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交通費精算を効率的に計算するシステムってありますか?

経費精算システム

2016/4/4

日々の交通費精算は、経理担当者の業務の中でもかなり手間のかかる仕事です。そんな交通費精算を少しでも楽にするためには、どんなシステムを構築すれば良いのでしょうか。

まずは交通費精算書をデータ化する

一昔前の時代の交通費精算というと、手書きの伝票などに営業社員が直接記入し申請していましたが、これでは確認する方の経理の手間がかなりのものになってしまいます。
そこで交通費精算書を「アナログ」から「デジタル」に変えることで、かなりの手間が削減できるようになります。

交通費精算用のソフトを利用するのも良いのですが、経費をかけたくないということであれば、エクセルデータなどの表計算ソフトでも十分代用が可能です。
最低限、かかった交通費が自動計算によって集計されるようになっていれば良いでしょう。

よく行く取引先の区間の交通費については一覧表を作る

営業に費やす交通費については、一定周期でエリアが変わったりするものの、よく行く区間というのが必ず出てきます。
そういった頻繁に精算することの多い区間における最短経路の交通費については、予め一覧表などにまとめておくと、交通費の金額確認がスムーズにできるでしょう。

また、普段はあまり行かない区間を利用した営業社員に対しては、最短経路であることがわかるよう、別途ネット上の経路検索画面をプリント合うとして添付してもらうと良いでしょう。

まとめ

交通費の精算業務は経理にとって非常に大切な仕事ですが、これにばかり時間を取られていては、他の業務に支障が出てしまいます。
そのため、交通費精算書はできる限りデジタル化して、経理担当者の集計する手間を軽減させましょう。
また、これら交通費精算をスムーズに行なうためには、クラウドの経費精算システムを導入するとより効率的です。是非検討してみましょう。

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