経費精算で使用した書類を電子帳簿保存法に則って保管するには？

電子帳簿保存法と経費精算の関係

電子帳簿保存法とは、領収書・請求書などの書類や帳簿の保存のコストを削減するために、電子データでの保存を認める法律です。ペーパーレス化の促進を目的として、2022年1月に改正されました。

電子帳簿保存法の改正以前から、経費精算に関連する帳簿や領収書などは、一定期間の保存が義務付けられていました。期間は原則として法人税の申告期限の翌日から7年間です。7年の間に蓄積される書類は膨大な量になり、保管場所や管理に困るケースも少なくありません。
電子データとして書類を保存すれば、こうした問題を解決できます。

ただし、経費精算書類を電子保存する場合は、電子帳簿保存法に定められた保存要件を満たさなければいけません。領収書やレシート、経費精算申請書などは、法律に則した適切な方法で保存する必要があります。求められる条件やルールを理解して、自社の経費精算フローへ反映させましょう。ルールについては、以下の見出しで詳しく解説します。

参考：国税庁「制度創設等の背景」

関連記事：電子帳簿保存法とは？3つの制度を理解して対応の準備を進めよう

経費精算後の書類を保管する際に守るべき電子帳簿保存法の要件

電子帳簿保存法には、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つの保存区分が存在します。以下では、それぞれの概要や満たすべき要件をご紹介します。

電子帳簿等保存

電子的に作成した帳簿・書類をそのままデータとして保存する際は、「電子帳簿等保存」の保存区分に該当します。

主な要件としては、「訂正･削除の記録が残るようにすること」「日付・取引金額・取引先で検索できること」などが挙げられます。税務調査などで提出を求められた際にすぐに対応できるようにしておきましょう。

詳しい要件は以下の通りです。

※1：検索要件➀～➂について、ダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、➁➂の要件が不要。
※2：「優良」欄の要件を全て満たしているときは不要。
※3：取引年月日その他の日付により検索ができる機能及びその範囲を指定して条件を設定することができる機能を確保している場合には、ダウンロードの求めに応じることができるようにしておくことの要件が不要。

参考：国税庁「はじめませんか、帳簿･書類のデータ保存（電子帳簿等保存）」

スキャナ保存

紙の書類をスキャンして電子データ化した上で保存する場合、「スキャナ保存」の区分に当てはまります。
スキャナ保存する際は、「解像度200dpi相当以上で読み取ること」「カラー画像は256階調以上で読み取ること」などの細かい条件が指定されているため注意が必要です。

具体的な要件は以下の通りです。

（注）一般書類向けのルールを採用する場合は、事務の手続（責任者、入力の順序や方法など）を明らかにした書類を備え付ける必要があります

参考：国税庁「はじめませんか、書類のスキャナ保存」

電子取引

電子データで受領した書類は、原則として電子データのままで保存する必要があります。「電子取引」のデータ保存区分に該当し、「データの不正な改ざんを防ぐこと（＝真実性）」と「データをいつでも確認できる状態にすること（＝可視性）」の2つの要件を満たすことが求められます。

参考：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

電子帳簿保存法に基づき経費精算に関わる書類をデータ化するメリット

経費精算で取り扱う書類を電子データとして保存すると、経理業務の効率化も実現できます。こちらでは、書類をデータ化する具体的なメリットについて解説します。

コストを削減できる

経費精算をペーパーレス化すると、コスト削減につなげられます。紙の印刷やファイリングなどが不要になるため、印刷代やファイル等の備品代を減らすことが可能です。加えて、保管スペースの確保にかかっていたコストも減らせるでしょう。

業務効率化を期待できる

電子帳簿保存法の要件を満たして電子データ化を行えば、紙の原本を破棄できます。必要書類の検索も容易に行えるようになり、特定の書類を発見しやすくなります。書類管理の効率化を実現できるのは大きなメリットです。

また、データをオンライン上で管理することで、経理担当者と申請者の双方が従来よりも手続きをスムーズに進められるようになるでしょう。経理担当者は、オフィスへ出社せずにオンラインで書類をチェックできるようになります。出張やリモートワークなどで社外にいる従業員は、外出先でスマホで書類を撮影・アップロードし、速やかに経費精算の手続きを完了できます。
加えて、データによるやり取りに切り替えることで、社内の情報を一元管理できるようになり、部署間の情報共有もスムーズになるでしょう。多岐にわたる部署とのやり取りで生じる負担を軽減し、業務効率の向上が期待できます。

紛失や劣化のリスクを低減できる

冒頭でご紹介した通り、経費精算関連の書類は原則として7年の保管が義務とされています。紙の書類の場合、人為的ミスや災害などによる紛失や劣化のリスクがあります。一方で、電子データとして保管すれば、スキャンしたときの状態を維持したまま保管しておける点がメリットだといえるでしょう。

関連記事：紙やExcelでの経費精算のデメリットとは？経費精算システムが楽楽解決！

電子帳簿保存法に基づく経費精算書類のデータ化でよくある疑問

経費精算に関する書類をデータ化する際、原本の扱いに頭を悩ませるケースは少なくありません。以下では、よくある疑問や回答をご紹介します。

書類をデータ化したらすぐに原本を破棄して問題ない？

書類を電子データ化した後、すぐに処分してしまいたいと考える方も多いのではないでしょうか。法律上は問題ありませんが、念のために紙の原本は一定期間保存しておく規定を設けるのがおすすめです。スキャン時にトラブルが発生し、内容が読み取れない、または文字が切れる場合があります。できれば精算が完了するまでの間は原本も保管しておくと安心でしょう。

電子データと紙の両方で書類を受領した場合はどうする？

同じ内容が記載された経費精算書類を電子データと紙の両方で受領したら、どちらも保管しておかねばならないケースがあります。例えば、内容に異なる部分がある場合です。

完全に同じ内容であれば、紙を原本として扱い、スキャナ保存するのが一般的です。この場合、電子データとして受け取ったほうは破棄します。
しかし、片方はカラー、片方は白黒といったように異なる部分がある場合、それぞれを原本として保存するパターンが多く見られます。保管の手間が倍になってしまうため、自社内の人員に対し、あらかじめ希望する書類の形式を伝えておいたほうがよいでしょう。

昔の書類をスキャナ保存することは可能？

2022年の電子帳簿保存法改正によって条件が緩和され、紙の原本をスキャナやスマホ撮影で電子化する場合、税務署への届け出は不要となりました。ただし、スキャナ保存の開始日よりも前の書類を保存するのであれば届け出が必要とされています。経費精算書類を遡って整理する際は気をつけましょう。

電子帳簿保存法対応の経費精算システムでさらなる業務効率化へ！

経費精算に関する書類を電子帳簿保存法に従って保存する際、知っておきたいポイントを解説しました。電子帳簿保存法では異なる保存区分が設けられており、それぞれ要件が異なります。要件自体も細かいものが多いため、一つひとつ確認しながら保管するのは大変手間がかかります。

そんなときは電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを活用するのがおすすめです。システムを導入すれば、要件を満たしながら手軽に書類を保存できるでしょう。これから経費精算業務の効率化を図るなら、電子帳簿保存法に対応した「楽楽精算」をご検討ください。

「楽楽精算」の特徴➀ 電子帳簿保存法に対応している

領収書やレシートなどの写真を撮影してアップロードするだけで、簡単に保存要件を満たした書類保管を実現できます。法改正があれば、システム側が新たな要件に対応したアップデートを実施するため安心です。メンテナンスなどの手間も不要で、継続的かつ長期間の運用が可能です。

「楽楽精算」の特徴➁ 受領形式を問わずスムーズに保管できる

紙や電子データなどの受領形式を問わずに社内の書類を一元管理できます。文書管理業務がスムーズになり、利便性や業務効率が高まります。

「楽楽精算」の特徴➂ 経費申請された情報は自動で仕訳される

申請された情報の自動仕訳や、振り込みデータの自動作成などに対応しています。会計ソフト用の仕訳データを自動生成でき、手作業を減らせるため、人為的なミスの削減につなげられるでしょう。経費申請の自動化を進められる点も魅力です。

「楽楽精算」の特徴➃ カスタマイズ性が高い

システム側のカスタマイズ性が高いので、自社の業務に合わせて柔軟に業務フローを組み立てられます。既存の業務フローを大きく変えることなく、スムーズに導入しやすいのもポイントです。

「楽楽精算」の効率化機能やプラン料金など、気になる場合はお気軽にお問い合わせください。

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