょう。
ICカードの経路履歴を券売機から印字して交通費精算をする場合
ICカードの履歴を券売機から印字し交通費精算作業を行う場合、実際にどんな手間が発生するのか確認してみましょう。
印刷できる履歴の件数には限りがある
ICカードの経路の履歴は印字の限度があるため、都度、駅の券売機で履歴を印字する必要があります。もし、印字を忘れてしまい履歴が印字の限界を超えてしまった場合は、自分の記憶を頼りに交通費の精算を行わなければなりません。
印刷した履歴から入力・記入をしなければならない
印刷したICカードの経路の履歴はあくまでも参考資料でしかなく、そこから自分で所定のフォーマットやExcelに記入や入力を行わなければなりません。
印刷した履歴から得られる情報が限られている
ICカードの経路履歴には、駅名程度の情報しか無く、定期区間を使ったかどうか、本当に申請された経路を利用したかどうか分からず、チェックを行う作業が発生してしまいます。
この券売機から履歴を印字する方法でで交通費精算を行うと、駅での履歴印刷から申請完了まで1～2時間ほどの時間がとられてしまいます。
こんなに便利！交通費精算システムのICカード読み取り機能
次に交通費精算システムのICカード読み取り機能を使い、交通費精算を行うと何が変わるのか、見ていきましょう。
不正な申請を防止！
交通費精算システムのICカード読み取り機能を利用した場合、取り込まれたデータは後で変更することができなくなっており、不正な申請を防止することができます。
確認をする手間とさよなら！
ICカード取込をした場合、交通費精算システムでは読み込んだデータに「IC」のアイコンが表示され、ひと目見ただけでICカードの履歴を取り込んだ申請と分かるようになっています。面倒な確認をする必要がなくなります。
定期区間も控除で安心！
ICカードの履歴を読み取るので、定期区間が自動的に控除された状態で申請がされます。過払いの防止につながり、無駄なチェックの時間もなくなります。
この方法を用いると、交通費精算業務にかかる時間も5分程度となり、劇的に時間を短縮することが可能になります。
交通費精算システムには、他にも申請したデータを自動で仕訳し勘定科目に紐づけてくれたり、会計ソフトに簡単に取り込むことができる機能があったりとメリットは様々です。
最後に
交通費精算は、交通費精算システムの様々な機能を活用することで、大幅な業務効率化を図ることができます。様々な機能がある交通費精算システムから自社にあったものの導入を考えてみてはいかがでしょうか。
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