交通費精算をエクセルで自動計算するには？課題やシステム化のメリット

交通費精算の内容をエクセルで自動計算する方法

エクセルで交通費精算の申請書の書式を作成して関数の設定を行えば、合計額を自動計算するツールを作れます。必要項目を記入すると、自動で合計額が表示されるため便利です。ここでは、交通費精算をエクセルで自動計算する方法を、2つのステップでご紹介します。

手順1 交通費精算書のフォーマットをエクセルで作成する

まずは、エクセルを使って交通費精算書のフォーマットを作成します。その際、書類の書き方は以下の項目例を参考にしてみてください。

フォーマットを作成する際は、エクセル内やオンライン上で配布されているテンプレートを活用して、自社の業務に合わせて調整を加えると、簡単に作成できます。書類をゼロから作成すると手間がかかるため、既存のテンプレートを探してみるようおすすめします。

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手順2 作成したフォーマットのセル内に関数を記載する

特定の範囲のセルに入力した交通費を自動計算する関数を、合計金額欄のセルに記載します。その際は、SUM関数を使用するのが一般的です。

例えば、C2のセルからC6のセルまでを合計する場合は「=SUM(C2:C6)」と記載します。

交通費精算の内容をエクセルで自動計算する際の課題

ここまで、エクセルを使って交通費精算の合計額を自動計算する方法をご紹介しました。エクセルを活用すると、申請書のフォーマットを簡単に作成できる点が魅力ですが、いくつか注意点があります。

課題1

エクセルで自動化できるのは合計額の計算のみで、申請者は1件1件の申請内容を手入力しなければなりません。経路検索で運賃を調べて手入力したり、利用履歴やレシートを見ながら金額を転記したりする手間がかかります。その際、人的ミスのリスクを避けられない点はデメリットといえるでしょう。

課題2

たとえエクセルで合計額を自動計算したとしても、内容の確認を行う上司や経理担当者の負担はほとんど変わりません。合計額以外にも、「記載された運賃や訪問先などの情報に誤りがないか」「定期区間が除外されているか」「交通費の課税・非課税は適切か」「社内規定を満たしているか」など、多数の項目を確認する必要があるためです。

こうした背景から、近年では交通費精算を効率化する目的で、専用の機能を搭載した経費精算システムを導入する企業が多くなっています。自社の交通費精算の課題を根本的に解決するためには、システムによる入力作業の自動化や、情報の一元管理を検討するとよいでしょう。

交通費精算をエクセルからシステムに移行するメリット

交通費精算は、エクセルで管理する方法以外に、専用のシステムで管理する方法があります。経費精算システムには、業務効率化に役立つ便利な機能が搭載されているので、エクセルでは対応しきれない経理業務の課題まで解決できるのが魅力です。最後に、専用システムに移行するメリットをご紹介します。

申請ミスを低減できる

経費精算システムを導入すると、経費申請で必要な金額が原則として自動入力されます。公共交通機関の利用明細の読み取りや、乗換案内のルート検索によって、金額が自動的に反映される仕組みです。そのため、面倒な入力作業の手間を省けます。さらには、金額の入力ミスを減らしたり、不正申請を防止したりできるので、差し戻しによる無駄な申請作業を大幅に省けるようになります。

確認の負担を軽減できる

経費精算システムには高度なチェック機能が搭載されているため、上長や経理担当者は効率的かつ詳細な確認ができるようになるでしょう。例えば、クラウド型経費精算システムの「楽楽精算」には、定期区間を除外する機能や、最適な経路をチェックする機能があります。システム上で社内規定に基づいたチェックを行えば、目視よりも効率的かつ正確に確認できて便利です。

精算業務全体の効率化を図れる

経費精算システムの自動入力によって、申請者が数字データを手入力する工数が削減され、書類提出にかかる時間が短縮されます。また、入力ミスや計算ミスのない申請が可能となるので、上長や経理担当者の確認作業もスムーズになるでしょう。このように社内全体のワークフローが効率化されると、部門を越えた業務全体の効率化を叶えられるのが魅力です。

月次決算のスピードが向上する

現状の交通費精算で月末・月初の業務負担が過剰になっている場合、経費精算システムの導入により月次決算のスピードをアップできます。交通費精算に多くの手間がかかることが原因で、特定の時期に経理担当者へ煩雑な作業が集中してしまうケースが少なくありません。交通費精算が効率化されれば、余裕のあるスケジュールで会計処理や決算処理などのコア業務を進めやすくなるでしょう。

交通費精算はエクセルより専用システムの自動計算機能がおすすめ！

ここまで、交通費精算をエクセルで自動計算する方法を解説しました。エクセルの関数を使うと、交通費の合計額を自動で計算できますが、効率化できるのはあくまでもほんの一部のプロセスのみです。申請者が書類を手入力したり、承認者・経理担当者が内容を確認したりする大部分の作業は自動化できません。交通費精算を大幅に効率化するなら、申請者の入力作業から承認者・経理担当者のチェック作業まで、あらゆる業務を自動化できる経費精算システムを導入するとよいでしょう。数あるサービスのなかでもおすすめなのは、クラウド型経費精算システムの「楽楽精算」です。

「楽楽精算」には、規定違反チェックや交通系ICカード取込などの便利な機能が搭載されています。申請者の手間を減らすとともに、申請ミスを防止して承認者・経理担当者をラクにする機能が充実しているのが特徴です。さらに、システム上の乗換案内から最適なルートを自動取得したり、定期区間を自動で控除したりできるので、チェック作業の効率化と精度向上が期待できるでしょう。

また、「楽楽精算」は、ユーザー自身がドラッグ&ドロップで簡単にカスタマイズを加えて、自社の業務に合わせて柔軟に調整しやすいので、既存の業務フローを大きく変えずにシステムを導入できます。導入から運用まで手厚いサポート体制をご用意しているため、初めてのシステム導入でもご安心ください。

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