旅費出張費の社内規定がないとこんな問題に？規定の重要性とポイントとは？

出張旅費規程とは？

そもそも「出張旅費規程」とは、出張で発生する交通費・宿泊費・日当をはじめとした経費の取り扱いを定めた会社のルールのことです。出張旅費規程は、出張費の経費精算を行う上で原則として従うべき基準となります。一般社員の方はもちろん、経理担当者の方は、自社の出張旅費規程の内容をきちんと確認し、規程に沿って申請を作成・チェックしましょう。

出張旅費規程を設けることによるメリット

社内で出張旅費規程を設け、それに基づいて経費精算を行うことで、さまざまなメリットがあります。
それぞれの効果について詳しく解説します。

ムダな経費を削減できる

出張旅費規程に則って経費管理を行うと、ムダな経費を削減できます。出張旅費規程で経費の上限額を設定することで、「出張中の支出を適切な金額内に収めよう」と経費の適切な利用が促されるためです。これに対し、経費の上限額が設定されていない状態では、適切な金額を超えた経費申請が横行するリスクがあると言えます。

不正受給を減らせる

出張旅費規程によって経費の利用可能な範囲を適切に制限することで、不正受給を減らせます。一方で、経費の利用可能な範囲が定められていない場合は、業務上の目的から外れて経費が不正に利用されるリスクがあります。経費の私的利用を防ぐためにも、出張旅費規程で利用可能な範囲を設定することが必要です。

不公平感の解消につながる

出張旅費規程で経費の上限額や利用可能な範囲をルールとして定めることで、出張中の経費に関する社内の認識が統一されます。ルール遵守の意識が高まり、従業員ごとのばらつきをなくすことにつながるでしょう。一方、ルールが整備されていないと、ばらつきによる不公平感を招くおそれがあります。

経理担当者の負担を軽減できる

出張旅費規程があると、申請者がルールに従って申請を行うようになるため、経理担当者の負担軽減につながります。ルールに基づいた申請が行われ、申請の不備が減るのに加え、申請内容の適正・違反の判断がしやすくなることで、承認者や経理担当者の確認がスムーズになるでしょう。ルールがない場合は、申請の誤りを明確に指摘しづらく、修正依頼で多くの手間がかかってしまいます。

出張旅費規程の記載項目

続いて、出張旅費規程の記載項目を紹介します。出張旅費規程の作成時には主に以下の事項を盛り込みましょう。

「出張」の定義

初めに「出張」の定義を明記します。通常の外出と出張を区別し、出張の目的を明確にする必要があるためです。具体的には「宿泊を伴うもの」や、「会社からの直線距離が◯◯キロメートル以上の外出」といった定義が考えられます。

日当・宿泊費の上限金額

日当（出張手当）や宿泊費の上限金額を記載します。これにより、出張の支出を適切な金額内に収めることが可能です。企業によっては一般社員よりも役員の基準額が高いなど、役職ごとに差をつけることもあります。

食事代の扱い

出張中の食事代の扱いが会社負担・個人負担のいずれになるかを記載します。また、取引先の担当者が同席するケースを想定し、交際費・接待費の上限金額や適用範囲も規定しておくと、経費の適正利用につながります。

仮払いのルール

事前に従業員へ出張費を渡しておく「仮払い」のルールや申請フローを記載します。仮払い対応を行う条件を「〇泊以上の場合」や「金額が〇円以上の場合」といった形で設定しましょう。一般的に出張旅費は高額になりやすいため、仮払い対応により出張者の負担を軽減できます。

出張手続きの方法

出張手続きの方法を記載します。例えば以下のようなパターンが挙げられるでしょう。

• 事前に出張申請を提出する
• 事後に出張報告書を提出する
• 事前に出張申請を提出し、事後に出張報告書を提出する

申請方法を定めることで正確な出張管理が可能となります。

出張時に発生した災害、病気の際における対応

出張時に災害や病気が発生した際の対応方法を記載します。具体的に該当するのは「出張先で被災する」「出張先で事故に巻き込まれる」「出張先で病気にかかって通院・入院する」といったケースです。事前に対応を規定することで、不測の事態に備えられます。

出張旅費規程のテンプレート

出張旅費規程のテンプレートは、以下のページから無料でダウンロードしていただけます。出張精算の業務効率化へ向けて、ぜひテンプレートをご活用ください。

出張旅費規程の無料サンプル｜記載項目と作成時のポイントは？

出張旅費規程で定められている費用の相場

出張旅費規程を作成する際、適切な上限額の設定でお悩みの経理担当者の方も多いでしょう。ここでは、株式会社産労総合研究所が2023年に実施した調査結果に基づいて、出張旅費規程で定められている費用の相場をご紹介します。

【宿泊費】の相場

国内出張における宿泊費の平均金額は、全地域一律で支給される企業で8,606円、実費支給される企業で実質上限9,117円となっています。いずれの支給金額も2021年度の調査結果と比較して減少傾向にあります。

【海外出張の滞在費（日当＋宿泊費＋食事代＋雑費）】の相場

海外出張の滞在費は、北米で16,735円、中国で15,143円、東南アジアで14,725円となっています。近年は円安や物価高の状況にあるものの、海外出張費へ増額の対応を行った企業は5.8％に留まりました。

出典：産労総合研究所「2023年度 国内・海外出張旅費に関する調査結果」

出張旅費規程を設定する際のポイント

ここでは、出張旅費規程を設定する際のポイントをお伝えします。人事担当者・経理担当者の方は以下の注意点を押さえておきましょう。

作成・変更する場合は各所へ確認・届出を行う

出張旅費規程は就業規則の一部であるため、新たに作成または内容を変更する場合は、労働基準監督署への届出が必要です。従業員代表による内容確認を実施した上で、確認済みの証拠書類を添付して、労働基準監督署への届出を行いましょう。

設定金額は定期的に見直す

出張旅費規程における支給額・上限額などは、社会通念上の適正な金額に設定する必要があります。また、交通費・宿泊費・航空機の運賃などは物価や為替の上下に大きく影響を受けるため、設定金額は定期的に見直すとよいでしょう。

出張旅費規程の運用遵守・精算の効率化には経費精算システムの活用を

出張旅費規程の運用遵守・精算の効率化を実現するなら、経費精算システムを活用するとよいでしょう。ここでは、経費精算システムのメリットをご紹介します。

自動で旅費や日当を計算できる

経費精算システムを導入すると、自動で旅費や日当の計算ができます。例えば、乗換案内と連携する機能により、乗車駅と降車駅を選択するだけで簡単に交通費計算が可能です。このほかに、交通系ICカードから運賃のデータを読み込む機能や、社内規程に合わせて自動で日当を計算する機能も有効です。

入力ミスやルールの認識違いを防止できる

経費精算システムのチェック機能によって、入力ミスやルールの認識違いを防止できます。事前に経理担当者が社内規程を登録しておくことで、規程に違反する申請内容をブロックすることが可能です。申請者の入力ミスや、社内ルールの認識違いが発生しづらくなり、承認者・経理担当者のチェック作業がラクになります。

出張旅費規程を作成して適切な経費管理を実現しましょう！

ここまで、出張旅費規程の基礎知識や、記載項目、設定する際のポイントなどをご紹介しました。旅費交通費の経費精算では、社内規程に基づいて正確に処理を行う必要があります。チェックや支払いなど多くの手間がかかる旅費精算を効率化するなら、専用システムを活用するのがおすすめです。なかでもクラウド型経費精算システム「楽楽精算」には、旅費交通費の精算がラクになるこんな魅力があります。

「楽楽精算」の魅力1：社内規程に応じたカスタマイズが可能

「汎用ワークフロー機能」によって、社内規程に合わせて経費精算の承認フローを自由にカスタマイズできます。経費申請の全ての手続きをシステム上で一元管理することで、業務効率化を実現します。

「楽楽精算」の魅力2：規定違反の場合に警告を出すチェック機能

「規定違反チェック機能」で経費申請の不備を未然に防止します。社内規程に違反する申請内容に自動で警告を出してブロックするので、承認者・経理担当者のチェックや差し戻しの負担を軽減できます。
機能の詳細については、こちらのページを参照ください。

「楽楽精算」の魅力3：コーポレートカード連携で小口現金の取り扱いを大幅削減

「クレジットカード・プリペイドカード連携機能」により、コーポレートカードのデータを自動で取り込めます。申請者の手入力による手間やミスを減らせるほか、経費の不正受給を防止します。
機能の詳細については、こちらのページを参照ください。

「楽楽精算」の機能や導入メリットなどの詳細は無料の資料でご案内しています。どうぞお気軽にお問い合わせください。