英語対応の経費精算システムとは？選び方から導入事例まで解説

英語対応の経費精算システムが必要な理由

経費精算システムに英語対応が求められるのは、単に事務作業を効率化するためだけではありません。具体的な理由として、以下の3つが挙げられます。

• 業務効率の向上とミスの削減
• グローバル人材の定着とエンゲージメント向上
• ガバナンスの強化と内部統制の徹底

それぞれについて、詳しく解説します。

業務効率の向上とミスの削減

日本語のみでシステムを運用している場合、外国人社員や海外拠点のスタッフは、経費申請のルールや操作方法を理解するのが困難です。
これにより、経費申請の入力ミスや申請漏れが発生しやすくなり、経理部門への問い合わせや修正依頼が増加します。その結果、経理部門の負担が増えるだけでなく、経費精算プロセス全体の遅延を招き、月次決算にも影響を及しかねません。

英語対応のシステムを導入することで、コミュニケーションコストを削減し、業務をスムーズに進めることができます。

グローバル人材の定着とエンゲージメント向上

英語UIを備えた経費精算システムを導入することは、単に事務作業を効率化するだけではありません。外国人社員が母国語で経費申請を行えるようにすることで、彼らの業務スピードと正確性を向上させ、ストレスなく働ける環境を提供できるようになるでしょう。

また、多言語対応は、会社の制度やカルチャーが「国際化」していることを示すサインでもあり、間接的に優秀な人材の獲得や定着率向上に貢献し、企業の競争力強化にも繋がる可能性があります。

ガバナンスの強化と内部統制の徹底

複数の国や地域で事業を展開する企業にとって、経費精算のルール統一は重要です。英語対応のシステムを導入すれば、海外拠点でも日本の本社と同じルールに基づいた経費精算が可能になります。
これにより、経費の不正利用やルール違反を防ぎ、グループ全体のガバナンスを強化することができます。

また、海外の税制度や現地の通貨に対応できるシステムを選定することで、より正確な経費管理と内部統制の徹底を実現できるでしょう。

英語対応している経費精算システムの特徴

続いて、英語対応している経費精算システムが持つべき、主要な特徴を4つご紹介します。システムの導入を検討する際に参考にしてみてください。

英語UIへの切り替え機能がある

最も重要な特徴の1つとして、システム全体のユーザーインターフェースが英語に対応していることが挙げられます。ログインユーザーごとに表示言語を切り替えられる機能があれば、日本人社員は日本語で、外国人社員は英語で利用でき、両者にとって使いやすい環境が実現します。
これにより、従業員の使いやすさが向上し、経費申請の入力ミスや迷いを減らすことができるでしょう。

英語のマニュアルやヘルプデスクがある

システムの導入後に外国人社員からの操作方法に関する問い合わせが発生した際、英語のマニュアルやヘルプデスクが用意されていれば、経理担当者が個別にサポートする手間が省けます。これにより、社内でのサポートコストを大幅に削減し、経理部門がより重要な業務に集中できるようになるでしょう。

申請〜承認の一連のフローが多言語対応している

海外拠点がある会社や、承認者として外国人社員が所属している会社などでは、申請者だけでなく、承認者も英語でシステムを利用できると、経費精算フローがさらにスムーズになります。
承認通知メールや承認画面が英語で表示されれば、海外のマネージャーや本社への承認依頼も円滑に進み、承認プロセスの遅延を防ぐことができます。

海外出張や外貨精算の際に便利な機能がある

海外出張が多い企業にとって、外貨建ての経費を処理できる機能は必須です。近年は、領収書やレシートを読み取って自動で経費精算データを入力できる機能のあるシステムも増えていますが、外国語に対応しているかどうかも確認しておくとよいでしょう。
自動読み取り機能によって入力の手間が減れば、従業員の負担を軽減でき、経費精算業務の効率が大幅に向上します。

経費精算システム選定時のチェックリスト

ここまでの内容を踏まえ、英語対応の経費精算システムを選ぶ際にチェックすべきポイントを整理しました。是非参考にしてみてください。

• 多言語対応の範囲：申請画面だけでなく、承認画面や管理機能も英語に対応しているか？自動読み取り機能は英語のレシートにも対応しているか？
• 海外拠点でも利用可能なクラウド環境か：インターネット環境があれば、世界中のどこからでもアクセスできるか？
• 英語マニュアル・サポートの有無：英語のマニュアルはあるか？導入後のサポート体制は充実しているか？
• 外貨建て精算・税区分の対応：複数の通貨や海外の税制度に対応できるか？

英語にも対応できる経費精算システムなら「楽楽精算」

クラウド型経費精算システム「楽楽精算」は、英語対応機能を有しています。申請者／承認者が利用する画面や通知メールを、必要に応じて日本語から英語へ表記を切り替えることが可能です。

ここからは、実際に「楽楽精算」の英語対応機能を活用している導入企業様の事例を2つご紹介します。

オックスフォード・インストゥルメンツ株式会社様の事例

親会社がイギリスにある外資系企業である同社は、外国人社員や親会社の承認プロセスが課題でした。しかし、「楽楽精算」の英語表記機能により、日本語に不慣れな外国人社員でも迷うことなく使用が可能になりました。導入の際は、操作画面が英語表記になっていたことで導入決定権のある本社へ仕様の説明がしやすく、追加のオプション導入についても問題なく承認してもらうことができたそうです。

>> オックスフォード・インストゥルメンツ株式会社様の事例を詳しく見る

FPTジャパン株式会社様の事例

約9割の社員がベトナム人という同社では、多くの社員が使う申請画面を英語にすることが望まれていました。「楽楽精算」は、価格がリーズナブルなだけでなく、項目名を自由に設定できる柔軟性が決め手となり導入が決定。これにより、多くの社員が利用する申請画面を英語表記にカスタマイズでき、自社の運用に最適な形で活用できるようになったそうです。

>> FPTジャパン株式会社様の事例を詳しく見る

まとめ

本記事では、グローバル化が進む企業において、なぜ英語対応の経費精算システムが必要なのか、その選び方のポイントと、具体的な導入事例をご紹介しました。

外国人社員の働きやすさや経理業務の効率化、そしてガバナンス強化のためにも、多言語対応の経費精算システム導入は、もはや不可欠な投資と言えます。

日本の商習慣に精通しつつ、申請画面を英語にできる「楽楽精算」は、外国人社員の多い企業や、海外拠点を持つ企業に特におすすめです。ぜひ、自社の運用に合わせたシステムを検討してみてください。

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