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経費精算に領収書が必要な場合と不要な場合|紛失した際の対処法まとめ

更新日:2022/2/4
  • 経費精算

社員が出張から戻ってきたのですが、経費申請書の中に出張先で支出した食事

経費精算は領収書またはレシートがあれば基本的に可能

領収書とは金銭の受領を証明する書類のことです。現金のやりとりが行われた場合、そのやりとりが実際に行われた証明として、発行が義務付けられています。

経費精算の際はこの領収書、もしくはレシートが基本的には必要となっています。

消費税法第30条9項1号では、以下の要件が記載されていることが領収書(レシート)の条件とされています。

  • 取引先の氏名、名称
  • 取引を行った年月日
  • 取引した内容
  • 取引した金額

これら4つが記載されている領収書、レシートがあれば経費精算は可能です。

領収書とレシートの違い

以下のような違いがありますが、税法上の観点からは、領収書とレシートの間には違いはありません。

  • 領収書には宛名がある
  • 領収書は手書きのものもあるが、レシートは自動印字
  • レシートは感熱紙という熱によって色が変化する紙に印字されているため、耐久性に劣る

領収書は手書きのものがあることから、機械によって自動印字されるレシートのほうが正確性には勝る場合が多いです。しかし、感熱紙に印字されている都合上、耐久性が低く、しっかりと保存しても数年で色が薄くなってしまうことがあるため、領収書の方を優先する企業が多いです。

領収書(レシート)を紛失した場合の対処法

経費精算には領収書、レシートが必要と先述しましたが、小さい紙である領収書やレシートには紛失がつきものです。領収書やレシートを紛失した場合の対処法について解説します。

先述したようにレシートも領収書と同様に、支払いの証明の要件を満たすため、もし領収書をなくしてもレシートがあれば基本的には問題なく経費精算を行うことが可能です。

速やかにメモをとり、出金伝票に記載する

領収書の紛失が判明した段階で、「取引先の氏名」「取引の年月日」「取引した内容」「取引した金額」を正確に速やかにメモにとるようにしましょう。

その内容を出金伝票や会社の所定の書類に記入して経費処理を行うことで、その取引が事実であると認められた場合は税務上も経費処理を行うことが可能です。

また、支払額が30,000円未満(税込)のときは、消費税の仕入れ税額控除に関しては、領収書(または請求書など)の保存は要件とされていないため、帳簿に正確な内容を記載しておけば基本的に問題とされることはありません。

万が一、30,000円以上であったしても、そうせざるを得ない状況にあったと認められる場合は、帳簿の備考欄等に記載しておくことで、仕入税額控除が認められることがあります。

取引先に領収書の再発行をお願いしてみる

取引先によっては、可能性は低いですが、領収書の再発行を受け付けてくれる場合があります。ただし、領収書の再発行は脱税などに不正利用される場合があることから、会社によっては再発行を一切受け付けていないことがあるため、あくまで下手に出てお願いするにとどめましょう。

領収書の再発行義務はそもそもないため、強要することはやめましょう。

領収書の宛名が空欄の場合の対処法

お店などによっては、領収書の宛名欄を空欄のままや、「上様」として渡してくる場合があります。結論から言うと、宛名が空欄や「上様」の領収書でも基本的には税法上は問題なく処理することが可能です。

しかし、税務署などからチェックを受けた場合に、私的な利用が混ざっていないか、本当にその会社が必要なものを購入したのか、という観点から見ると、宛名が空欄や「上様」となっていると不信感を持たれる可能性があります。

しっかりと証明ができれば問題ありませんが、基本的には会社名を記入してもらうほうが良く、そのような社内規定を設けている会社も多いです。

領収書に収入印紙が貼っていない場合の対処法

領収書の記載金額が5万円以上のときは、決められた収入印紙を領収書に貼り付けし、消印する必要があります。

この収入印紙が領収書に貼られていない場合も問題なく経費処理することが可能です。収入印紙の貼り付け、消印は領収書の発行元に義務付けられており、受け取った側で特段何かしらの作業をする必要はありません。

領収書がそもそも発行されない場合の対処法

バスなどの公共交通機関や、取引先のご祝儀や香典などの領収書が原則発行されないような場合も、問題なく経費処理をすることが可能です。

その場合は「領収書(レシート)を紛失した場合」で記述していたのと同様に、速やかに「取引先の氏名、名称」「取引日時」「取引の内容(香典など)」「取引した金額」をメモにとり、出金伝票に記載しておくようにしましょう。

このような場合も税務署のチェックが入った場合に備えて、バスでの移動経路や結婚式などの案内状などを合わせて保存しておくといいでしょう。

領収書(レシート)を電子化、電子保存する方法

このような領収書を紛失するなどのトラブルは経費精算につきものです。

そこでおすすめなのが、領収書自体を電子化し、領収書を電子保存することです。領収書の電子保存の要件を満たすことができれば、領収書の写真を撮ったり、スキャナ保存をすることで、データとして領収書を取り込むことができるため、原本を処分することが可能になります。

領収書の電子保存をするためには、「電子帳簿保存法」という法律に対応する必要があります。法律に対応というと難しく聞こえますが、電子帳簿保存法は度重なる改正で、領収書の電子化などのペーパーレス化に向けて、対応のハードルが下がっています。

領収書を電子保存するために必要な内容については、以下の記事で詳しく解説しています。

「楽楽精算」を導入して経費精算を効率化しよう

領収書を添付したり、内容が正しいかどうかをチェックする作業は非常に大変です。そこで、おすすめは経費精算システムを導入することです。

先述した電子帳簿保存法にも対応しているクラウド型の経費精算システム「楽楽精算」であれば、その他の電子帳簿保存法の要件を満たすことで領収書を写真で撮影し、経費精算にデータで添付することで経費申請を完了することができます。

「楽楽精算」はクラウド型なので、インターネットに繋がればスマートフォンやノートパソコンからアクセスが可能で、どこでもいつでも承認、申請が可能です。

領収書の電子化などを積極的に行うことにより、業務改善の余地は大きいです。是非、電子帳簿保存法に対応して領収書の電子化に向けて動いていきましょう。

「楽楽精算」の詳しい機能を知りたい方は以下のリンクよりご確認ください。

>> 「楽楽精算」の機能一覧ページはこちら

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