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電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの目的と役割|2022年改正の変更点

電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの目的と役割|2022年改正の変更点

電子帳簿保存法対応

2022/2/3

電子帳簿保存法により、紙でなく電子データでの帳簿保管が可能になりました。電子帳簿保存法では「電子データ」という特性から、真実性を証明することが重要視されており、客観的に証明できるものとして、「タイムスタンプの付与」が必須になっていますが、「タイムスタンプ」とは何なのでしょうか。今回は、タイムスタンプの概要や役割などについて詳しく見ていきましょう。

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

電子帳簿保存法におけるタイムスタンプとは

電子帳簿保存法という法律に則るためには、「真実性の確保」「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。

タイムスタンプはこれらのうち、「真実性の確保」をするために必要なものになります。これらについて詳しく解説します。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、1998年7月(平成10年)に制定された法律です。この法律によって、請求書、領収書、会計書類などはパソコンのデータによって処理することが可能となりました。さらにクラウド型システムの導入など、ITの活用に合わせて帳簿類を電磁的データで保存することが可能となりました。

従来の帳簿類や請求書、領収書などは紙ベースで保管することが義務となっていましたが、紙の保管以外に、「スキャナ読取り保存」や「スマートフォン撮影による電子化」なども、法律の緩和策により順次認められるようになり、より現実的で実用的な運用が可能になっています。

ただし、スキャナ読取りでの保存が認められる適用要件の中には、「真実性の確保」というものがあり、先述した通り、この真実性を担保するのがタイムスタンプです。この記事では、タイムスタンプの役割を詳しく見ていきましょう。

タイムスタンプの役割と必要性

電子帳簿保存法でのタイムスタンプの役割は、電子データが「いつ」存在したのか、また、その時間以降の「改ざんが行われていない」ということを証明することです。

電子データは、ともすれば第三者が手を加えて書き換えることが容易にできる側面を持っています。データが信用できるものであるかどうか、タイムスタンプを付与することで、存在した時間とその後の改ざんがないことの証明となるのです。

また、データを見ただけでは、その情報がどれくらい経過したものであるか、劣化していく紙の書類とは違い、一見では判断できません。新しい情報か古い情報かをタイムスタンプによって明確にすることは非常に重要です。これは日常生活などではほとんど使いませんので、具体的にイメージがしにくいかもしれませんが、郵送物の消印をイメージしていただければ分かりやすいかもしれません。

また、電子署名とタイムスタンプが「似ている」というイメージを持たれた人も多いかもしれませんが、電子署名は「誰が」「何を」を証明しているものであり、タイプスタンプは「いつ」「何を」を証明できるものです。電子署名では「いつ」存在したかを証明することができず、その後の改ざんがあった可能性を否定できません。現在の電子帳簿保存法では、改ざんを防止するためのタイムスタンプのみが要件とされており、電子署名は必要ありません。

2020年の改正によって一部タイムスタンプが不要に

2020年の電子帳簿保存法の改正によって、真実性の確保の解釈が拡大されました。

それまでは発行者のタイムスタンプが付与されていても、受取手もタイムスタンプの付与が必要でした。つまり、タイムスタンプが付与された請求書などを受け取った場合も、受け手側でタイムスタンプを3営業日以内に付与する必要がありました。

しかし、改正後は発行者のタイムスタンプがあれば、受取手では不要になりました。

また、新たに加えられた保存方法として、「受け取る側が自由にデータを改変できない」クラウドシステムなどのサービスを利用することで、タイムスタンプがなくても「真実性の確保」が認められるようになりました。

2022年の電子帳簿保存法改正におけるタイムスタンプの変更内容

2022年1月(令和3年度)においても、電子帳簿保存法は改正され、その改正によってタイムスタンプの要件も変更されました。

こちらでは、2022年の改正によるタイムスタンプの要件の変更について解説します。

3営業日以内のタイムスタンプ付与が最大2ヶ月へ延長

以前は、領収書などの国税関係書類を受け取ってから3営業日以内に、タイムスタンプを付与したうえで適切な方法で保存する必要がありました。

2022年の改正においては、この期間が最大2ヶ月へ延長されました。

領収書などへの国税関係書類への自署(署名)が不要に

直接タイムスタンプとは関係ありませんが、現行必要とされている領収書などへの自署も不要になりました。

以前は、領収書や請求書の裏に受領者が署名をしたうえで保存をすることが必要でしたが、2022年の改正によって、この署名も不要になりました。

タイムスタンプの付与方法と導入費用

領収書や請求書にタイムスタンプを付与する場合には、タイムスタンプの付与に対応した経費精算システムを利用することがおすすめです。

経費精算システムを使用せずにタイムスタンプの付与をしようとすると、タイムスタンプ事業者と契約をしたうえで、複雑な要件を完全に満たす必要があり非常に大変です。

一方で、「楽楽精算」のようなタイムスタンプ付与に対応した経費精算システムを利用することでタイムスタンプの付与ができるようになります。

また、「楽楽精算」のような経費精算システムはその他の電子帳簿保存法の要件である「可視性の確保」も同時に満たしているため、このような電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを使うことをおすすめします。

「楽楽精算」の料金、導入費用については以下のページを参考にしてください。

まとめ

領収書や請求書へのタイムスタンプの付与は、タイムスタンプの付与に対応したシステムを導入することで可能になります。たとえば、クラウド型経費精算システム「楽楽精算」では、領収書や請求書などをスキャナで読み込むときに自動的にタイムスタンプが付与される機能が搭載されています。

「楽楽精算」では、読み込んだデータをただ保管するだけではなく、必要な時に確認できるように「検索機能」があったり、改ざんがないか確認するためタイムスタンプの検証を行う「一括検証機能」を搭載しているなど、電子帳簿保存法での運用ができるように、様々な機能が付加されています。より効率の良い経理処理を目指している企業様は、是非この機会にシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

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