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旅費出張費の社内規定がないとこんな問題に?規定の重要性とポイントとは?

旅費出張費の社内規定がないとこんな問題に?規定の重要性とポイントとは?

旅費出張費精算

2020/5/16

旅費・出張費は金額が大きくなりやすく、また、運用ルールが複雑になっている企業も多いのではないでしょうか。ルールが複雑であるがゆえに、申請ミスが多くなったり、修正対応の時間が膨大になったりしがちです。

なぜ旅費・出張費には規定が必要なのでしょうか。また、その規定を決めるときのポイントにはどのようなものがあるのでしょうか。この複雑になってしまった旅費・出張費を簡単に精算する方法はあるのでしょうか。このような疑問について、この記事で回答していきます。

旅費・出張費の社内規定の重要性

旅費・出張費は社内できちんと規定され、それがルールとして適正に運用されていることが重要です。では、なぜそれが重要なのでしょうか。

ムダな経費削減

社内で旅費・出張費に関して規定が存在すると、ムダな経費を削減することができます。ルールがない状態で旅費や出張費の申請が可能になってしまっていると、本来必要な金額を上回っての経費申請が横行する危険があります。必要金額以上の出費が多くなり、ムダな経費がかかってしまう可能性があります。

不正受給の回避

経費というものは本来業務上必要なものに利用されるべきです。しかし、社内規定がなかったり、ルールが遵守されていなかったりする場合、経費が適切な経費の利用目的とは異なったものに利用されてしまう可能性があります。例えば経費の私的利用がこれに当たります。このようなことを防ぐためにも経費申請、旅費・出張費申請の社内規定によるルールの統一が必要です。

不公平感の解消

旅費・出張費のルールがない場合、従業員同士の不公平感が大きくなる可能性があります。例えば、出張のたびにいつも経費を湯水のごとく利用している社員と、ぎりぎりまで節約して経費を抑えようとしている社員の間では不公平感が出てしまうでしょう。こういったことを防止するためにも旅費・出張費ではルールを設定することが必要です。

経理担当者の負担を軽減

また、旅費・出張費のルールがあることで経理担当者の負担も軽減できます。ルールがない場合、それぞれの社員が自由に経費を利用するので、その利用が適正なものかどうかひとつひとつについて確認して判断しなければなりません。

しかしルールがあれば、それに照らして違反しているものだけを確認すればいいので、確認の手間が省けます。また、誤りを指摘するときにも社内規定に違反している点を指摘するだけでいいので、修正の依頼も簡単になります。

旅費・出張費社内規定作成のポイント

ここまで旅費・出張費の社内規定が存在することの重要性をご説明しました。次にその規定を作成するときのポイントについてご紹介します。

出張の定義

まず、出張の定義を決定する必要があります。これは企業毎に異なるものですが、例えば「宿泊を伴うもの」や、「会社からの直線距離が◯◯キロメートル以上の外出」といった定義が考えられます。

日当・宿泊費の金額設定

出張にともなって日当を支給する企業も多いでしょう。また、宿泊を伴う出張の場合には、宿泊費の上限を設定する必要もあります。これらは全社員で統一するのか、役職ごとに異なる金額にするのかということも事前に規定しておく必要があります。

食事代

出張時における食事代は会社負担か個人負担か、訪問先の担当者がいたときの扱いを規定しておく必要があるでしょう。また、交際費、接待費の上限金額や社内での申請ルールもここでしっかりと規定しておくとよいでしょう。

仮払い

長期の出張費となると宿泊費用などがかさみ、従業員の立て替えが大きな負担になる場合があります。そのときには仮払いを行い、事前に従業員に経費として現金を渡しておくのがいいでしょう。このときには、事前に何泊以上や金額がいくら以上の場合に仮払い対応をするか規定し、さらに、事前申請のときにどのようなフローで申請を行うかまでしっかりと明文化する必要があります。

出張手続きの作成

出張をする場合にどのような手続きを取るかということも重要です。事前に出張申請を出す必要があるのか、事後の出張報告書だけでよいのか、それとも両方出す必要があるのかなど事前に規定しておかなければなりません。

出張時に発生した災害、病気の際における規定

出張時に万が一のことが起こった場合の取り決めも規定には盛り込む必要があります。出張先で被災したり事故に巻き込まれて怪我をしてしまったりするかもしれません。病気にかかって通院やひどいときには入院する必要がでてくることもあるでしょう。

予め規定で万が一の場合の対応を決めておかないとその場で関係各所と連絡を取りつつ判断を行わなければならず、スムーズに事態に対応する事ができません。このようなことにも対処できるよう事前に不測の事態に備えた規定を作成するようにしましょう。

旅費・出張費規定の運用遵守、精算の効率化には経費精算システムの導入が便利

旅費・出張費に関する規定の重要性がわかり、それの作成ポイントがわかりました。しかし、規定というものはできてからが大変です。これを運用するためには従業員にしっかり統一したルールを覚えてもらわなければならず、そのルールを遵守して貰う必要があります。

しかし、規定が複雑になればなるほど、従業員がそのルールを遵守することは難しく、ともするとそれを規定した管理者側もルールが曖昧ということもあるでしょう。そのようなときに便利なのが「経費精算システム」です。

最初に社内規定を設定することで、自動で旅費や日当を計算

経費精算システムを導入すると便利な点として、自動で旅費や日当を計算してくれるということがあります。乗換案内と連携した経費精算システムであれば、乗車駅と降車駅を選択するだけで交通費計算ができますし、交通系ICカードを読み込んでそのデータを利用することもできます。また、日当を事前に設定しておけば、その設定にあわせて日当を計算してくれる機能があるものもあります。

規定が煩雑なために発生しがちな入力ミスを防止できる

規定が複雑になるとミスが多くなったり、確認に多くの時間を要したりするようになります。しかし、管理者側で事前に規定を経費精算システムに登録しておけばその規定に従った申請が行われるので、入力ミスやルールの認識違いによるミスなどが発生しづらくなります。

「楽楽精算」の旅費・出張費精算において便利な機能

では、経費精算システムの中でも「楽楽精算」はどのような機能を持っているのかご紹介します。

社内規定に応じたカスタマイズが可能

社内規定というのは各社によって異なるものです。そのため、各社異なるルールを経費精算システムに適用したいというリクエストがあるでしょう。しかし、すべての企業が自社でサーバーを管理し、自社で経費精算システムを運用するオンプレミス型のシステムを利用するのは現実的ではありません。初期費用が非常に大きくなりますし、管理するための人員も配置しなければならないからです。

そこでクラウド型経費精算システムである「楽楽精算」が便利です。クラウド型なので初期費用も月額費用もが非常に安価で、さらに各社に応じたカスタマイズ性では業界内でも随一です。各社の規定に合わせた設定を行うことができます。

規定違反の場合に警告を出すチェック機能

規定に違反している場合に申請を出せないようにしたり、警告を出したりすることができる機能も非常に便利とご好評をいただいております。紙やエクセルで申請を行っていると、規定に違反したものが途中までは承認で、経理の最終承認段階で差し戻し指示が入ることがあります。

これが発生してしまうと、そこまで回覧したことも無駄になってしまいますし、再申請にまた時間がかかってしまい、決算業務に間に合わないなどの影響が出てしまう場合もあるでしょう。このようなことを防ぐために、申請の段階でその申請内容に問題がないことを確認できる規定違反チェック機能が非常に有効です。

コーポレートカード連携で小口現金の取り扱いを大幅削減

「楽楽精算」はコーポレートカード(法人用クレジットカード)とも連携しており、カードの利用明細を自動で取り込むことができます。手入力によらない正確な金額が反映されるためミスや不正の抑制につながるとともに、仮払いや立替金が不要となり、経理担当者にとって特に面倒な小口現金の取り扱いを大幅に減らせます。

まとめ

この記事では旅費・出張費精算における規定を作成する重要性や、その作成のポイント、また、それらを楽にするための経費精算システムの機能をご紹介しました。経費精算システムの中でも「楽楽精算」のカスタマイズ性や規定違反チェック機能は非常に便利なので、ぜひ無料資料請求で詳細な説明をご覧になったり、無料トライアルで機能を体験したりしてみてください。

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楽楽精算コラム編集部です。
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