社員が取引先に菓子折りを持参する際の経費精算を教えてください

接待交際費となるかどうかが問題

取引先に対して持参する菓子折りなどの手土産については、厳密に言えば取引先との交際や接待を目的としているため、「接待交際費」として仕訳をするのが正しいはずです。
ただし、実際に会議を行い、会議で食べるためのお菓子を購入したのであれば、常識の範囲内の金額で「会議費」などで処理することもできます。

手土産を持参する場合は、許可制にすると良い

なお、取引先への菓子折りなどの手土産を経費として精算する場合は、社員個別にその判断を委ねてしまうと、無駄な経費がどんどん増えてしまう可能性があります。
そのため、手土産を経費として精算する場合は、事前に社員から上長を通じて、「手土産の持参先」や「予算」などを明記した書類を提出させ、事前に許可をした上で支出することをおすすめします。

まとめ

菓子折りなどの手土産は、営業活動の局面によっては非常に大きな効果を発揮したり、良いアクセントとなります。ただ、その判断を社員個人でしてしまうと、無駄に経費が増えてしまうため注意が必要です。そのため、その必要性については、必ず上長に判断をさせ、必要な分だけ支出するよう徹底させましょう。

また、これらの交際費精算をスムーズに行うためには、経費精算システムを導入するとより効率的です。
経費精算システム「楽楽精算」では、交際費の事前申請と精算データを紐付けて管理することができ、システム上で自動仕訳が行われるので、経理の手間が減り、効率的です。