経費精算に時間がかかるのはなぜ？問題点やかかる時間を短縮する方法

経費精算に時間がかかる主な原因

初めに、経費精算に時間がかかる主な原因をご紹介します。現状の仕事の進め方を振り返りながら、なぜ経費精算に時間がかかってしまうのかを特定しましょう。

ルールが不明確

社内に経費精算のルールを周知できていないことが原因で、処理の遅れや人的ミスが発生することがあります。例えば、「申請の期日が正確に伝わっていない」「精算可能な経費の範囲があいまいになっている」場合は、手続きの遅延や内容の不備による差し戻しで余計な時間がかかります。明確なルールを整備するとともに、定期的に社員教育を実施し、規則を周知することが大切です。

手続きが複雑

そもそも経費精算のプロセスには手間のかかる業務が多く、煩雑な手作業に時間がかかっているケースが珍しくありません。正確な経費管理を実現するためには、1件ずつ申請内容や数字を確認する作業が不可欠です。あらゆる部署の社員が申請した電車代・バス代・タクシー代などをチェックして、計算ミスや経費の妥当性を判断するため、一定の時間がかかります。

また、経費精算に複数の担当者が携わるのも時間がかかる要因の一つです。経費を立て替えた「申請者」、申請者の上司などの「承認者」、最終確認を行う「経理担当者」が連携して業務にあたります。このように複数人が手続きに携わるので、ミスが発生すると修正や再申請による手続きの遅延が懸念されます。担当者間がスムーズに連携できる仕組みがあると理想的です。

経費精算に時間がかかると起こり得る問題

経費精算の遅延を放置して対策を後回しにすると、大きな問題に発展するおそれがあります。以下の注意点を理解した上で、対策を検討しましょう。

経理担当者に負担がかかる

経費精算の手続きが遅れると、企業の決算の遅延につながります。万が一、決算処理後に経費の未精算が発覚した場合、経理担当者は決算処理を修正しなければなりません。決算でトラブルが発生すると、業務負担が増加する上、会社の信用が損なわれるおそれがあるため注意が必要です。

経営判断に影響が出る

経費精算が完了しないと、企業全体の正確な経費を把握できません。経費を速やかに把握できないと、最悪の場合、事業計画などの経営判断に支障をきたし、企業活動に大きな影響が出るおそれがあります。

経費精算にかかる時間を短縮する方法

経費精算に時間がかかるという課題を解決するには、どのような対策を実施すればよいのでしょうか。最後に、経費精算を業務効率化するポイントを解説します。

社内ルールを見直す

経費精算に多くの時間がかかっているなら、一度社内ルールを見直してみるとよいでしょう。経費精算のルールを整理するとともに、全従業員へ周知して、浸透させる対策が有効です。

その際は、以下の点を具体的に明確化しましょう。

• 誰がいつまでに申請・承認をするのか
• どのようなワークフローで承認を進めるのか
• 申請可能な経費の金額や範囲はどこまでか　など

また、定期的な社員研修などを通じて、全従業員がきちんとルールを理解し、徹底できる状態を作ることが重要です。

電子化を進める

紙ベースで手作業による経費精算を行っている場合は、電子データでの管理へ移行する施策をおすすめします。手続きを電子化すると、紙の申請書や証憑を提出・保管する面倒な手間を削減できます。印刷やファイリングのコストを削減できるのはもちろん、オンラインでいつでもどこでも手続きができるようになるのも魅力です。

手続きや申請方法を自動化する

システムの機能を活用して申請手続きや確認作業を自動化することで、大幅な業務効率を叶えられます。手続きを自動化すると、申請・確認・承認の業務効率化を実現できるのに加えて、人的ミスのリスクを軽減できます。また、システム上で申請～承認までのプロセスを一元管理できるので、社内手続きのスピードアップを図ることが可能です。

システムの機能の例として、規定違反チェック機能や領収書読み取り機能などがあります。差し戻しや再申請による無駄をなくし、処理時間や経費精算全体の時間短縮が期待できるでしょう。また、自動チェック機能によって確認や承認の負担を減らし、さらには経費管理の正確性を高められるのもメリットです。

時間のかかる経費精算はシステム活用で業務効率化するのがおすすめ！

ここまで、経費精算に時間がかかる原因や、時間短縮する方法をご紹介しました。経費精算は不明瞭なルールや煩雑な手続きによって、必要以上に多くの時間がかかってしまうことがあります。正確かつスピーディーに手続きをこなすためにも、社内ルールを周知して浸透させましょう。

また、システム導入によって電子化と自動化を推進すると、経費精算の時間短縮が期待できます。手続きの正確性がアップする効果も期待できるため、課題解決のためにシステム化を検討してはいかがでしょうか。おすすめは、時間短縮に役立つ機能が充実したクラウド型経費精算システム「楽楽精算」です。

「楽楽精算」には、交通系ICカードやクレジットカードと連携して利用履歴を自動で取り込む機能や、領収書の情報を自動でデータ化するOCR機能などが搭載されています。これらの機能により申請時の手入力の手間を省き、業務効率化やミス削減を叶えられます。

また、規定違反チェックや二重申請チェック機能を活用すれば、自動チェックにより申請時の不備をなくして手続きの正確性が高まり、差し戻しの件数や確認作業の負担を削減できます。このように経費精算を簡単にする機能によって、申請者・承認者・経理担当者の時間短縮を実現できるのが大きな魅力です。

なお、「楽楽精算」は電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しているため、導入後は制度対応も問題なく実現できます。法律のルールに則った経費精算の電子化が可能な点でも安心です。

以下の導入事例では「楽楽精算」の導入によって経費精算の時間短縮を実現した企業をご紹介しています。経費精算に多くの時間がかかっていてお悩みの際は、ぜひこちらの事例ページをご覧ください。

>> 「楽楽精算」の導入で経費精算のペーパーレス化に成功し、業務負担が半減した事例

「楽楽精算」についての詳しい資料は、以下のページから無料でダウンロードしていただけます。どうぞお気軽にお問い合わせください。

>> 「楽楽精算」資料請求・お問合せフォームはこちらへ