出金伝票の書き方とは？記入例や領収書との違いも紹介

出金伝票とは？

出金伝票とは、会社から出ていった現金を管理するための伝票です。出金伝票を起票する取引には、次のようなものが挙げられます。

• 仕入先から商品を仕入れ、引き換えに代金を現金で支払った
• 店舗で事務用品を購入し、代金を現金で支払った
• 取引先の接待のため、飲食店にて現金で支払った

出金伝票は支出を記録するものであり、社内での処理に使われます。取引先へ出金伝票を渡すことはありません。

出金伝票を含む伝票を使って各取引の仕訳を記録したのち、すべての取引を総勘定元帳に転記することで日々の取引をまとめます。

入金伝票との違い

入金伝票は入ってきた現金について記録する伝票です。入金伝票も出金伝票も、現金に関する伝票である点は共通していますが、現金の動く方向が異なります。

たとえば、商品の対価として現金を受け取ったときや、売掛金を現金で受け取ったときなどには、入金伝票を作成します。

なお、商品を売り上げて売掛金を計上する場合は、直ちに現金が動いたわけではないため、入金伝票は使いません。

振替伝票との違い

振替伝票は原則として現金が絡まない取引を記録するものです。出金伝票との違いは、現金が動く取引を記録するものではない点です。

たとえば、商品を売り上げて代金を掛けとするときは、商品が減り売掛金が増えたものとして仕訳を行います。将来的に現金は入ってくるものの、売り上げた時点では現金の移動がないため、この時点では振替伝票を使って記録しなければなりません。

なお、期末や月末などに現金の過不足が発生した場合などは、振替伝票にて「雑損失」「雑収益」などを計上し、現金が増減する仕訳をすることもあります。

領収書との違い

出金伝票と領収書の違いは、発行する主体と目的です。

出金伝票はお金を支払った側が作成しますが、領収書はお金を受け取った側が発行します。また、出金伝票は社内で記録を残すために作成しますが、領収書はお金を受け取った事実を伝えるために、支払った側に対して発行します。

出金伝票は現金の支払いについて社内で記録するもので、対外的なものではありません。

出金伝票を使うケース

出金伝票が用いられる主なケースは、以下のとおりです。

• 3伝票制の場合
• 5伝票制の場合
• 伝票式会計を採用しておらず、証拠となる領収書やレシートがない場合

簿記の方法には、伝票を使い仕訳帳に転記する方法と、伝票を使わず直接仕訳帳を作成する方法があります。

前者である3伝票制や5伝票制では、出金伝票は必ず起票します。伝票を使う方法のメリットは、経理担当者が仕訳を分担できる点です。

一方で、後者の方法であっても、領収書やレシートがない場合の代わりとして、出金伝票を証拠として残すことがあります。

それぞれのケースで出金伝票がどのように使用されるのか、以下で解説します。

3伝票制の場合

3伝票制とは、出金伝票・入金伝票・振替伝票の3つで取引を記録する方式です。出金伝票は、現金が出ていった取引のすべてで起票されます。

なお、現金が入ってきた場合は入金伝票を起票し、現金が関わらない取引では振替伝票を起票します。発生したすべての取引について、必ずいずれかの伝票を起票しなければなりません。

5伝票制の場合

5伝票制では、出金伝票・入金伝票・振替伝票に加えて、仕入伝票・売上伝票も使って日々発生する取引を記録します。5伝票制においても、出金伝票は現金が出ていった取引のすべてで起票します。

入金伝票の役割も3伝票制と同じです。売掛金を計上したときは売上伝票、買掛金を計上したときは仕入伝票を使います。いずれの取引にも該当しない場合に使うのが振替伝票です。

5伝票制でも3伝票制と同様に、すべての取引についていずれかの伝票を起票します。

伝票式会計を採用しておらず、証拠となる領収書やレシートがない場合

取引の記録に伝票を使っていない会社でも、出金伝票を起票する場合があります。現金の支出があっても領収書やレシートがもらえない場合は、出金伝票を作成して証拠とすることが可能です。

たとえば、バスや電車に乗ったとき、自動販売機で飲み物を購入したときなどは、レシートが発行されないことが一般的です。取引先へご祝儀や香典を渡したときも、相手が現金を受け取った証拠は残りません。こうした場合に出金伝票を作成することで、現金が出ていったことを記録できます。

ただし、レシートや領収書と比べると証憑としての信憑性は低くなります。税務調査で指摘される可能性もゼロではありません。取引に関連する資料があれば残しておく、渡した相手や目的などを細かく書き留めておくなどの対策が必要です。

出金伝票の記載項目と書き方

出金伝票の主な記載項目は次のとおりです。

• 日付
• 支払先
• 勘定科目
• 金額
• 摘要

出金伝票は総勘定元帳を作成する基礎となるほか、取引の証拠にもなるため、正確に記載しなければなりません。以下では、それぞれの記載事項の書き方を紹介します。

日付

実際に現金の動きがあった年月日を記載します。

起票した日ではなく、現金が出ていった日を記載することに注意しましょう。たとえば、夜に取引先の接待を行って料金を支払い、その翌日に出金伝票を起票する場合は、接待を行った当日の日付を記載します。

支払先

現金を支払った相手の氏名や会社名、店舗名などを記載します。誰が見ても支払先を把握できるように、正確に記録しておきましょう。

たとえば、接待交際費の支払先が飲食店であれば店舗名を、慶弔金を贈った相手が取引先の社長であれば会社名と社長の氏名を記載します。バス代や電車代であれば、運営会社の名称を記載するとよいでしょう。自動販売機で飲料などを購入した場合は、その旨を記録しておきます。

勘定科目

支出が該当する勘定科目を記載します。よく使われる勘定科目としては、次のものが挙げられます。

• 消耗品費（コピー用紙・文房具・トイレットペーパーなど）
• 旅費交通費（出張旅費・宿泊費など）
• 接待交際費（取引先や関係会社への接待にかかる費用・手土産など）
• 会議費（会議の場所代や弁当・お茶代など）
• 新聞図書費（新聞・書籍など）　など

なお、出金伝票の場合は必ず貸方が「現金」となるため、記載する勘定科目は借方のみで問題ありません。

金額

支払った現金の額を記載します。消費税は自社の経理方式に合わせて、税込または税抜で統一して記載しましょう。

なお、飲食代を取引先と割り勘で支払った場合でも、総額の領収書が発行されることが一般的です。こうした場合は、領収書の金額をそのまま記載するのではなく、自社が負担した金額のみを記載しましょう。

摘要

摘要欄には支出の内容を詳しく記載します。

たとえば消耗品費であれば、何をいくつ購入したかを記載しましょう。旅費交通費であれば、移動先の名称や手段、ルートなどを細かく記載します。接待交際費であれば、接待に参加した人の氏名や会社名、会合の趣旨などを記録しておくとよいでしょう。

出金伝票を作成する際の注意点

出金伝票を作成する際に気を付けるべきことは、次のとおりです。

• 現金以外の支出では使わない
• レシート・領収書があれば必ず保管する
• 消費税の区分を記載する

それぞれについて、以下で詳しく見ていきましょう。

現金以外の支出では使わない

出金伝票は、現金が関係しない取引では使いません。

たとえば、クレジットカードで支払った場合は、一定期間中の支払金額が後日に指定の口座から引き落とされます。支払いの時点では現金は動いておらず、「未払金」が計上されている状態です。

また、チャージ型の電子決済で支払った場合は、あらかじめ現金や銀行口座からの入金によってチャージされたお金が動くため、決済によって直接的に現金が動いたとはいえません。

このように、現金がリアルタイムで動くわけではない取引では、出金伝票は使わないようにしましょう。

レシート・領収書があれば必ず保管する

現金が動いた取引に伴って受け取ったレシートや領収書は、取引の証拠となるため必ず保管します。

3伝票制や5伝票制では出金伝票を起票したからといって、それ自体をもって取引の証拠とできるわけではありません。出金伝票はあくまでも社内での記録であるため、支払先から受け取ったレシートや領収書は大切に保管しておく必要があります。

レシートや領収書がないために出金伝票を起票する場合でも、関連する書類や資料があれば保管しておくのがおすすめです。出金伝票でも取引の証拠を残せますが、自社で作成できる書類である以上、支払先が発行するレシートや領収書に比べると信頼性は劣ります。税務調査で指摘される可能性もあるため、関連する書類や資料を保管して、しっかりと正当性を説明できるように備えておきましょう。

消費税の区分を記載する

出金伝票には、支払った金額の消費税率について記載しておきましょう。

出金伝票に税込または税抜の金額を記載するだけでは、標準税率の10％なのか軽減税率の8％なのかが明確に分からない可能性があります。適用税率について明確にしておけば、仕入税額控除の際にすぐに税率を区別でき、税務調査での説明もスムーズです。

出金伝票の入手方法

出金伝票の主な入手方法は次のとおりです。

• 市販の用紙を購入する
• Excelなどで自作する
• テンプレートを利用する

入手のしやすさや使い勝手を考えて、自社に合った方法で出金伝票を準備しましょう。それぞれの入手方法について、以下で詳しく解説します。

市販の用紙を購入する

出金伝票には市販のものがあり、文具店やオフィス用品店、100円ショップなど身近な場所で購入できます。

3伝票制や5伝票制で日常的に出金伝票を使う場合も、証憑がない場合の対策として出金伝票を使う場合も、購入すればすぐに使い始められるため便利です。

Excelなどで自作する

出金伝票はExcelやWordなどで自作することも可能です。

出金伝票に決まった書式はありません。必要な記載事項を網羅していれば、出金伝票としての機能を果たせます。自作する場合は、記入欄のサイズや罫線などを調整して、自社で使いやすい書式を作るとよいでしょう。

テンプレートを利用する

インターネットを介して無料でダウンロードできるテンプレートを使うことも、出金伝票を入手する方法の1つです。

市販品を使う場合は購入費用がかかり、自作する場合は作成の手間がかかります。テンプレートをダウンロードすれば、費用や手間を抑えてすぐに使える出金伝票を入手できます。

出金伝票のテンプレートは、以下のページから無料でダウンロードが可能です。ぜひご活用ください。

出金伝票の無料エクセルテンプレート｜記載項目とよくある質問を解説

出金伝票の保存期間

出金伝票は一定期間保存しなければなりません。

法人の場合は7年間、欠損金が発生した年度分は10年間の保存が法人税法にて定められています。個人事業主の場合は、白色申告なら5年、青色申告なら7年の保存が必要です。

なお、保存方法は出金伝票の作成方法によって異なります。システムなどを使ってパソコン上で作成したものはデータのまま保存しなければなりません。出金伝票を紙で作成した場合は、紙のまま保存するか、電子帳簿保存法の要件を満たした上でスキャナ保存をするかを選択できます。

出金伝票の処理や管理は「楽楽精算」で効率化しよう！

取引の記録に伝票を使う3伝票制や5伝票制は、複数の担当者が並行して仕訳業務を進められるため便利です。一方で、紙の出金伝票を使うと処理や管理に煩雑さが伴います。

日常的に伝票を使った経理処理をしない場合でも、出金伝票を活用できる場面はあります。従業員が経費を立て替えて支払い、領収書やレシートを受け取れなかった場合は、証憑書類として出金伝票の代用が可能です。一方で、出金伝票の起票はイレギュラーな処理であるため、申請や起票のルールを周知して適切に運用することが難しい場面もあるでしょう。

出金伝票を使った経理業務をより効率化し、ペーパーレス化を推進したい場合は、経費精算システム「楽楽精算」がおすすめです。楽楽精算であれば、申請から承認、経理部門の確認、従業員への返金処理までの一連の流れを、紙を使うことなくシステム上で完結できます。

経費精算では、記載事項の不備などによる差し戻しによって申請がスムーズに進まないことが少なくありません。楽楽精算では、従業員が経費を申請する際に、入力事項が誤っていたり不備があったりすれば警告やエラーを表示できます。申請がより正確になるだけでなく、一連のフローをスピーディーに進められるでしょう。

スマートフォンのアプリから簡単に経費申請ができる点も、楽楽精算の魅力です。インターネット環境があれば、いつでもどこでも経費の申請ができます。紙の申請書や出金伝票の記入が面倒で、経費申請が後回しにされるという事態を減らせるでしょう。

領収書が出ないバスや電車などによる交通費も、交通系ICカードを紐づければ利用記録データの取得が可能です。出金伝票を使わなくても、より客観的な形で取引の証拠を残せる点もメリットです。

まとめ

出金伝票とは、現金の支出を記録するための書類です。作成して相手に渡す領収書とは異なり、主に社内での経理処理や記録に使用します。3伝票制や5伝票制では必ず出金伝票を使いますが、日常的に伝票を使わない場合でも、領収書やレシートがない場合に作成することで取引の証拠を残せます。決まった書式はないため、市販のものや自作のものを使っても問題ありません。

手軽に使いたい場合は、無料のテンプレートを利用するのも選択肢の1つです。注意点や保存期間を理解して、出金伝票をうまく活用しましょう。