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出金伝票を使って経費精算する場合、書き方のポイントはありますか?

経費精算

2016/12/12

仕事上で何かを購入したり、交通機関を利用して領収書をもらったら、経費精算をする際に「出金伝票」を記入することになります。この出金伝票には具体的にどんなことを記載すれば良いのでしょうか。今回はそのポイントについて解説します。

出金伝票の必須記載事項とは?

出金伝票には最低限以下の内容について網羅して記載する必要があります。

1:日付
その費用を出金した日付を記載します。

2:摘要
市販されている出金伝票には「摘要」という欄があります。一体何を書いたら良いのかわかりにくいのですが、ここには「何に対して、どこに支払ったのか」を記載することになります。

例えば、収入印紙を購入したのであれば、それを貼った契約書の詳細や、収入印紙を購入した郵便局の名称などを記載します。ここが出金伝票を記載する際の「ポイント」となります。摘要が明確でないと、不透明な支出となってしまうため注意しましょう。

3:金額
領収書に書いてある金額をそのまま記載します。

領収書のもらい方と勘定科目について

このように出金伝票には金額の内訳と何に対してお金を使ったのかを明確に記載する必要があります。そのため、領収書をもらう際には、たとえ同じお店だとしても、目的が異なるものを購入する場合はできる限り領収書を分けるとわかりやすいでしょう。

また、出金伝票には勘定科目を記載する場所がありますが、これについては摘要を見て経理担当の方で任意に記載するのが確実です。

まとめ

出金伝票は経費精算をする際に記載する、非常に重要な書類です。特に摘要については税務調査の際などに細かくチェックされる可能性がありますので、後で自分が見返してもすぐに思い出せるよう正確に記載しましょう。

また、これら経費精算をスムーズに行うためには、クラウド型の経費精算システムを導入するとより効率的です。経費精算システムを導入すれば、すべての経費精算をクラウドで一元管理することが可能です。

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