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取引先に持参した手土産は経費精算できるのでしょうか?

仕訳業務・勘定科目

2016/7/13

社員から新規の取引先に訪問するにあたり、ちょっとした手土産を準備したいとの申請がありました。このような取引先に対する手土産は、経費精算しても良いのでしょうか。

取引先への手土産は原則「接待交際費」となるが例外もあり

このような取引先に対して手土産を持参するような場合は、お中元やお歳暮と同じ扱いで接待交際費として処理をします。よって、社員が自費で購入して持参した場合は、あとから経費精算して問題ありません。

ただし、この際の接待交際費は会計上、損金不算入となりますので注意しましょう。

接待交際費以外で処理できる場合もあります

手土産と言ってもいろいろな種類があります。
例えば、取引先訪問後、そのまま会議を行うような場合に、こちらで準備したお茶菓子や珈琲代、弁当代など比較的少額なものについては、接待交際費ではなく会議費で処理をしても問題ありません。会議費であれば、損金として計上が可能です。

節税対策になるかどうかは、勘定科目の仕訳先が重要!

取引先への手土産は、社員が自費で購入したあとに経費精算してなんら問題はありません。ポイントは、その後の勘定科目の仕訳先です。

接待交際費としての扱いになれば、損金計上できないため節税になりませんが、会議費として処理ができる内容であれば損金計上ができるため、この差はとても大きいと言えます。手土産の勘定科目については、金額や用途をよく確認した上で決めるようにしましょう。

しかし、ひとつひとつ仕訳先を毎回調べてそれを手作業で入力するのは申請者にとっても経理にとっても非常に大きな手間です。その手間を削減するために、経費精算システムの利用をおすすめします。経費精算システムを利用すれば、経費精算はもちろん、より申請頻度の高い交通費精算なども効率化できるので、全社的に精算業務の効率化を図ることができます。

また、今回の例のようなどちらの科目で仕訳をしても問題ないような場合は、社内規定を定めて、クラウドの経費精算システムに事前設定をしておくと精算業務がスムーズになります。経費申請を行う際には社内規定にのっとって精算してもらえるように社内周知を行いましょう。

それでもルールが遵守されない場合には、社内規定を守らないと注意メッセージを出したり、申請できなくするという機能を持つ「楽楽精算」の社内規定違反チェック機能のご利用をぜひご検討ください。

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