必要経費一覧と経費に関する注意点まとめ！これって経費で落ちますか？

経費を利用すれば節税になるとよくいわれます。しかし、この考え方には注意が必要で、従業員が使った金額がすべて経費になるわけではありません。では、どのようなものが経費となり節税になるのか、使った費用を経費として計上するときにはどんな注意点があるのかをこの記事でご紹介します。

経費となる一般的な項目一覧

経費の項目はある程度まで各社共通で決まっているものがありますが、細かい項目についてはそれぞれの企業が設定しているものもあります。今回は経費項目の中でも一般的なものについてご紹介します。

給料賃金

経費の項目で従業員に馴染みがなく、経理担当には馴染みのあるものが給料賃金です。従業員は受け取るだけのものですが、経理としてはこれも会社の経費として算出する必要があります。ただし、個人事業主の場合で青色申告をしている場合は、配偶者や両親など、親族に与えた給料は以下の専従者給与として条件を満たした上で別途計上する必要があるので注意しましょう。

専従者給与

配偶者や両親などの親族に渡した俗にいう「お給料」は給料賃金としてではなく、専従者給与として計上しましょう。法人、個人事業主で親族へ渡した給与の税務処理の仕方がやや異なりますが、いずれの場合も給料賃金として処理しないということを覚えておきましょう。

外注工賃

外部業者に工事や、ホームページの制作や加工、デザインなどを依頼した場合の費用は外注工賃として計上します。ただし、専門家に依頼するコンサルティングなどは外注費として計上するか、支払手数料として計上するか悩ましいところです。他の項目と混ぜてしまってわらからなくなってしまうようであれば、一定のルールを決めて自社内で運用するようにしましょう。

広告宣伝費

自社商品、サービスの広告に使う費用は広告宣伝費として計上します。メディアなどに掲出する広告にかかる費用はもちろんのこと、自社や商品、サービスの名入のノベルティなどを作成した費用もここに数えることができます。ただし、販促用で作成したといっても10万円を超えるものは減価償却となることがあるので気をつけましょう。特例対応などもあるので、広告宣伝費の計上をするときには注意して処理しましょう。

接待交際費

取引先などを接待したときの飲食代、顧客を招待してイベントを開くなど自社の利益に還元される費用は接待交際費に含めることができます。

荷造運賃

何かを自社から運送するときにかかる費用、その運送をするための梱包費用は荷造運賃として経費計上できます。外箱から緩衝材、ガムテープなども計上することができます。

水道光熱費

オフィスのライフラインにかかる費用は水道光熱費として計上できます。オフィスを契約せず、自宅兼オフィスとして事業をしている場合は、全額を経費とするのではなく、事業運営を行うためにかかった分だけを経費として計上するようにしましょう。

旅費交通費

営業活動を行うため顧客訪問をするときにかかる電車代やバス代、出張のときにかかる宿泊代などが旅費交通費に該当します。旅費は各社規定を定めていることが多く、宿泊費は役員が一泊いくらまで、一般従業員が一泊いくらまでと定めていることもあるので、法的な部分と自社規定をきちんと把握して経費とするようにしましょう。

通信費

情報をやりとりするためにかかった費用は通信費として計上します。インターネット接続料金、電話代、切手やはがき代もここに含まれるので注意して処理するようにしましょう。

消耗品費

購入した価格が10万円未満、もしくは仕様耐用年数が1年未満のものは消耗品費として計上することができます。よく消耗品として計上されるのはペンやメモ帳などの事務用品ですが、事務用品は「事務用品費」として処理されることもあるので、これも自社ルールを確認するようにしましょう。

福利厚生費

従業員のための制度を設定しそれに費用がかかる場合や、社内のサークル活動に対して補助金を出す場合は福利厚生費として処理します。慶弔見舞や出産祝いも福利厚生費に該当します。

減価償却費

購入したものが10万円以上、仕様耐用年数が1年以上のものは減価償却費として計上されます。物品を購入したその年の経費とはせず、国が定めた耐用年数、償却率に従い経費として計上します。

地代家賃

オフィスや店舗、事業利用する駐車場にかかった費用は地代家賃として経費に計上します。これも水道光熱費同様に事業利用した分だけが按分して計上できるので注意しましょう。

損害保険料

資産にかかる保険料、火災保険、事業利用している自動車の自動車保険料など、保険にかかる費用は損害保険料として計上します。

修繕費

自社で持っている機材や建物、資産として減価償却しているものの維持費用や修理費用は修繕費として計上することができます。

貸倒金

売掛金や受取手形、貸付金などで不渡りがでたり、倒産したりという事情によって回収が不可能になってしまった費用を貸倒金として計上することができます。

利子割引料

事業資金として借り入れているお金の利子や受取手形の割引両立などは利子割引料として計上できます。

租税公課

自社オフィスを持っているときの固定資産税、事業用で購入した自動車の自動車税、印紙税など、事業を運営する上で支払いが必要な税金を租税公課として計上します。

雑費

上記のどれにも当てはまらない場合は雑費として計上することができます。しかし、雑費の項目があまりにも大きすぎる金額になってしまう場合にはそれぞれに名前をつけて分割することをおすすめします。

例えば、必要に応じて購入している新聞や書籍は新聞図書費として計上したり、研修に参加した費用は研修費として計上したりするというものです。自社製品を作成するのに機材を借りる場合はリース費として計上することもあります。金額に応じて雑費と使い分けるようにしましょう。

経費の算出や精算は経費精算システムに任せましょう！

本記事では経費の一覧をご紹介しましたが、これらを経理担当が全従業員分ひとつひとつ計上するのは非常に大きな手間と時間がかかる作業です。経費精算システムを導入し、精算業務を効率化してみてはいかがでしょうか。経費精算システムの詳細は以下リンクよりご確認いただけます。資料請求は無料で行えるので、是非ご検討ください。

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