請求書で経費精算をしても問題ない？領収書の代わりになるケースとは

請求書は領収書の代わりとして経費精算に使える？

厳密にいえば、請求書は領収書の代わりとして経費精算に利用できません。両者は発行のタイミングや目的などが異なり、記載項目にも違いが見られます。

請求書は商品やサービスの代金を請求するために作成される書類です。発行されるのは支払い前で、金額・取引内容・支払期日・支払先などが記載されます。請求の義務が発生したことを示す書類ですが、実際に支払われたか否かを判断することはできません。

それに対して、領収書は支払いが完了し、代金を受領した旨を証明する証憑書類となります。発行のタイミングは支払い後であり、金額や支払内容などが記載されています。

上記のように、請求書と領収書は性質の異なるものです。請求書のみでは領収書の代わりとならず、経費精算はできないと考えておきましょう。

なお、請求書に加えて支払いの事実と内訳がわかる明細書がある場合は、経費精算できる可能性があります。請求書を利用して経費精算を行うことがあるイレギュラーなケースについては、次の見出しでご紹介します。

経費精算に請求書を代用する主なケース

前述した通り、原則として請求書を使った経費精算は認められません。経費精算で請求書を利用するためには、その他の書類が必要になります。一方で、請求書を用いて経費精算を行うイレギュラーなケースはいくつか存在します。具体的な例を確かめてみましょう。

ケース1：銀行振込やクレジットカードで経費を支払った

支払いの場で金銭の授受が行われない場合、領収書が発行されないケースがあります。

例えば、銀行振込で費用を支払った場合は、その場で領収書は発行されません。このようなパターンでは、請求書と併せて振込明細書や預金通帳の記録などを提出することで経費精算を行えます。

また、クレジットカードによる支払いの場合も金銭のやり取りが行われないため、領収書が発行されないケースがあります。領収書が発行されなかった際は、カード会社の発行する利用明細書を活用しましょう。カード会社によりますが、一般的にはWEB上でダウンロードするか、郵送してもらうことが可能です。ただし、近年はクレジットカードが普及しているため、決済時に領収書を発行してもらえないケースはほとんどないでしょう。

ケース2：「請求書兼領収書」が発行された場合

請求書兼領収書は、請求および支払いがあったことの事実を示す書類です。書面に「了」や「代済」などと記載されています。

請求書兼領収書は請求書であるものの、代金の受取証書とみなされ、領収書の代わりとして利用できます。

この請求書兼領収書は病院などで発行されることの多い書類です。会社間の取引で使用されることはほとんどないでしょう。

ケース3：領収書を紛失した場合

領収書を紛失した際は、請求書にレシートやカードの利用明細書などを添えることで経費申請できる場合があります。請求書は支払義務が生じた根拠となる書類です。それに加え、レシートや明細書があれば支払い済みであることを証明できます。

経費精算で請求書を領収書の代わりに使うときの注意点

請求書を利用して経費精算を行う際は、いくつかのポイントに気をつける必要があります。以下では、具体的な注意点をご紹介します。

原則請求書による経費精算はできるだけ避ける

ご紹介した通り、請求書を利用した経費精算は可能です。しかし、請求書だけでは支払いが本当に行われたのかを確認できません。会社の会計管理におけるリスクを踏まえ、原則として請求書による経費精算は避けることを心がけましょう。領収書がない場合、まずは領収書の再発行や出金伝票の記票など、別の方法で対応できないか検討してください。

関連記事：経費精算で領収書が必要な理由とは？紛失してしまったときの対処法

収入印紙が必要になる場合がある

5万円の取引に関する領収書には収入印紙が必要です。領収書の代わりに請求書を使って経費精算する場合、請求書に収入印紙を貼り、印紙税を納付する必要があります。印紙税は基本的に領収書を発行する側が負担します。ただし、事情があって請求書で経費精算を行うことになった場合は、受領側が負担することになる可能性があるでしょう。

なお、印紙税が必要とされる課税文書は紙の書類であるため、電子取引で発行された電子帳票を利用する場合、収入印紙は不要です。取引金額が大きい場合は書類の形式にも注意しましょう。

請求書を経費精算に利用する際は慎重に対応しましょう

経費精算には原則として領収書が必要です。請求書を使って経費精算したい場合、明細書などと併せる必要があります。ただし、経費処理でトラブルを招かないよう、できる限り請求書を利用するのは避けたほうが無難です。領収書がない場合はご紹介した注意点も参考にして、慎重に対応しましょう。

こういった毎月の経費精算と同じくらい大変なのが、取引先からの請求書の支払処理です。日々の業務で「経費を帳簿に転記して仕訳するのが面倒…」「振込依頼作業はミスできないので負担が大きい」「電子帳簿保存法の要件を満たして請求書や領収書を電子保存したい」といったお悩みがないでしょうか。

クラウド型経費精算システムの「楽楽精算」なら、以下のような便利機能で請求書の支払処理も効率化できます。

「楽楽精算」の便利機能1：自動仕訳と会計ソフト連携

「楽楽精算」は導入済みの会計ソフトとの連携が可能です。自動仕訳機能により、仕訳や入力などの手間を削減できます。転記ミスが減らせるのも大きなメリットです。

「楽楽精算」の便利機能2：振込データの自動作成

「楽楽精算」には、承認後の申請データをもとに、振込データを自動生成する機能も備わっています。振込代行サービスとの連携も可能なため、経費精算後、口座への振込対応も自動化できます。

「楽楽精算」の便利機能3：電子帳簿保存法対応

「楽楽精算」のシステムに請求書をアップロードした際、タイムスタンプを付与できます。自動的に電子帳簿保存法の要件を満たして電子保存することが可能です。データ化して保管することにより、これまでの請求書も日付や取引先名などで手軽に検索できるようになります。さらに、請求書等には法律によって決められた保管義務があり、一定の保管期間を守らなければいけません。電子化することでこうした書類管理の負担も軽減できるでしょう。

他にも、「楽楽精算」には経費精算の業務効率を向上させる多数の機能が備わっています。例えば、請求書の自動読取機能でアップロードした請求書の金額や事業者登録番号などの情報をデータ化できるので、入力の手間やミスを減らせます。

インボイス制度にも対応しているため、受領側で必要とされる対応も簡単に行えるようになるのもメリットの一つです。適格請求書発行事業者の登録番号の自動読取機能や、国税庁データベースとの自動照合機能などもあります。

その他の詳しい機能について知りたい経理担当者の方は、ぜひ以下のページから無料の資料請求をご利用ください。