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経費精算ソフトを選ぶときに注意しておきたい4つのポイント

2015/7/2

経費精算ソフトの導入により得られるメリットは様々です。
一例として、コストをとってみても、従業員数が300人の会社で一年間に約515万円のコスト削減が期待できるほど、経費精算ソフトの導入メリットは大きいものです。(ラクス試算)

しかし、自社に合った経費精算ソフトを選ばないと、このような効果は得られず、逆に会社にとって損失を生みだす可能性もあります。
そこで、今回は多種多様な経費精算ソフトがある中、どのように選定するのがいいのか、ポイントを4つご紹介します。

ポイントその1:記入や入力作業が自動化されるかどうか

経費精算ソフトを導入する際の一番のメリットは、今まで手入力や手書きで行っていた一連の作業が、自動化され交通費精算作業が効率的に行えることです。

経費精算の合計金額はコンピュータが計算してくれるけれど、交通費の申請金額や経路は申請者が計算を行わなければならない…という経費精算ソフトでは、「会計ソフト」や「表計算ソフト」を使うのとほとんど変わらず、経費申請者の交通費精算業務の効率化にメリットがありません。

また、サーバー上にソフトをインストールしなければならない製品ですと、法令や税製改正、システムの改善のたびにバージョンアップ作業が必要になってくるため、管理に多くの手間がかかってしまうため、導入の際には注意が必要になります。

「ジョルダン」などの乗換案内ソフトが経費精算ソフトに内蔵されていると、使用した経路を選択するだけで運賃が自動的に算出され、入力の手間も有りません。また、カードリーダーに交通系ICカードをかざすだけで、交通系ICカードに保存されている利用履歴を読み込み、交通費の申請データとして使用できる機能を有しているものもあり、より経費精算業務の効率化が期待できます。

このような経費精算ソフトの中でも特におすすめなのが、クラウドサービスを活用した経費精算ソフトです。クラウドサービスですと、電車等の公共機関の運賃改定や消費税増税にも即座に対応可能であり、社内にサーバーを設置することが不要になるなど、多くのメリットがあります。

ポイントその2:経費精算ソフトのスペックが自社に合っているか

業務効率化のためシステムを導入したのに、そのシステムに振り回されてしまいかえって面倒が増えてしまった、というのはよくある話です。
経費精算ソフトを導入したのち、きちんと業務効率化のために利用できるかどうかは、製品がどのような企業規模を想定して作られているかよく理解する必要があります。その製品が自社に合うかどうかを見極めなければなりません。従業員数などの会社の規模によって、製品は様々です。

それぞれの特長を見ていきましょう。

従業員数が少ない中小企業向けに作られた製品では、「簡単」や「シンプル」をコンセプトに作られているものが多く、「月一人当たり200円」など導入しやすいように価格が低額に設定されているものもあります。
ただし、低額で利用できる経費精算ソフトには必要な機能が足りない可能性があることを考慮すべきでしょう。例えば、会計システムとの連携、クレジットカードとの連携機能や交通系ICカードの取り込み機能は、経理担当者の業務効率化のためには付いていて欲しい機能です。ですので、経費精算ソフトを導入する際には、自社にとって何が必要な機能化を見極め、きちんとその機能が備わっているかどうかを確認することが大切です。

大企業向けの製品には、「経費の予算管理」、「プロジェクトごとの経費の割り当て」、「新幹線や旅券などのチケット予約」などの機能が搭載されているものもあります。
ただし、大企業向けに作られた製品は、もちろんソフト自体の価格が高くなってしまうため、導入した後にきちんと使いこなせるのか、価格に見合った利点が見いだせるかどうかなど検討する事が必要です。

ポイントその3:自社に合ったカスタマイズできるかどうか

人気の高い経費精算ソフトは、自社に合わせたカスタマイズを簡単にすることができ、企業の規模を問わず多くの企業に選ばれています。
一例を上げると、各々の社員の定期区間を登録し、定期区間が含まれる経路を検索した際、自動で控除をしてくれたり、金額の大小によって申請のフローを自動で振り分けることができたり、自社に合ったカスタマイズをすることが可能です。

ポイントその4:導入実績が豊富で、ユーザーの体験や経験を生かして製品化されているか

経費精算ソフトは担当者が使用しやすい「道具」となるかどうかが重要です。
担当者が使用しやすい「道具」として成り立つには、その経費精算ソフトを実際に利用する担当者の体験や経験が製品に生かされている必要があります。
例えば、申請者側の立場だけではなく、経理担当者が申請された内容を業務として処理をする際に必要な機能が考え抜かれた製品を選ぶことが大切になってくるので、その製品の特徴をよく検討することがポイントです。

最後に

いかがでしたでしょうか。
ご紹介した4つのポイントが皆さまの経費精算ソフト選定の際にお役に立てば幸いです。
経費精算ソフト「楽楽精算」でも詳細資料や無料トライアルをご用意しています。ご興味がある方は是非お問合せください。

ラクス

おかげ様でラクスのサービスは、 クラウドサービス17,200社 レンタルサーバーサービス22,800社、のべ40,000社のご契約を頂いております。 (2016年4月現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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