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経費精算は「楽楽精算」×アウトソーシングの組み合わせがおすすめ!

経費精算

2020/4/30

毎月の経費の精算は、「手間がかかって面倒くさい」と感じている方も少なくありません。その効率化を図るため、経費精算システムの導入や定型業務のアウトソーシング(外部委託)を検討する企業は、近年増加傾向にあります。

では、経費精算システムを導入した場合と、アウトソーシングを利用した場合とでは、それぞれどのような効率化を望むことができるのでしょうか。

ここでは、経費精算システム「楽楽精算」と経費精算のアウトソーシング、それぞれの特徴を比較し、「楽楽精算」と他のツール・サービスを組み合わせるメリットについてご紹介します。

経費精算が面倒な3つの原因

毎月の経費精算が、面倒くさいと感じる、手間がかってしまうのには原因があります。申請者、承認者、経理担当者、それぞれの立場から見た理由は以下のとおりです。

申請者は記入に時間がかかる

専用の用紙への手書きや、Excelの利用といった従来の経費精算方法では、従業員は自分で利用経路の切符代を調べた上で、一つひとつの名目と金額、内容を申請書(データ)へ記載・入力していかなければなりません。当然、時間もかかりますし、調べ間違い、書き間違いも発生します。

これらの申請は、月末などの締切り前に提出する必要があるため、コア業務で忙しい中でもやらざるをえず、それらは従業員にとって、大きなストレスを感じさせてしまいます。

承認者による確認作業が大変

申請書を提出された承認者は、すべての経費について、定期区間の交通費は控除されているか、金額に間違いはないかといったことを確認しなければなりません。

記入漏れなどの申請不備をチェックし、書き直しを依頼するのも承認者の役目です。これには膨大な時間がかかりますし、1人の承認者に対して申請者の数が多ければ、承認漏れにもつながります。

経理担当者の負担が大きい

従来の経費精算方式では、経費精算と会計ソフトが連動していないため、経理担当者は精算された経費について会計ソフトに手入力しなければなりません。単純作業な上に時間もかかりますが、打ち間違いといったミスの発生は絶対に許されません。

少しの不注意が大きな問題へと発展してしまう場合もあるため、常にプレッシャーと戦っている経理担当者も少なくないようです。

経費精算を効率化する2つの方法

面倒な経費精算を効率化する方法として、以前は経理業務の全部または一部をアウトソーシング(外部委託)するのが主流でした。

しかし、近年はクラウド型の経費精算サービスを導入する企業も増えています。ここでは、それぞれの特徴について比較してみましょう。

経費精算システム「楽楽精算」の導入でできること

経費精算システムを導入することで、月々の経費精算の手間はどう変わるのでしょうか。例えば、クラウド型経費精算システム「楽楽精算」を使えば、次のようなことが可能になります。

スマートフォンのカメラで領収書を読み取る(PCなら請求書もOK)

専用アプリを使ってスマートフォンの内蔵カメラで領収書を撮影すれば、内容を自動で読み込み、データ化。手入力する手間や入力ミスを削減できます。また、「楽楽精算ver9.6」からはパソコンでアップロードした領収書データも読み取れるようになりました。さらに、パソコンでは請求書も自動で読み取ってくれるという便利な機能となり、ますます使いやすく進化を遂げています。

交通系ICカードから交通費のデータを自動読み込み

アプリで交通系ICカードを読み取ることで、自動で経路の入力、交通費の読み込みを行います。申請者が経路ごとの交通費を調べる手間が省けるだけでなく、承認者による確認作業も不要になります。

申請規定違反の自動チェック

記入漏れなど、申請規定違反の申請書については、「提出不可とする」「エラー表示を出す」といった設定が可能です。そのため、承認者や経理担当者にとって、書類チェックの手間が省けます。

会計ソフトと連携できる

「楽楽計算」は、会計ソフトとデータ連携させ、経費精算の際に自動で仕訳行われる設定にすることが可能です。これにより、経理担当者の負担を大きく減らすことができます。

つまり、経費精算システムを導入することで、従業員、承認者、経理担当者のすべての負担を軽減することができるわけです。

アウトソーシングの利用でできること

会計全般の業務を外注するアウトソーシングの利用は、専門的な知識を有するスタッフによる作業が期待でき、経理担当者の負担を大幅に減らすことができます。その反面、社内にそのノウハウが残らないというデメリットもあります。

経費精算業務などの委託

会計全般のアウトソーシングの対象となるのは、日々の記帳や仕訳、請求書の発行、銀行の残高管理、給与計算、税務申告、年末調整と幅広くあります。経費精算の範囲でいえば、申請データと領収書の金額の確認や申請不備の問い合わせ、立替経費の仕訳作業など、経理担当者の業務を中心に委託することができます。

社内のスリム化

経理業務に人手を割く必要がなくなるため、担当の人員を削減したり、その分、他の業務に集中させたりするなど、コストを下げて生産性を高めることも可能になります。

「楽楽精算」なら経費精算システムとアウトソーシングとの融合が可能に!

経費精算を効率化するためには、どの部分を変えたいのか、何をどこまで委託させたいのかをはっきり決め、目的に合った手段を選ぶことが大切です。
しかし、経費精算システムとアウトソーシングでは、それぞれを利用することで解決できる問題が違うため、組み合わせて使うことが最も便利な方法だといえるでしょう。

クラウド型経費精算システム「楽楽精算」が、2019年から始めた取組み「ソリューションパートナーシップ」は、業務改善を支援する企業と提携し、経費精算業務全体の働き方改革を目的とする制度です。「楽楽精算」と他の業務改善ツール・サービスを組み合わせて利用することで、利用者の利便性を向上できる、最適なソリューションの提案を目指しています。

例えば、「楽楽精算」と、データ入力など今まで人が手作業で行っていた仕事を自動化できるツール「RPA」を掛け合わせれば、データのチェックなどが自動化され、業務の効率化が図れます。

また、「楽楽精算」と経理担当者の仕事のアウトソーシングを掛け合わせれば、経理担当者はチェック業務などから解放され、経営企画業務に時間を割くことができるでしょう。このようなパートナー企業との提携サービスは、今後拡大していく予定です。

「楽楽精算」と他サービスの掛け合わせで、総合的なバックオフィス業務改善を

「楽楽精算」は、経費精算における従業員、承認者、経理担当者の負担軽減と業務効率化に役立つツールです。
単独で使うこともできますが、アウトソーシングやほかのサービスと組み合わせることで、さらなる利便性向上につながりますので、ぜひ「ソリューションパートナーシップ」の利用も検討してみてください。

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楽楽精算コラム編集部です。
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