出張費とは？旅費交通費との違いはある？規定作成の節税メリットも紹介！

出張費とはなにか？旅費や交通費との違いはあるのか？

まず、出張費は何を指すのかということを改めて確認します。

出張費とは？

出張費とは企業の従業員が通常通勤している場所ではなく、遠隔地へ業務上の理由をもって行く場合にかかる費用のことです。出張費には通常以下のようなものが含まれます。

出張手当

従業員、社長や役員を問わず、出張が発生した場合には通常出張手当が支給されます。出張における雑費や負担をまかなう意味で支給されます。出張者の役職によって出張手当の金額が変わるというのが一般的でしょう。

（出張に伴う）交通費

出張をする場合には遠方に出向くことがほとんどです。このとき、交通費も大きな金額となります。新幹線や飛行機を利用した場合の交通費、出張先でのレンタカー費用やガソリン代、駐車場代などが交通費に含まれます。

宿泊費

出張をした場合に、出張先で宿泊をすることもあるでしょう。これも企業から従業員に宿泊費として精算され、出張費に含まれます。これも出張手当と同様に従業員の役職によって支給される金額が異なることが多いものとなっています。

食事代、接待費

出張先で取引先の方と食事をした場合にはその食事代や接待費用が支給される場合があります。これも出張費に含まれるでしょう。金額や内容によって接待費となるか会議費となるかなど、企業によってその取り扱いが異なるので、自社の規定を事前によく確認するようにしましょう。

旅費交通費とは

これまで出張費についてご説明しました。次に、旅費交通費との違いをご説明します。
旅費交通費は「旅費」と「交通費」からなる勘定科目のひとつで、遠隔地へ行ったときの宿泊費や出張手当などの旅費と、遠隔地に行くために必要な電車、新幹線、飛行機などの交通手段にかかる交通費が含まれます。

これらの経費を勘定科目として処理するときに旅費交通費を利用します。

交通費とは

最後に一般的な交通費についてです。これはもっとも馴染み深い経費のひとつではないでしょうか。近郊の取引先へ行くための電車賃や、駅からの距離があるときに利用したタクシー代、車通勤の場合にはその駐車場代やガソリン代がこれに含まれます。

>> 交通費精算とは？面倒な交通費精算を最短で効率化する方法

出張費にかかわる基礎知識

ここまでで、出張費やそれに似ている旅費交通費、交通費の説明をしました。その他にも出張費には関連する基本的な知識がありますので、それについても解説します。

仮払金

仮払金とは従業員に事前に想定費用となる金額を一時的に支給し、経費精算を行う手法です。出張費となると金額が大きくなる場合が多く、一時的とはいえ従業員の負担が大きくなってしまいがちです。

そのようなときに仮払金を支給し、そこから従業員が出張に必要な経費を利用することで、従業員の負担なく出張を行えるようになります。仮払金は事前に申請した金額に応じて支給されることが多くなっていますが、余った分は企業に返却しますし、足りなかった分は追加で支給されることが通常です。

出張手当、ホテル代の相場は？

出張手当やホテル代の支給金額は会社の規定によって異なります。また、一般的に役職があがればあがるほど手当やホテル代の支給金額は上昇していくと考えていいでしょう。

出張手当（日当）は企業や国内か海外かなど行先によって異なるので一例となりますが、一般従業員で2,000円程度、役職者クラスで3,000円程度を見ておけばいいでしょう。また宿泊を伴うものかどうかによって数百円程度の差があります。ホテル代（1泊）も同様に企業によって異なりますが、一例として一般従業員で1万円弱、管理職クラスで1万円前後、役員クラスで1万2千円～程度と考えておけばいいでしょう。

出張旅費規定を作成して節税効果

出張費を従業員に支払う際には出張旅費規定を作成しておくことをおすすめします。出張旅費規定を作成するメリットは大きく2つあり、経理部門の負担軽減と節税効果があります。

出張旅費規定のメリット1：経理部門の負担軽減

出張が発生したときに距離や宿泊施設、移動手段をひとりひとり確認し、それを個別に精算するというのは非常に非効率的で、不公平なものとなりうるでしょう。これを防ぐために出張旅費規定を作成します。

距離や役職によって一律で手当、交通手段、ホテル代を事前に決めておくことで、それに照らし合わせるだけで出張費の支給額計算が可能になります。その状態になれば、ひとりひとりの出張状況を確認せずに出張費の計算ができるので、経理部門の負担が大きく軽減されるでしょう。

出張旅費規定のメリット2：企業側も従業員も節税が見込める

出張旅費規定を作っておくことで、支給された金額は企業側にとっては経費として計算できます。また従業員としても出張手当としてもらった金額は所得税と住民税の非課税対象なので、これも節税効果が見込めます。

当然国税庁によって出張旅費規定はある程度限定されていますが、出張旅費規定を国税庁のルールに則って作成し、それに基づいて運用すれば企業も従業員も節税ができるので、出張旅費規定を作成するメリットがあるといえるでしょう。

まとめ

出張費は企業にとっても従業員にとっても非常に重要なものです。またそれに伴い出張旅費規定も非常に重要な役割をもつものです。きちんとルールを遵守しながら運用することで、出張費は企業活動の大きな味方となるので、有効に活用しましょう。

出張旅費規定が社内でうまく浸透しない場合には、それをシステムに任せるというのも1つの手段です。「楽楽精算」では規定違反チェック機能を用いて、出張費精算の効率化を目指せます。煩雑になりがちな出張費の精算を効率化したい方は是非一度無料で資料請求をしてみてください。

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