出張費とは？旅費交通費との違いや経費精算の流れ、よくある疑問

出張費とは？

出張費とは、企業の従業員が通常勤務する場所を業務上の理由で離れ、遠隔地へ行く場合に発生する費用のことです。具体的には、以下のような費用が出張費に該当します。

出張費と旅費交通費、一般的な交通費との違い

出張費と混同しやすい勘定科目に「旅費交通費」や「交通費」があります。出張費に対して、「旅費交通費」や「一般的な交通費」とはどのような勘定科目なのでしょうか。ここでは、それぞれの勘定科目の特徴や、出張費との違いを解説します。

どの費用にどの勘定科目を使用するかは、企業のルールによって異なります。実際の仕訳の際は、自社のルールを確認しながら、それぞれの勘定科目を選択しましょう。

旅費交通費との違い

出張費の場合は出張で発生する費用全体が対象となりますが、旅費交通費の場合は出張で発生する宿泊費・交通費が主な対象となります。例えば、旅費交通費の「旅費」には、業務で遠隔地へ行ったときの宿泊費や出張手当などが該当します。また、旅費交通費の「交通費」に該当するのは、業務で遠隔地へ行くために必要な電車・新幹線・飛行機などの運賃などです。原則として、食事代や手当などは含まれません。

一般的な交通費との違い

一般的な交通費は、業務中の移動で発生する費用が対象となる勘定科目です。具体的には、近郊の取引先へ行くための電車賃や、駅から距離があるときに利用するタクシー代などが挙げられます。「普段出勤している会社の近郊で発生した費用か？」「泊りではないか？」などが判断のポイントとなります。

基本的な交通費精算のやり方や申請のときの注意点を確認したい場合は、以下の記事をご覧ください。

関連記事：交通費精算のやり方や申請時の注意点｜経理業務でよくある課題とは？

出張費における経費精算の流れ

出張費は従業員が立て替えることも多い費用です。立て替えた出張費は経費精算が必要です。従業員が立て替えた出張費の経費精算は、以下の流れで行われます。旅費精算をスムーズに行うために、流れを確認してみましょう。

Step1. 出張申請の承認

申請者は出張先で支出が発生する都度、領収書（レシート）を受け取ります。出張から戻ったら、申請書と領収書を承認者へ提出し、出張費の申請を行います。

Step2. 経費精算申請の承認

承認者は、社内規定に基づいて申請書類に記載された情報を詳細に確認し、問題がなければ承認を行います。具体的には、業務上適切な出張か、申請内容が社内ルールに沿っているかなどを確認し、承認が完了した書類を経理部門へ提出します。

Step3. 経理部門による経理・会計処理

経理担当者は、申請書類に記載された情報を詳細に確認します。問題がなければ承認を行い、経理部門で経費の支払いへと進みます。経理部門でのチェックは、申請内容のダブルチェックに加え、社内規定との整合性を精査する必要があります。

Step4. 支払い・記録の保管

会社から申請者へ経費を支払います。申請者や領収書などの書類は一定期間の保管が必須です。法人の場合、領収書は原則として7年の保管が義務となっています。

以下の表では、事業形態別の領収書の保管期間をまとめています。

【事業形態別の領収書の保管期間】

出張費の経費精算でよくある課題

出張費の経費精算は重要なものの、出張する側・確認・承認する側それぞれで課題が起きやすいといえます。ここでは、多くの経理担当者を悩ませる、よくある課題をご紹介します。

出張する側の課題

出張する側の課題としては、主に以下の2つが挙げられます。

・立て替え金額が大きくなりやすい

従業員が出張費を立て替える場合は、新幹線代やホテル代のようなまとまった金額を負担することになります。あくまでも一時的な負担ではあるものの、出張者に金銭的な負担が発生しがちです。

・申請の手間がかかる

出張者は経費精算のために立て替えた分の領収書をその都度保管しなければなりません。出張費の精算では移動費・宿泊費・出張手当など申請内容が多くなるので、その分経費申請の手間も多くなるでしょう。

確認・承認する側の課題

一方で、確認・承認する側の主な課題は以下のとおりです。

・小口現金でやり取りする手間がかかる

小口現金で経費精算を行う場合は、経理担当者が小銭を管理します。手作業で小銭を数えたり、お金の動きを記録に残すために現金出納帳に記入したりする手間がかかるのが難点です。また、小銭を紛失するリスクもあります。

・申請内容が規定範囲内かの確認が必要

承認者や経理担当者は、自社の規定を参照して申請内容のチェックを行い、違反がないか隅々まで確認しなければなりません。1件1件の内容を確認する手間がかかるうえ、万が一差し戻しが発生すると、再度チェックを行うので業務の無駄が生じます。

出張費の経費精算を効率化するポイント

出張費の経費精算では上記のように多くの手間がかかります。これらの課題を解決するために、効率化のポイントを押さえておきましょう。

効率化のポイント1：旅費規定を作成する

まずは出張旅費規定をきちんと作成しましょう。出張旅費規定を作成することにより、経理部門の負担軽減」や節税といった効果が期待できます。以下で詳しく見ていきましょう。

旅費規定を作成するメリット1）経理部門の負担軽減につながる

出張が発生したとき、一人ひとりの従業員の移動距離・宿泊施設・移動手段が適切であるか個別に判断するのは非効率です。事前に距離や役職に応じて手当・交通手段・ホテル代を決めておけば、規定と照らし合わせて出張費の支給額計算ができるようになります。経理部門の負担が大幅に軽減されるでしょう。

旅費規定を作成するメリット2）企業側も従業員も節税を見込める

国税庁のルールに則って出張旅費規定を作成すると、企業側は従業員に支給した金額を経費として計算できるようになります。また、従業員側は出張手当として支給された金額が所得税と住民税の非課税対象となります。企業・従業員ともに節税対策ができるのがメリットです。国税庁のルールに則った出張経費であることを明示するためにも、出張旅費規定を作成しましょう。

効率化のポイント2：経費精算システムを導入する

専用の経費精算システムを導入することで、煩雑な出張費の精算を効率化できます。システムの活用によって、申請者・承認者・経理担当者3者の負担を軽減できるのが大きな魅力です。なかでもクラウド型経費精算システム「楽楽精算」には、出張時の経費精算の業務効率化を実現する便利な機能が充実しています。

出張費の経費精算は専用システムで効率化するのがおすすめ！

今回は、出張費の基礎知識や経費精算を効率化するポイントをお伝えしました。出張費の経費管理には多くの手間がかかります。申請者は出張中に発生した交通費や宿泊代などを詳細に管理し、多忙な出張後に申請手続きをしなければなりません。承認者や経理担当者は、自社の基準に基づいて出張費に誤りや不正がないかチェックする手間がかかります。こうした出張費の精算方法の課題を解決するなら、経費精算システムを導入すると良いでしょう。

その際は、複雑な経費精算をラクにする便利な機能が充実したクラウド型経費精算システム「楽楽精算」をおすすめします。

「楽楽精算」の機能や導入メリットについて詳しくは無料の資料でご案内していますので、どうぞお気軽にお問い合わせください。

出張費に関するよくある質問

最後に、出張費に関するよくある質問と回答をご紹介します。出張精算でお悩みの経理担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

出張の際に支給される「仮払金」とは？

仮払金とは、従業員に事前に想定費用となる金額を一時的に支給したものです。事前に申請した金額が支給される仕組みで、余った分は企業に返却し、不足した分は追加で支給されます。一般的に出張費は金額が大きくなり、立て替えにすると従業員に負担がかかりやすいので、仮払金が用いられる場合があります。

以下は、出張で仮払金を利用したときの仕訳例です。事前に出張費として仮払金50,000円を支給し、うち従業員が45,000円を使用し、後日5,000円が戻ってきた場合は以下のように仕訳します。

出張手当、ホテル代の相場は？

株式会社産労総合研究所が公表する資料「2023年度 国内・海外出張旅費に関する調査結果」によると、国内宿泊料の規定金額や、海外出張の滞在費は以下の表の通りとなっています。自社の出張手当やホテル代を検討する際は、相場として参考にしてみてください。

【国内宿泊料の規定金額】

【海外出張の滞在費（日当＋宿泊料＋食事代＋雑費）】

出典：産労総合研究所「2023年度 国内・海外出張旅費に関する調査結果」

インボイス制度の影響は？

出張費の仕入税額控除を受けるためには、インボイス制度への対応が必要です。経理担当者の方は、出張費の申請者に「適格請求書（インボイス）」または「適格簡易請求書（簡易インボイス）」の提出を求めましょう。なお、出張に関わる旅行業・タクシー業・駐車場業などの業者では、レシートなどに必要事項が記載された簡易インボイスが発行される場合があります。

参考：国税庁「適格簡易請求書の交付ができる事業」

領収書がない場合の経費精算は？

領収書がない場合の経費精算では、「日付」「支払先」「金額」などの必要事項を記載した出金伝票を用意することで対応可能となります。一方、仕入税控除を受けるには基本的に適格請求書が必要です。3万円未満の公共交通機関の運賃などは、出金伝票のような一定の事項を記載した帳簿のみで仕入税控除が可能となるので、出張費の経費精算では押さえておくとよいでしょう。

参考：国税庁「帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる場合」

関連記事：経費精算で領収書が必要な理由とは？紛失してしまったときの対処法

海外出張費の扱いは？

海外出張費は、外貨の為替レートに合わせて経費精算を行います。そのため、海外出張をした申請者に出張先の領収書やレシートに加えて、外貨両替の計算書を提出させましょう。詳しくは関連記事で解説しているので、併せてお読みください。

関連記事：海外出張の経費精算では外貨両替の計算書が重要！ミスなく処理する方法とは？