経費精算における領収書電子化の重要性｜データ化の注意点とは？

領収書の電子化は経費精算業務のDX化に必須！

「領収書の電子化」とは、従来は紙で出力して保管していた領収書をPDFやスキャンデータとして保存することを指します。

近年、領収書の電子化に注目が集まっている大きな理由が、電子帳簿保存法の改正にあります。「スキャナ保存」の要件が緩和されたため、領収書の電子化が図りやすくなったのです。また、電子データで受領した領収書は「必ず電子データのまま保存しなければならない」といったルールが2024年の1月から施行され、法令への対応はもちろん、業務効率化をはかるために領収書の電子化を推進する企業が増えています。

「領収書の電子化」は、各部署で受領するすべての領収書で実施することで、業務効率化の効果を最大限発揮します。紙とデータが混在してしまうと、それぞれのオペレーションで処理しなければならないので、かえって非効率になる恐れがあるのです。そのため、なるべく運用面も考慮した経費精算システム・会計システムの導入を図り、適切なワークフローを構築することが領収書の電子化における重要なポイントといえるでしょう。

経費精算において紙の領収書を電子化するメリット

領収書の電子化は特に「業務効率化」の文脈で語られることが多いですが、それ以外にもコスト削減やヒューマンエラー防止、管理リスクの低減といった幅広い点においてメリットがあります。それぞれを以下で解説します。

コストを削減できる

紙の領収書を電子化することで、出力に必要だった印刷代はもちろん、ファイリング用に必要な備品にかかるコストを削減できます。具体的にはファイルのほか、棚、キャビネットなどの保管スペースも不要になります。空いたスペースをフリーデスク化して労働環境の改善や働き方改革の実現を図るために有効活用している企業もあるほか、大幅な業務のデジタル化によってオフィスを小規模化し、賃料の削減につなげた事例もあります。細かなコスト削減に見えますが、長期的みると大きなコスト削減が図れるほか、会社の事業活動のDX、デジタル化といった広い視点での取り組みにおいても、経費精算の紙の領収書を電子化に取り組む価値は高いと考えられるでしょう。

検索性が高まる

電子化されると、データを探しやすくなるのもメリットといえるでしょう。従来、紙で保存しているケースでは時期などで該当するファイルを取り出し、中身を目視で確認しなければなりませんでした。電子化した領収書・レシートの場合、ファイルに内容、日時などを記載することで目的の情報を瞬時に取り出せるようになります。

管理上のリスクを低減できる

法人の場合、領収書を含む「帳簿書類」は、基本的に7年間保存しておかなければなりません。紙で保管する場合、紙の劣化や災害・ヒューマンエラーによる紛失などのリスクもあり、一度喪失すると復旧が困難であることもデメリットになるでしょう。

領収書を電子化すれば情報の劣化を防げるうえ、火災などのもしもの事故に対するリスクヘッジも可能です。また、バックアップを適切に行っておけば誤って削除した際の対策にもつなげられます。さらにファイルの更新日・更新箇所の記録機能などにより、データの改ざんの防止も叶うでしょう。このように領収書をめぐる多くのリスクに備えられるのも、電子化する大きなメリットといえるのです。

経費精算に電子化した領収書を導入するときの注意点

経費精算に電子化した領収書を導入する際は、「社内オペレーションの整備」と「電子帳簿保存法の要件を満たす」ことに注意しなければなりません。それぞれの概要とポイントを以下でまとめたので確認してください。

社内オペレーションを整備する

経費精算は経理部門だけでなく、営業や事業企画など、さまざまな部署内でもやりとりされることが一般的です。電子領収書を扱う場合には、申請・確認のフローや業務手順を新たに構築し、スムーズに請求書を処理する体制を整える必要があるでしょう。

また、マニュアル作成や社内講習会などが求められるケースも考えられます。加えて、セキュリティ対策も必要で各種権限を付与する担当者のピックアップと管理もしなければなりません。そのため情報漏えいが発覚した際の対応など、トラブルが起こった際に被害を最小限に抑える「インシデント管理」の体系をまとめることも大切です。

電子帳簿保存法の要件を満たす

紙で授受した領収書をデータ化して保存する場合、プリンターやスマートフォンなどで電子化することが一般的です。その際、電子帳簿保存法で定められる「スキャナ保存の係る要件」のうち、“重要書類”の要件を満たす必要があります。

スキャナ保存する際、特に混乱しがちなのが電子化した文書が原本であることを示す「タイムスタンプ」に関する要件です。2022年改正電子帳簿保存法では、スキャナ保存におけるタイムスタンプ要件が緩和されました。

基本的にタイムスタンプは必要であるものの、「事実と内容が確認可能であり、入力期限内に電子データを保存したシステムであればタイムスタンプは『不要』」になりました。さらにタイムスタンプを付与しなければならない期間も、領収書を受け取ってから『最大2か月』に延長されています。さらに解像度・階調・大きさといった画面を読み取るための情報の保存に関する要件も廃止されています。

電子帳簿保存法における領収書に関しては、以下の記事で詳しく解説しています。気になる方はぜひ確認してみてください。

>> 電子帳簿保存法における領収書の正しい保管方法について詳しくはこちら

経費精算の効率化は領収書の電子化が大切

経費精算の効率化に欠かせない領収書の電子化について解説しました。領収書の電子化を図る際は、セキュリティ対策や運用のしやすさなどを考慮しなければ大きな効果を得るのは難しいでしょう。そのため実際に経費精算の効率化を実施する際は「楽楽精算」のような経費精算の専用システムの導入を検討する企業が多いです。

「楽楽精算」は交通費・出張旅費・交際費精算など経費に関わる処理の効率化をまとめて行える経費精算システムです。電子帳簿保存法に対応しているのはもちろん、専任スタッフによる充実したサポート体制があるほか、法要件が変わったとしても自動的にアップデートします。インボイス制度といった「最新の法令に遵守した領収書を発行できるか？」といった点が気になる担当者の方にもおすすめです。法要件変更の都度、自社での対応を一から検討する必要がないため、初めて経費精算システムを導入する企業の経理担当者の方も安心できるでしょう。さらにカスタマイズ性が高く、各企業の管理体制・環境・課題に合わせた運用を実現しやすいといった特徴があります。経費精算の効率化に取り組む際は、ぜひ「楽楽精算」を検討してみてはいかがでしょうか。

>> 「楽楽精算」資料請求・お問合せフォームはこちらへ

経費精算時の領収書の電子化に関するQ&A

Q1.電子化した領収書の原本は破棄して良い？

紙で受領した領収書を電子化した場合、原本は破棄しても問題ありません。

Q2.領収書のスキャナ保存は受領者以外でも対応できる？

可能です。ただし、その際は読み取る書類がA4以下の大きさでも、その書類の大きさ情報の保存が必要になります。