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外貨計算が面倒な海外出張の経費精算を自動化する方法とは?

外貨計算が面倒な海外出張の経費精算を自動化する方法とは?

旅費出張費精算

2020/5/9

出張費用の経費精算は、仮払いの申請、承認、精算申請、明細チェックと、煩雑で面倒なもの。
しかも、海外への出張費用の経費精算の場合は、出張先の国の通貨の為替レートの計算まで加わるため、さらに時間と手間がかかってしまいます。
海外との取引が増え、海外出張が日常的になりつつある現代では、海外出張の経費精算にかかる手間の削減は、経理業務やバックオフィス業務全体の効率化にもつながります。
ここでは、海外出張が多い企業で起こりがちな経費精算の問題と、その解決方法についてご紹介します。

海外出張の経費精算は、基本的に国内出張と同じ

海外出張というと特別な手続きが必要なイメージがありますが、経費精算のやり方自体は国内出張と変わりません。対象となるのは、航空券代や電車代などの旅費交通費、ホテル代などの宿泊費、手土産代やランチミーティング代などの交際費といったものが中心です。また、社内規則で海外出張に日当を支払う規定がある場合は、日当も計算して申請する必要があります。

精算を行うにはレシート(クレジットカードの場合は費用明細)を提出してもらう必要がある点も、国内出張と同じです。チップなどレシートが残らないものについては、いつ、何に、いくら使ったのかの記録を、レシートの代わりに提出してもらうことになります。

海外出張の精算をするときの2つの注意点

特に難しく考える必要はない一方で、以下のように経理担当者が知っておきたい海外出張の精算ならではの注意点も存在します。

海外のレシートの読み方を知っておく

海外のレシートは、国内のものとは言語も様式も違いますから、慣れていないとどこに何が書いてあるのかわかりません。品目や内容が読めなければ精算もできませんから、わからなければ調べたり、海外のレシートのパターンをいくつか覚えたりしておく必要があります。

為替レートの計算の仕方を知っておく

為替レートには、円から外貨に交換するときのレート「TTS」と、外貨から円に交換するときのレート「TTB」、および銀行などが決めた基準のレートに従って交換する「TTM」というレートの3つがあります。このうち、海外出張費の精算に使われるのは「TTS」です。原則として、経費を実際に支払った日のレートを使って計算します。
ただし、円を外貨に交換する際には手数料が発生するため、為替レートそのままで精算を行うと、出張者に損失が出てしまいます。そこで、経費精算の実務としては、円から外貨に両替したときの計算書をもとに、手数料込みのレートで計算するのが一般的です。
なお、支払いにクレジットカードを利用した場合は、カードの利用明細に記載されているレートを用いるのが通例です。

海外出張の経費精算業務が面倒な理由

海外出張の経費精算業務は、やはり面倒なものであることは確かです。海外出張の経費精算では、以下のようなことが起こりがちです。

出張管理の事務が煩雑

海外出張の場合、出張者はまず出張計画書や申請書を上長に提出して、出張の許可を得なければなりません。その上で、帰国後に出張計算書を提出すると、上長は事前に出された出張計画書と照合して、予定に沿った支出なのかをチェックします。そのため、経費精算に至るまでの手間や時間がかかってしまう場合があります。

経費精算に手間がかかる

海外出張の経費精算は、手順こそ国内出張とあまり変わりませんが、申請者にとってすべての行動を振り返って旅費計算書に記入するのは、面倒で時間のかかる作業です。さらに、経理担当者がレシートを一枚一枚チェックし、為替レートを確認しながら精算を行うことになるので、やはり手間のかかる仕事になってしまいます。

海外出張経費の精算を簡単にする3つの方法

面倒な海外出張の経費精算にかかる負担を減らすには、どのような方法があるのでしょうか。大きく分けて、以下の3つの方法があります。

出張前に外貨で仮払金を渡しておき、出張から戻った後で精算する

出張前に外貨で仮払金を渡しておけば、為替レートの計算をしなくていいので簡単ですが、外貨で小口現金を持っている企業でなければ使えないのが難点です。

すべての支払いを支給した法人用クレジットカードで行ってもらう

すべての支払いを法人用クレジットカード(コーポレートカード)で行うことで、「いつ」「何に」「いくら使ったか」の管理が容易で、レシートを一枚ずつチェックする手間を軽減してくれます。ただし、出張計画書の作成や日当計算をしなければいけないのは変わりません。
また、法人用クレジットカードには海外保険の付帯サービスが充実しているものが多く、海外出張の際は特に便利です。

経費精算システムを導入する

経費精算システムを導入することで、出張経費の精算に関する業務をできる限り自動化することができます。煩雑な業務を減らすには、一番おすすめの方法といえます。

「楽楽精算」なら手間をかけずに経費精算が可能

国内導入社数No.1(※1)の経費精算システム「楽楽精算」は、5,000社以上(※2)の企業に導入され、海外出張の経費精算にも対応しています。経費精算システムを導入するメリットは、海外出張の経費精算に関わるかなりの部分が自動化されることで、申請者、承認者である上長、経理担当者の誰にとっても事務負担が大幅に軽減する点です。

<「楽楽精算」の主な機能>

  • 海外出張申請書の作成~承認までをシステム上で完結
  • 外出先からでも申請・確認作業ができる
  • 精算時に、事前申請の番号を紐づけられ、申請額と精算額の突き合わせも可能
  • クレジットカードと連携し自動でデータの取り込みが可能なので、レシートや明細を見ながら手入力する必要がない
  • 宿泊手当などのルールを事前登録すれば、日当の自動計算が可能
  • 外貨での支払いは日本円へレート換算された後の金額を自動で読み込む(期間ごとに別レートの設定も可能)
  • 海外でかかった費用は、税区分をゼロにするなどの設定が可能

自社に合わせた自由なカスタマイズが可能なので、最初にシステムの設定さえ完了してしまえば、申請時・確認時の手間を大きく減らすことができるのです。

面倒な海外出張の経費精算業務は「楽楽精算」で自動化しよう

海外出張の経費精算方法は、基本的には国内出張と同じです。ただし、事前の申請の煩雑さや為替レートの計算の必要性、確認事項が多いといった理由から、国内出張に比べて事務作業の分量は多く、申請者、承認者、経理担当者の誰にとっても手間や時間がかかるものになってしまいがちです。
海外出張の経費精算に必要とされる面倒な事務作業の大半が自動化できれば、業務効率はかなり上がるのではないでしょうか。ぜひ、「楽楽精算」の導入をご検討ください。

(※1)ITR「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2019」SaaS型経費精算市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2018年12月末までの累計導入社数)
(※2)2019年9月末日現在

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