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働き方改革にも役立つ!経費精算システムを導入するメリット

働き方改革にも役立つ!経費精算システムを導入するメリット

経費精算システム

2020/5/12

長時間労働の是正や多様で柔軟な働き方の実現を目指し、2019年4月から「働き方改革関連法」の適用が始まりました。
2020年4月からは、いよいよ、中小企業にも適用されることが決まっています。
しかし、突然「残業禁止」の号令をかけても業務量が削減されない限りはうまくいくはずはありません。働き方改革を成功させるには、業務効率化の仕組みが不可欠です。ここでは、大きな負担となり従業員の稼働を圧迫している経費精算の課題と、経費精算システムを使った解決策について紹介します。

経費精算の現状

経費精算システムの見直しは、会社全体の業務効率化に大きな影響を与えます。なぜなら経費精算の手続きは、多くの従業員が日常的に行うものだからです。
従来の手作業による経費精算では、申請者、承認者、経理担当者それぞれに次のような問題が起こりがちです。

<従来の経費精算方法の問題点>

  • 申請者
    使った交通機関や経路を思い出し、電車代を検索しながら交通費申請をするのが面倒。定期区間との重複もチェックする必要があり、非常に時間がかかってしまう。申請書のフォーマットを入力するのも時間がかかるので、経費の精算のために残業が発生することも。
  • 承認者
    承認が必要な経費申請書類の内容をチェックするだけで、膨大な時間がかかってしまう。また、形式不備で再提出を依頼することも多く、承認する量が多すぎる場合には、承認漏れもしばしば起こる。
  • 経理担当者
    従業員から提出される経費精算を確実に行い、会計ソフトに入力するだけで多くの時間がとられてしまう。そのため、経営企画などのコア業務に集中することができない。

このように、従来の方法の経費精算は、申請者、経理担当者、承認者の全員にとって大きな負担となっています。

経費精算に関する悩みを解消するには?

経費精算に関わる悩みの大半は、経費精算システムの導入によって改善することが可能です。経費精算システムは、今まで手作業で行ってきた経費精算を自動化するもの。提供会社によって多少異なりますが、次のような機能があります。

交通系ICカード履歴の自動読み取りで、交通費精算の手間が大幅に軽減

従来の手作業による交通費精算では、申請者は乗車区間の交通費を調べた上で定期区間との重複を除外するなどして請求すべき交通費を算出して記載しなければならず、非常に手間がかかっていました。しかし、経費精算システムでは、交通系ICカードの履歴をリーダーで読み込むだけで、自動で経路と交通費の入力が行われます。さらに、定期券区間を登録しておけばその分の重複も自動で控除してくれます。そのため、入力の手間を大幅に減らすことができます。

>> ICカードをスマートフォンで読み取るだけ!「楽楽精算」の交通費精算機能について紹介

領収書も写真撮影でデータを取り込める

これまで、一枚ずつ添付していた領収書も、専用アプリを組み込んだスマートフォンで撮影すれば、自動でデータ化され、経費申請画面に反映することが可能です。交通費と同様に、入力の手間が大幅に削減される上、不正防止にも役立ちます。

申請不備はその場でエラー通知も可能

経費精算システムによっては、記入漏れなど形式に不備のある申請が行われた場合、申請を受けつけず、エラー表示を出せるものもあります。経理担当者、承認者のチェック作業軽減に役立ち、申請書類の差し戻しがなくなります。

「楽楽精算」でできること

数ある経費精算システムの中から自社に合ったものを選ぶポイントは、「現在の経費精算業務の何が問題なのか」「どこを改善したいのか」を明確にして、目的に沿ったシステムを選ぶことです。
中でも、申請者、承認者、経理担当者と経費精算に関わるすべての社員の負担軽減を目指すなら、国内導入社数No.1の「楽楽精算」がおすすめです。5,000社以上が導入している「楽楽精算」なら、これまでにご紹介した機能に加えて、さらに以下のようなことも可能になります。

申請時に自動で仕分け、会計ソフトとの連携も可能

多くの会計ソフトと連携が可能で、申請時に自動で仕分けをしてくれるので、経費担当者が手動でデータを入力する必要がなくなります。

取引先への支払いを管理する

取引先からの請求に対する支払いについても、申請・承認フローの管理が可能です。

クレジットカードの明細をそのまま取り込み、経費精算が可能

クレジットカードと連携して利用明細を取り込み、そのまま申請・精算データに使うこともできます。入力の手間が削減でき、記入ミスの防止にもつながります。

海外出張にも対応

海外出張前に仮払金の申請受付ができるほか、申請時のデータを使って、日当やレート計算も自動で行うことができます。経理担当者が、わざわざ外貨の為替レートを調べる手間がありません。

「ソリューションパートナーシップ」でさらに利便性がアップ

2019年12月から、「楽楽精算」とほかのバックオフィス支援ツールを連携し、各企業の業務改善を支援する「ソリューションパートナーシップ」が始まりました。

ソリューションパートナーシップとは、「楽楽精算」が業務改善を支援する企業と提携し、手作業で行っている仕事を自動化できるツール「RPA」や、担当者が行う買掛金・売掛金管理、決算業務などのアウトソーシングを組み合わせることで、より従業員の負担を減らそうという試みです。
負担が減った従業員は、コア業務に専念することが可能になるため、働き方改革の実現にも役立ちます。支援ツールを提供しているパートナー企業も拡大しており、各企業の課題に合わせてさまざまなツールやサービスの提案が可能になっています。

「楽楽精算」は全従業員の手間を軽減する

働き方改革を実現する上で、業務の効率化は不可欠です。一般従業員、経費担当者、承認者全員の手間を削減し、コア業務に集中させることに役立つ「楽楽精算」は、ほとんどの企業で必要とされるものではないでしょうか。
ムダな作業を省いて従業員がコア業務に集中できれば、社内の生産性を向上させることができます。さらに、経費精算をするためにムダな残業をしていれば、その残業代のコスト削減にも役立つため、経営者の方にも喜ばれています。

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楽楽精算コラム編集部です。
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