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請求書のペーパーレス化のメリットは?電子化を進めるときの注意点

請求書のペーパーレス化のメリットは?電子化を進めるときの注意点
更新日:2024/05/31
  • 経費精算

近年のビジネスシーンでは、多くの企業が書類のペーパーレス化に向けて取り組んでいます。そもそもペーパーレス化とは、従来紙ベースで行っていた業務プロセスをシステム導入によって電子化することです。電子化して紙の使用量が減ると、環境保全の観点で有効なだけでなく、文書管理を効率化できます。

この記事では、請求書のペーパーレス化について解説します。ペーパーレス化が必要な理由や、メリット・デメリット、推進する際の注意点までお伝えするため、経理担当者の方はぜひ参考にお読みください。

請求書のペーパーレス化が注目されている理由

請求書のペーパーレス化は、近年のビジネスシーンでも特に注目を集めています。その理由は、「電子帳簿保存法」の法改正によって、電子データの保存要件が緩和されたためです。電子帳簿保存法では、税務関係帳簿書類のデータ保存に関するルールが定められています。法的に電子化のハードルが下がったことで、より電子化に移行しやすくなりました。

また、昨今は経理部門をはじめとしたバックオフィスのDX(デジタルトランスフォーメーション)が課題となっています。DX推進によって業務効率化や生産性向上などの効果を期待できます。例えば、従業員がオフィス以外の場所で働くテレワーク(在宅勤務)を実現できるなど、働きやすい職場づくりが叶います。このように、働き方改革や従業員満足度向上の観点でもペーパーレス化が重視されています。

請求書のペーパーレス化におけるメリット

請求業務をペーパーレス化するとどのようなメリットが期待できるのでしょうか。ここでは、受領側・発行側それぞれのメリットを解説します。

受領側のメリット

保管の簡易化

受領した請求書を電子保存すると、ファイリングの作業が不要となり業務負担が軽減されます。また、電子請求書は紙媒体とは異なり、保管スペースを削減できるのも大きなメリットです。会社内に書類の物理的な保管場所を確保する必要がありません。

経理・会計業務を効率化できる

電子請求書はオンラインで確認作業ができます。経理部門の担当者がオフィスに出社しなくても、記載内容や金額を速やかに確認することが可能になります。また、文書がデータ化されると、データ連携により基幹システムへの情報入力がラクになります。

検索性の向上

電子請求書は検索や共有が簡単にできます。検索機能で取引先や日付などの取引情報を調べれば、手作業で探す場合と異なり、該当する請求データをスムーズに探せます。また、電子データは紙のように劣化する心配がなく、紛失リスクも避けやすいため安心です。

発行側のメリット

コスト削減

電子化によって請求書発行ややり取りにかかる費用を削減できます。電子請求書はメール添付やWEBからのダウンロードなどの方法で送付できるため、印刷費や郵送費の削減につながるのが魅力です。また、担当者が書類を作成・発送する準備の工数が大幅に減れば、人件費の削減も期待できるでしょう。

リードタイム短縮

ツールを活用して請求書の作成~送信のスピードが速くなると、受注のリードタイム短縮につながります。また、電子請求書はデータを転記できるため記入ミスを削減できるでしょう。加えて、差し戻し・修正・再発行が容易で、タイムラグのない手続きが可能です。さらに、担当者のリモートワーク中でも経理業務の流れが止まる心配がありません。

以下では、ペーパーレス化により効率化を実現した2つの事例をご紹介しています。請求書のペーパーレス化へ向けて、ぜひご覧ください。

>> ペーパーレス化の事例1 毎月400枚もの精算書による手入力作業から解放!

>> ペーパーレス化の事例2 経費精算業務に要する時間が2分の1に!

ペーパーレス化を行うデメリット

請求書をはじめとした帳票書類の発行システムを導入・運用するには、一定のコストがかかります。また、デジタル化にともない法令やセキュリティ面を考慮したオペレーションを整備し、新たな仕組みを構築することで現場に負担がかかる点にも留意しましょう。ただし、ペーパーレス化ではこうした短期的なコストがかかるものの、長期的に見れば大きなメリットが期待できます。

請求書のペーパーレス化を進める際の注意点

請求書のペーパーレス化を進める際の注意点を解説します。受領側と発行側のいずれも注意点が似ているため、どちらのケースでも以下のポイントを押さえておきましょう。

取引先と認識を合わせる

請求書を電子化するステップでは、初めに相手先と相談することが大切です。受領側の場合は、取引先にペーパーレス化を依頼する必要があります。一方、発行側の場合は請求書の電子化を前もって周知し理解を得ましょう。取引先が電子取引に対応できなければ、紙で受領した後にスキャナ保存したり、一部の取引先のみ紙で発行したりと個別対応が発生します。

法律で定められているルールを満たす

請求書を電子化するなら、「電子帳簿保存法」や「インボイス制度」などの法律上のルールを守りましょう。電子帳簿保存法では、データの保存期間や保存形式の要件が定められています。また、インボイス制度では記載内容や保存期間のルールが決められています。法律に対応したフォーマットや体制を整備しましょう。

自社の業務フローを見直す

ペーパーレス化にともない現状の業務フローを見直し、オペレーションを整備する必要があります。また、セキュリティ体制に問題がないかも確認しなければなりません。請求書を不正な改ざんから守り、書類に記載された個人情報を守るためにも、請求書の管理を徹底しましょう。

請求書のペーパーレス化に関するメリット・デメリット、注意点を確認してきましたが、電子化への移行を行う場合、受領側・発行側ともにシステムを導入するとスムーズです。法的な要件を満たして適切な請求管理ができるよう、専用システムの活用を検討してはいかがでしょうか。

請求書のペーパーレス化は専用システムを活用するとスムーズ!

ここまで、請求書をペーパーレス化するメリットや注意点を解説しました。電子請求書は書類の授受がラクにでき、業務効率化を叶えられます。ここでは、請求書を電子化するおすすめのシステムをご紹介します。

受領側におすすめの経費精算システム「楽楽精算」

「楽楽精算」には、多様な形式で受領する請求書を簡単にシステムに取り込める「請求書読取機能」が搭載されています。転記すべき項目を自動でデータ化し、確認の工数を削減。さらには、請求データから自動で仕訳し、会計システムに取込できる連携機能も搭載しています。受領後の支払依頼や振込データ作成といった経理業務の効率化が可能です。

「楽楽精算」についてさらに詳しく知りたい方は、どうぞお気軽に無料の資料をご利用ください。

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発行側におすすめの電子請求書発行システム「楽楽明細」

「楽楽明細」には、帳票発⾏業務をラクにする機能が充実しています。帳票データをCSVまたはPDFファイルでシステムにアップロードするだけで、簡単に請求書や領収書などの書類を発行できます。さらに、作成した請求書はボタンをクリックするだけでメール添付や郵送などの多様な方法で送信可能です。帳票フォーマットは自由にカスタマイズしていただけます。電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応し、国税関係帳簿書類の適切な管理につながります。

「楽楽明細」の便利な機能は、以下のページで詳しくご紹介します。発行側の作業をラクにするために、ぜひチェックしてみてください。

>> 「楽楽明細」の詳しい機能はこちらから

「楽楽明細」についてさらに詳しく知りたい方は、以下から資料をチェックしてみてください。

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請求書のペーパーレス化に関するQ&A

Q1. 請求書の電子化は義務化されている?

2024年1月現在、請求書の電子化は義務ではありません。ただし、電子帳簿保存法において電子データで受領した請求書を電子データのまま保存すること(=電子データ保存)が義務づけられています。

Q2. 紙で受領した請求書を電子化した場合、原本は不要?

紙で受領した請求書をスキャナなどで電子化した場合、原本は破棄しても構いません。その際、電子帳簿保存法で読み取りの解像度などの要件が定められているため、事前に確認すると良いでしょう。

>> 【参考】国税庁「スキャナ保存関係」

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