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英語・外国語対応の経費精算システム選びは、使いやすさが決め手

英語・外国語対応の経費精算システム選びは、使いやすさが決め手

経費精算システム

2020/5/1

経費に関わる処理を一元管理できる、便利な経費精算システムは、申請する側の一般従業員、管理・承認する側の経理担当者・役員など、企業の全従業員が利用するもの。だからこそ、経理の知識やノウハウを持つ経理担当者だけが使いやすくても、一般従業員が使いづらくては意味がありません。

近年の労働人口の減少に伴い、外国人労働者を積極雇用する日本企業は増えていくでしょう。外国人労働者も経費精算を行うので、そのような企業からの経費精算システムへの英語対応のニーズがますます高まっています。

当然、外国人従業員の比率が高いグローバル企業にとっては経費精算システムの英語対応は必須です。しかし、実際は英語対応しているシステムは限られ、経費処理に頭を悩ませているといったケースも多いようです。経費精算システムを導入するにしても、英語対応はもちろん、外国人労働者の方でも簡単に使えるという利便性が特に重要になります。

ここでは、外国人労働者を多く雇用する企業やグローバル企業が経費精算システムを選ぶ際のポイントを解説した上で、それらの企業におすすめのクラウド型経費精算システム「楽楽精算」でできることや、実際の導入事例などについてご紹介します。

グローバル企業が経費精算システムを選ぶ際のポイント

多くの従業員にとって、毎月の処理に手間がかかるのが、営業や出張などの交通費や交際費といった、経費の精算です。経費精算システムを使わずに精算を行う場合、一般的に下記のような手順となります。

経費精算システムなしで精算を行う場合

  1. 領収書を見ながら、経費申請用紙(日本語)に名目と金額、内容を記入する
  2. 交通費なら、利用した経路を検索して運賃を調べ、紙に記入。交通系ICカードのチャージ・使用履歴を印字した紙から業務に利用した分をまとめる
  3. 申請用紙と領収書をいっしょに提出する

上記の流れを見てもわかるように、経費の申請は従業員にとって大変な手間となりますし、ましてや日本語に慣れていない外国人従業員がこれらを行うには、作業だけで膨大な時間がかかってしまいます。

経費精算システムは、交通費や仮払い経費などの経費精算を自動化し、効率化を図るためのツールです。導入するのであれば、誰もが簡単に使えるものでなければ意味がありません。
そのため、経費精算システムに求められるものとして、入力画面の外国語表示への切り替え機能は必須です。また、「交通系ICカード履歴を自動で読み込み、区間運賃を検索してくれる」「領収書をスマートフォンカメラで撮影すれば、自動で内容を読み取れる」など、自分で調べたり記入したりする要素が少なく、従業員が簡単な操作で扱えることが重要になるのです。

クラウド型経費精算システム「楽楽精算」でできること

クラウド型経費精算システム「楽楽精算」は、なぜグローバル企業におすすめなのでしょうか。その理由を以下にまとめました。

経費申請画面を英語表示に設定できる

経費申請画面の表示を、英語表示に設定することができます。また、各項目名などは自由に設定することができるので、自社の運用に合わせて使いやすくカスタマイズすることもできます。

交通系ICカードから直接データを取り込める

交通系ICカードを読み取り機能付きのスマートフォンや、専用の読み取りリーダーにかざすだけで、利用した経路と運賃を読み込むことができます。従業員が自分で区間や料金などを検索する必要がないため、時間がかからず、調べ間違いもないので、経理側にとってもチェックの手間が省けます。
専用アプリをインストールすれば、スマートフォンやタブレット端末での読み取りが可能になり、非常に簡単です。さらに、業務で使った履歴とプライベートで使った履歴の振り分けもできるので、従業員に会社用の交通系ICカードをわざわざ支給する必要もありません。

交通費計算では、定期区間は自動控除される

なお、交通系ICカードからデータを読み取った際、社員一人ひとりの定期区間を登録しておけば、交通費精算対象から自動控除されます。定期区間についての計算もチェックも行う必要がないため、経理担当者のチェックの手間が省けます。

領収書はスマートフォンで読み取り可能

領収書については、読み取り機能を搭載した専用アプリとスマートフォンの内蔵カメラを使って撮影すれば、金額や取引先、受領日などのデータを自動で取り込むことができます。そのため、入力の手間と入力の際のミスを大幅に削減可能です。
また、紙やエクセルがある会社に戻らないと精算業務ができないということもありません。領収書を自分のスマートフォンの内蔵カメラで撮影するだけで精算業務ができるので、空いた時間を見つけて、場所を選ばず作業をすることができます。

「楽楽精算」は、管理者・経理担当者にもメリットがある

「楽楽精算」は、先に挙げたように外国人従業員の負担軽減に役立つばかりでなく、管理者や経理担当者にとっても以下のようなメリットがあります。

規定違反申請は自動でエラーに

従来の経費精算では、管理者は適正な申請がなされているかを一つひとつチェックするなど、膨大な手間がかかるケースも少なくありませんでした。しかし、「楽楽精算」を利用すれば、運賃の読み込みや定期区間の控除を自動で行うため、チェックの手間が大幅に削減できます。
また、一部記入漏れなど、社内規定に合わない申請はできないようにする、エラー表示を出して警告をするといった設定もできるので、申請側にとっては差し戻されたときの手間、管理側にとっては一つひとつ社内ルールに照らし合わせて確認する手間を、大幅に軽減することができます。

規定違反申請は自動でエラーに

経理担当者にとって、経費精算用に提出された膨大な数のデータを打ち込む作業は大きな負担です。また、人間の行う作業のため、仕訳作業をする中で打ち間違いが発生してしまうこともあるでしょう。
「楽楽精算」は、ほとんどの会計ソフトとデータ連動が可能で、経費精算が行われた際に自動で仕訳をする設定を行うこともできますから、経理担当者の負担を大きく減らせます。

「楽楽精算」を導入した企業の事例

実際に、「楽楽精算」を導入したグローバル企業は、どのように活用しているのでしょうか。FPTジャパンホールディングス株式会社の事例をご紹介します。

「楽楽精算」の導入で経費精算業務の問題が解決!(FPTジャパンホールディングス株式会社)

FPTジャパンホールディングス株式会社は、日本企業からシステム開発を受注し、ベトナム本社が進めるオフショア開発事業を運営する外資系企業です。2013年7月に「楽楽精算」を導入しました。

経費精算システム導入のきっかけ

「楽楽精算」を導入する前の経費精算は、申請者がExcelファイルに記載した申請書をメールで承認者へ送付し、承認をもらうという流れでした。しかし、1人の承認者が従業員60人分の承認を担当することもあり、一人ひとりの申請状況を把握しきれずに、どうしても承認漏れが起こるように。
また、外回りが多く、毎月多くの交通費申請を必要とする営業スタッフは、経費申請に多くの時間を奪われ、経理担当者も、交通費のチェックや仕訳、会計ソフトの入力などの単純作業に追われていた状況があったのです。
そんな中、従業員から「交通費の精算業務を改善できないか」との声が上がり、「上司の承認漏れが多い」「経理担当の単純作業が多すぎる」といった理由も加味され、経費精算システムの見直しを始めることになりました。

導入の決め手は、英語表示での申請画面が使いやすいこと

社員の9割がベトナム人というFPTジャパンホールディングス株式会社。そのため、経費精算システム導入にあたっては、先述の問題が解決できることに加え、英語表示を含めた設定の柔軟さも重要でした。
「楽楽精算」なら、これらの問題が解決できる上、初期費用10万円~、月額3万円~とコストパフォーマンスが優れていることや、各項目を自社の運用に合わせて変えられるカスタマイズ性の高さが決め手に。設定が簡単で、わからないことがあってもスピーディーにサポートが受けられることも評価されたポイントのようです。

「楽楽精算」なら英語表示が可能で誰もが使いやすい

グローバル企業が経費精算の効率化を図るには、全従業員が使いやすいシステムを導入することが何より大切です。
英語表示が可能だったり、自動でデータの読み取りができたりといった機能が経費精算システムにあるだけで、経費精算に費やす時間は大きく短縮できます。全従業員の効率化を考え、誰もが使いやすい「楽楽精算」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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楽楽精算コラム編集部です。
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