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旅費出張精算における「仮払い」と「実費精算」の違いを教えてください

旅費出張費精算

2017/1/23

当社では原則として出張にかかる費用については、従業員が一時立替えて支出した後に、領収書の金額で精算しています。この「実費精算」の方法と、「仮払い」の違いについて教えてください。

「仮払い」と「実費精算」の違いとは?

経費精算については、原則として従業員が提出した領収書を元に精算するのが最も確実です。このように、現在運用している領収書の金額で精算する方法のことを「実費精算」と言います。実費精算であれば、金額がずれる心配がないので最も確実です。けれども、旅費出張費のように費用が大きくなる場合は、従業員の負担を軽くするために、確定する前に予想される「概算金額」を予め従業員に渡す方法もあります。これを「仮払い」と言います。

仮払いとその後の精算について

仮払いをする際には、必要とする金額を「旅程表」や「出張伺い」などに記載させて事前に提出してもらい確認しましょう。仮払いをした場合は、出張から戻ったら直ちに実際に支出した領収書を経理に提出させて、不足がある場合はその金額を精算し、余った場合は返還してもらいましょう。

仮払い管理を「楽楽」に行う方法とは?

仮払いを活用すれば、出張の際に従業員が立て替える必要がないため、とても便利です。ただし、仮払いはあくまで出張から戻った後に精算が必要になりますので注意が必要です。戻り次第、すぐに領収書を提出させて精算するよう心がけましょう。

また、旅費出張精算システム「楽楽精算」を導入すれば、仮払いのための事前申請と出張後の精算の差分チェックが簡単にできたり、日当や宿泊手当などの計算・支払いもスムーズにミスなく行うことができます。仮払い金額の管理はもちろん、複雑な日当、宿泊手当をシステムに事前に設定することでその計算も自動でシステムが対応します。詳細な機能については以下ページでご説明しております。

また、仮払いと領収書での精算だと不正の発生が懸念される場合にはコーポレートカードでの決済を利用することもおすすめです。「楽楽精算」は、コーポレートカード・法人カードとも連携可能なので、カード明細を取り込んで精算することができます。コーポレートカードで仮払いの手間をなくし、経費精算をスムーズにすることができます。ぜひこちらもご検討ください。

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