実費精算とは？意味や立替精算との違い、発生する具体例を解説

実費精算とは

実費精算とは、従業員が業務に必要な支出について、領収書に基づいて会社から実際にかかった金額を精算してもらう仕組みのことです。

たとえば、出張時に社員が自らホテル代や交通費を支払い、領収書を添えて会社に請求する方法が該当します。また、会社側が必要と見込まれるおよその金額を一時的に社員に支払い、実際に経費が発生した後、確定した金額の過不足分を精算するという方法も実費精算にあたります。

交際費やタクシー代などは、事前に正確な金額を見積もることが難しい費用です。しかし、実費精算は実際の支出額をそのまま精算できるため、ズレのない正確な金額で処理を行える点がメリットといえます。

ただし、出張費として3万円かかったような場合、一時的とはいえ、その金額が振り込まれるまで従業員が負担しなければならない点は、デメリットといえるでしょう。

立替精算との違い

立替精算とは、従業員が業務で必要な支出をいったん自分の財布から支払い、後から領収書や精算書を提出して会社に払い戻しを求める方法をいいます。つまり、立替精算は実費精算の1つであり、そのなかでも「一時的に自分が立て替える」ケースを指します。

実費精算が「実際にかかった費用を正確に精算する」仕組み全般を指すのに対し、立替精算はその一部であり、従業員が一時的に会社の代わりに支出する点が特徴です。

関連記事：交通費を立て替えたときの仕訳方法は？負担先や領収書の有無がカギ

経費精算との違い

経費とは、人件費や光熱費などを含む企業全体の幅広い支出を指します。一方で、実費は業務に伴って実際に発生した交通費や宿泊費などの具体的な支出額のことです。つまり、実費は経費の一部にあたるため、実費精算は経費精算の一つの形といえます。

関連記事：経費精算とは？基本知識から効率化・システム導入まで徹底解説

定額支給との違い

定額支給とは、出張時や業務にかかる旅費交通費をあらかじめ決められた一定額で支給する方法です。実費精算は、実際にかかった金額を精算する方法であるため、両者は支給する金額を決める根拠が異なります。

企業にとっては従業員ごとに旅費交通費や宿泊費を計算する手間が省け、経理処理を簡素化できる点がメリットです。

しかし、一律の金額で支給するため、実際の出張費が安く済む従業員もいれば、支給額では足りない従業員も発生しやすく、不公平感が生じるリスクがあります。

実費精算が発生する主なケース

ここからは、実費精算が発生する以下の3つのケースを見ていきましょう。

• 交通費の精算
• 出張などに伴う旅費の精算
• 消耗品費や備品代の精算

それぞれの内容を解説します。

交通費の精算

実費精算の代表的なケースとして、旅費交通費の精算が挙げられるでしょう。具体的には、以下のような費用が精算の対象となります。

• 営業訪問や出張などの際に利用した電車・バス・タクシーなどの公共交通機関の料金
• 出張時に利用した新幹線や飛行機のチケット代
• 社用車のガソリン代や高速道路料金

従業員は領収書を添えて申請し、会社がその実費を支払います。

出張などに伴う旅費の精算

出張などに伴う旅費の精算にも、実費精算が用いられることが多いでしょう。対象となるのは、以下のとおりです。

• ホテルや旅館の宿泊費
• 移動に伴う公共交通機関の交通費
• 出張時の食事代

とくに食費については、企業ごとに経費として認める範囲が異なるため、事前に社内規定を確認することが大切です。

消耗品費や備品代の精算

業務に必要な消耗品や備品を購入した際、その実際の支出額をもとに精算するのが、消耗品費や備品代の実費精算です。

たとえば、安全靴や厨房で使用する靴など、ユニフォームの一環として業務で使用する靴の購入費用がこれに該当します。ただし、プライベートでも使用できる革靴などは、経費として認められない可能性が高いことに注意しましょう。

関連記事：消耗品費とはどのような勘定科目？仕訳例や正確な記帳のポイント

実費精算におけるよくある課題

実費精算は、見積もり不要で実際の支出額をそのまま精算できる点がメリットですが、以下のような課題も散見されます。

• 入力や処理でのミスが発生しやすい
• 経理担当者の業務負担が大きい
• 紙の書類の保管や出社対応が必要になる
• 従業員側の立替精算の負荷が大きい
• 現金精算の場合、小口現金を管理しなければならない
• 不正利用が起こるリスクがある

手作業で入力を行う場合、領収書の金額の誤りや勘定科目の選択漏れなど、入力ミスが発生しやすくなります。また、経理担当者は大量の申請書や領収書を短期間で処理する必要があり、業務負担が増大しがちです。

さらに、紙の書類を扱う場合は保管や出社対応が必要になり、リモートワーク推進の妨げにもなるでしょう。従業員が立替を行うケースでは一時的な金銭的負担が発生するほか、現金精算の場合は小口現金の管理や記録にも手間がかかります。チェック体制が不十分だと、不正利用が起こるリスクも高まります。

実費精算を効率化する方法

実費精算を効率化するためには、「実費精算ルールの周知徹底」や「経費精算システムの導入」などが有効です。

手作業では時間と労力がかかりやすいため、効率的に運用する仕組みづくりが重要といえるでしょう。以下で詳しく解説します。

実費精算のルールを周知徹底する

実費精算を効率化するには、実費精算のルールを周知徹底することが欠かせません。申請手順や期日などのガイドラインを作成し、必要に応じて説明会や研修を行うことで、申請ミスや提出遅延を防げます。

とくに、異動者や新入社員はルールの認識不足による誤申請が起こりやすいため、定期的なフォローが効果的です。

経費精算システムを導入する

実費精算の効率化には、経費精算システムの導入が非常に有効です。システムを利用することで、申請から承認、経理処理までの一連の流れを自動化でき、手作業による時間や労力を大幅に削減できます。また、入力ルールや必須項目を設定することで、記入ミスや漏れを防止する効果も期待できます。

さらに、交通系ICカード連携機能を使えば交通費の自動反映ができ、不正防止にもつながるでしょう。

「楽楽精算」なら実費精算も立替精算も一元管理できる

「楽楽精算」は、交通費や出張旅費、交際費など経費精算に関わるすべての処理をクラウド上で一元管理できるシステムです。領収書や交通費データを自動で取り込み、手入力の手間を削減します。

さらに、自動仕訳機能を搭載しており、申請と同時に仕訳処理まで完了するため、経理業務を大幅に効率化できます。法人カードとの連携にも対応しており、立替精算や小口現金管理の負担も軽減できる点が強みといえるでしょう。

まとめ

実費精算とは、業務に必要な支払いについて、従業員が提出した領収書をもとに精算することです。旅費交通費や備品代などの幅広い経費に対応し、正確な金額で処理できる点がメリットです。

ただし、手作業の場合は入力ミスの発生や経理担当者への負担増加に加え、紙書類の保管や提出のための出社対応が必要になるなどの課題が生じやすい点にも注意しましょう。

こうした課題を解消するには、ルールの明確化や経費精算システムの導入が効果的です。とくに「楽楽精算」を活用すれば、実費・立替精算を一元管理し、経理業務の効率化を実現できるでしょう。