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リモートワークをラクス経理がやってみた!「楽楽精算」で変わる経理の働き方

リモートワークをラクス経理がやってみた!「楽楽精算」で変わる経理の働き方

経費精算システム

2020/7/6

緊急事態宣言下、株式会社ラクスでは全社的にリモートワークが推奨され、ほぼすべての従業員がリモート対応で業務を行うことになりました。社員の中にはもちろん経理も含まれており、経理がリモートワークを「楽楽精算」を使って実際にやってみた結果をこの記事でご紹介します。

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リモートワークのためにラクスで準備したこと

ラクスではまず経理のリモートワークのために以下のようなものを準備しました。

  • 家で業務ができるようなノートPC
  • 通信ができる端末(通信機能を持ったPCやスマートフォン)
  • ウェブカメラやマイク、イヤホンなどの通信用機器
  • オンライン会議ツール
  • クラウド型の経費精算システム「楽楽精算」

準備した当時はどのような理由でこれらを使おうとしていたのかそれぞれ確認します。

まず、家で業務ができるように個人にパソコンを支給する必要があります。ラクスでは社内でも会議用などのためにノートPCを個人個人に支給しているので、新しく用意する必要はありませんでした。

そして、そのPCが家でも通信できるように、また、社員の個人負担にならないように、モバイル通信端末や、通信用の機器の用意を会社側で行います。ウェブカメラはPC内臓のものを利用し、音声入力ツールとして必要な方にはマイク付きのヘッドセットが支給されます。機密性の高い情報には社内の電子キャビネットへVPN接続(暗号化された接続)を行うことで、セキュリティにも気を付けていました。

次にオンライン会議ツールです。部署内外の方と会議を行うときに電話だけでは1対1での通信しかできず、従量課金で通話料がかかります。そこでオンライン会議ツールを利用することで、複数人での会議を可能にする環境を整えました。

最後にクラウド型の経費精算システム「楽楽精算」も忘れずに利用できるようにします。特定の環境下からしかアクセスできないように制限をしている場合、新しい通信端末で利用できないことがありますので、その辺りの設定の見直しも行います。

これでラクス経理のリモートワークの準備は万端です。そして実際にリモートワークを実施しました。事前の準備がきちんと行えていたことと、「楽楽精算」の機能を十分に使えたことで経理のリモートワークもほぼ全員で行うことができました。

経理がリモートワークで困ったこと

経理もほぼ全員リモートワークができたといってもやはりリモートワーク中にどうしても困ったことが出てきてしまいました。それはどのようなことだったのかご紹介します。

ネット環境が不安定

今回経理担当に配られた通信端末はどうしても通信制限が発生するものでした。いつも会社で業務を行うときには意識しませんが、自宅で作業をしているとどうしても通信量が増えてしまいます。

今回ラクスの経理ではリモートワークをするにあたって、予備で通信端末を2回線分用意していたので、業務に支障はありませんでしたが、もしも1回線分しかなかった場合、業務進行が少し難しくなっていたかもしれません。

作業環境に不便を感じる

リモートワークを実際にやってみるまでわかりませんでしたが、自宅を作業用に整えている方は多くないでしょう。ラクスの従業員も自宅で作業をすることになり、初めて作業用環境に不便を感じたということが多かったようです。

例えば会社ではディスプレイモニターを2枚使っている作業も1枚のモニターでしか作業できないので、やや作業効率が落ちたということがありました。

コミュニケーションは普段よりも気を使う

普段は顔を見合わせてコミュニケーションしているので、話している空気感や雰囲気で何を伝えたいのかということがわかる部分があります。しかし、テレワークになるとどうしてもそれができないため、普段よりもコミュニケーションに気を使わなければなりませんでした。

これだけはどうしても出社が必要だった業務は?

ラクスは緊急事態宣言下では基本的に全業務においてリモートワークを推奨していました。しかし、どうしても経理では出社対応が必要な業務がありましたので、それもご紹介します。

  • 受領請求書のPDF化
  • 口座振替依頼書のPDF化
  • 押印業務
  • 監査対応

このような業務はなかなかリモート対応が難しく、経理社員が出社して対応をしていました。しかし、その際も出社日、出社人数を事前に調整していたため、問題なく実施することができました。

リモートワークは実際にやってみてよかったか?

結論として、リモートワークを実施してよかったです。

今回の緊急事態宣言では、ラクスの全事業所(経理財務部は全員大阪オフィス)がリモートになったので、どの拠点でも経費精算をリモートで対応する必要に追われました。
まだまだ課題は多いですが、緊急事態宣言という状況下でも業務を滞りなく推進できたことが何よりの成果です。

「楽楽精算」を利用した経理の実際の声も事例として紹介していますので、ぜひこちらの導入事例もご覧ください。

最後に、オフィスワークにもリモートワークにも、それぞれのメリット・デメリットがあります。また、お客さまの中には今後もオフィスでの業務を中心とされる方々が多いのではないでしょうか。「楽楽精算」の一番の長所は、導入いただくお客さま個々の状況に応じ、柔軟に運用を合わせられるカスタマイズ性です。
オフィスワークでも、リモートワークでも、それぞれに合った業務効率化を通じ、これからも皆さまの最適な働き方をサポートする製品であり続けたいと思っています。

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