経費精算ソフトのタイプ別比較「クラウド」と「オンプレミス」との違いとは？

経費精算システム

2017/2/7

交通費精算ソフトではオンプレミス型とクラウド型の2種類があるようです。これから交通費精算ソフトを導入しようと考えていますが、どのように違うのでしょうか。

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※デロイトトーマツミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/）より

オンプレミス型は会社独自のもの

交通費精算ソフトでオンプレミス型といえば、自社のサーバーにインストールしてソフトを利用します。VPN等で接続しない限り、基本的には社外のインターネットからはアクセスが出来ません。また、社内に環境を構築するためソフトウェアのバージョンアップは自社で行います。
毎月の費用はかかりませんが、ソフトウェアライセンスやサーバー、ネットワーク機器など、初期にまとまった費用が必要になります。利用するユーザ数やサーバー容量等は数年後の使用量を想定した投資が必要になるでしょう。

クラウド型は初期費用がほとんどかかりません

クラウド型の交通費精算ソフトは、インターネットを経由してブラウザから利用するのが一般的です。インターネットに接続できる環境さえあれば、社内だけでなくスマートフォン端末などで社外からでも利用可能です。そのため、交通費や経費精算のために、わざわざ社内に戻ってくる必要がありません。
そして、自社に環境を構築する必要がないため、毎月の費用はかかりますが、初期の導入費用はほとんどかかりません。また、バージョンアップやシステムのメンテナンスは、提供している会社が行うため運用の手間を感じることがなく安心です。ユーザ数の変更なども自社の環境を変えること無く、比較的簡単に行うことができます。交通費精算で悩んでいる中小企業をはじめ、どんな会社でも対応できるように一般的な仕様になっていますので、まだ交通費精算ソフトを導入していない会社であれば一度検討してみましょう。