ルールは必要？経費精算の社内規定ガイドライン設定のポイント

経費精算のルールを設定することは、とても重要です。経費精算の社内規定がなければ、経理担当者の負担が増えるばかりか、経費精算に関するトラブルを引き起こす原因にもなってしまいます。
そこで今回は、経費精算の社内規定を設けるにあたって必要な項目や、実際にルールを作るときの注意点などについて解説します。

社内規定を設けるメリット

組織が適正に運営され、発展していくためには、業務が仕組みやルールに沿って行われていることが必要です。これを内部統制といいます。業務内容や経営目標は企業によって違いますから、必要なルールも異なります。そのため、企業は自分たちに合った社内規定を設定しなければなりません。
社内規定がなく、内部統制が機能していない場合は、さまざまなリスクが生じます。経費精算に関して、社内規定を設けるメリットを解説します。

無駄な経費を削減する

経費とは、本来その企業の事業に必要なものだけに使われるものです。しかし、その経費に関する規定がなければ、業務外のことに経費を使ったり、必要以上の金額を使われたりする可能性があります。経費精算のルールを設けることで経費の無駄遣いを減らし、経費削減を図ることができるでしょう。

法的リスクを避ける

経費精算のルールがなければ、経費が不正使用されるリスクが高くなり、経費の不正使用があれば、企業が管理責任を問われる可能性があります。経費の不正使用は企業の利益を減らすだけでなく、企業の社会的信用を落としてしまう、法的リスクがあるのです。
経費精算のルールを詳細に定めることで、経費使用の妥当性について誰もが判断しやすくなり、法的リスクを回避できるようになります。

不正受給を防止する

きちんと経費精算のルールが定まっていないと、本来は経費とならない内容の申請を行う従業員が現れる可能性も、ゼロではないでしょう。
たとえ誤りであったとしても不正となり、法的リスクもあります。社内規定を設けることは、従業員が適正な範囲や内容で経費申請できるように導く役割もあるのです。

節税対策になる

接待交際費は、法人税の課税対象となりますが、そのうち飲食関連の費用は、一部非課税扱いとなります。例えば、社内外の方と食事をしながら打ち合わせをした場合は、一人頭5,000円（税抜）以下であれば、会議費として経費計上できます。逆に考えると、会議費にするためには一人頭5,000円を超えないようにしなければならないので、これを規定に加えて従業員にルールとして浸透させる必要があります。このように税制上の措置を活用するためにも、規定を作ることは欠かせません。
また、出張旅費規定は、出張した際に支払われる「出張手当」が発生する場合に必要です。この出張手当は、給与とは異なり、出張旅費規定にもとづいて支払われた場合に、所得税の課税対象外となります。企業の節税対策にも、経費精算の規定を設けることは重要です。

経理部門の手間を軽減する

経費精算でありがちなのが、経費の発生から長期間経過して領収書などを提出するケースです。お金の動きが把握しにくく経費精算処理も煩雑になり、経理担当者にとっての負担も大きいです。
経費精算のルールで、領収書の提出期限や経費の申請期限を設けることで先延ばしを防ぐことができ、経理担当者の手間を軽減することができるでしょう。

社員間の不公平感を解消する

社内の経費精算ルールがなければ、申請先の経理担当者によって判断が異なり、承認されるか否かが異なるケースもあるでしょう。また、申請者の役職が経理担当者よりも上の場合など、本来承認できない申請内容でも否認しにくいというケースも考えられます。
経費精算に関するルールがあれば、承認・否認の根拠が明確になるため、経理担当者や申請者によって承認結果が変わってしまうトラブルを防ぐことができ、社員間における不公平感も解消されるでしょう。

社内規定を設定する際のポイントは？

経費精算のルールを設定する際は、「通常の経費精算におけるルール設定」と「禁止事項」の2つに分けて考える必要があります。

通常の経費精算におけるルール設定

まずは、通常の経費精算のルールを設定する場合に、決めておくべき項目を解説します。

精算できる経費の範囲

経費として適用される範囲を定めます。基本的に業務上必要なものは経費と認めますが、その詳しい範囲は企業によって異なるでしょう。
また、適用対象についても規定が必要です。役員や正社員のみを対象とするのか、非正規社員やアルバイトも含まれるのかを決めましょう。

上限金額

一度の申請における上限金額を決めましょう。上限金額を超える場合は、事前に稟議書の提出を義務づけるなどの規定を設ければ、事前に動く費用がわかります。

申請期限

経費の申請や精算は、処理の手間を考えてなるべく早く行うことが理想です。「経費が発生日から翌月の何日まで」など、申請期限を決めておきましょう。

領収書がない場合の処理方法

公共交通機関の交通費や取引先への結婚祝、慶弔費など、領収書が発行されない経費もあります。また、不備により領収書を紛失してしまうこともあるでしょう。出金伝票で代用するなど、領収書がない場合の対応についても規定しておくことが必要です。

フォーマット

わかりやすい申請書があれば、申請の不備やミスを減らす効果が期待できます。スムーズな経費精算を実現できるよう、フォーマットを用意することをおすすめします。

禁止事項について

経費が発生してから「認められない」となれば、社員も経理担当者も負担が大きくなります。経費精算のルールを設定する場合、禁止事項を設けておくことが必要です。禁止事項について、決めておくべきポイントをご紹介します。

自己裁決の禁止

決裁権限を持つ従業員が、自分の申請を承認する自己裁決は、不正請求の原因となります。そのため、自己裁決を禁止し、申請にはほかの決裁者の承認が必要というルールを設けましょう。部下が上司の言いなりに申請を承認してしまうことを防ぐためにも、できるだけ上席に承認をもらう仕組みを作ります。

例外の禁止

経費申請の例外を一度でも認めてしまうと、従業員間の不公平感が増し、規定が形骸化してしまいます。例外は一切認めないようにしましょう。

「楽楽精算」なら社員も承認者も楽

経費精算システムを使えば、自動計算機能や入力代行機能によって、経費精算にかかるコストを大きく削減することができます。ミスや不正のリスクも軽減でき、Excel管理による経理業務の課題や悩みも解決できるでしょう。
経費精算システムの「楽楽精算」では、「規定違反チェック機能（カスタムチェック）」で事前にルールが設定できます。ルールに反している場合、申請時に警告を出せるため、申請のミスを防いで差し戻しや社内規定の教育の手間を削減できるでしょう。内部統制の強化につながるだけでなく、社員と承認者の負担を大幅に軽減する効果も期待できます。

トラブル回避と経費精算の効率化のためにもルール設定は大切

経費精算のルールを設けるときは、さまざまな項目について取り決める必要があります。しかし、きちんと規定を整えなければ、予期せぬ法的トラブルや不正を招くリスクがあります。経理担当者や会社への負担を軽減するためにも、経費申請に関するルールを設定することが重要です。経費精算システムの規定違反チェック機能なども活用しつつ、スムーズかつ不正やミスのない経費精算を実現させましょう。

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