経費立替がきつい！負担の要因や従業員、会社にメリットのある解決策

「立替がきつい…」毎月の経費立替は違法？

基本的に、従業員が経費の立替払いを行うこと自体は違法ではありません。ただし、近年は経費立替によって従業員に経済的・精神的な負担を過度に与えることが「経費ハラスメント」にあたるとして問題視されています。

具体的に経費ハラスメントに該当する可能性があるのは以下のようなケースです。

経費精算業務では、従業員に過度な負担を与えてトラブルとならないよう配慮する必要があるでしょう。

従業員が経費立替を「きつい」と感じる主な要因

続いて、従業員が経費立替を「きつい」と感じる主な要因をご紹介します。解決策を検討するために、改めて経費立替が負担となる理由を確認してみましょう。

経済的な負担がかかるため

経費立替では、会社の代わりに個人の給与からお金を立替えることで、申請者に経済的な負担がかかります。特に、立替の頻度が多いケースや、1回あたりの立替金額が高額なケースでは、精算時まで申請者の生活費を圧迫するおそれがあるため注意が必要です。

精算への不安があるため

会社の経費精算のルールが不透明だったり、フローが整備されていなかったりすると、申請者が「支払ったお金が精算されないのではないか…」という不安を抱きやすくなります。こうした経費申請がしづらい職場環境では、従業員が外回りや出張を避けたがるなど、経費立替が発生する業務自体を負担に感じてしまうことも少なくありません。

経費精算に時間と手間がかかるため

経費精算の手続きに負担を感じ、立替を避ける人もいます。以下では経費精算に関わる申請者・承認者・経理担当者の三者が感じている主な負担をまとめました。

申請者の場合

申請者はコア業務の合間に経費申請を行わなければなりません。領収書の金額を1件ずつ申請書に転記したり、カレンダーを見ながら訪問先や経路を再確認したりするのは手間のかかる作業です。通常業務の時間を削ったり、残業したりしながら申請していては「きつい」と感じることもあるでしょう。

承認者の場合

承認者は提出された経費申請書をコア業務の合間にチェックする必要があります。正確にチェックするために、社内規定を把握した上で申請内容に問題がないかルールに則って精査しなければなりません。承認が停滞すると、結果として申請者への支払いが遅延するおそれもあるため、業務的にも精神的にも負担になりやすいと言えます。

経理担当者の場合

経理担当者は、社内規定に基づいて金額・日付や申請内容の妥当性をチェックします。加えて、申請内容に沿って仕訳や会計処理を行い、申請者へ返金する処理までミスなく正確に行わなければなりません。申請期限である月末・月初のタイミングに手続きが集中しやすく、業務負荷の急増も懸念されます。経費精算業務を中心的に担うため、負担軽減へ向けた工夫が必要です。

経費立替のきつさを解消する方法

経費立替のきつさを解消する解決策として、「法人クレジットカードを活用する方法」や「経費精算システムを導入する方法」が挙げられます。

これにより経費立替が不要となったり、経費精算を効率化できたりすれば、申請者・承認者・経理担当者の負担を軽減できるでしょう。会社側にとっても、経費精算の効率化による残業代の削減や、生産性向上といったメリットが期待できます。

ここでは、会社側・従業員側の双方にメリットがある経費立替の解決策について解説します。

法人クレジットカードを活用する

従業員が立替えていた費用を、法人クレジットカードでの支払いに切り替える方法です。利用額は翌月以降に会社の銀行口座から引き落とされます。会社にとっては、キャッシュフローにゆとりを持たせられる点や、お金の流れを明確にしてガバナンスを強化できる点が魅力となります。

また、法人クレジットカードで経費精算をキャッシュレス化すると、申請者の経費立替が不要になるほか、経理担当者の払い戻し作業が不要になります。立替がなくなることで、申請者・承認者・経理担当者の業務負担を減らすことが可能です。

法人クレジットカードを活用した精算方法のメリット・デメリットや手順について、詳しくは以下の関連記事で解説しています。本記事と併せて参考にご覧ください。

関連記事：法人カードで経費精算を行うメリット・デメリット、運用時の注意点

経費精算システムを導入する

システムを導入して、経費精算の業務全体をDX化する方法です。なかでも経費精算システムには、経費精算業務を大幅に効率化・自動化する便利な機能が搭載されています。

例えば、申請内容が会社の規定に沿っているかを自動でチェックできる「規程違反チェック機能」が挙げられます。この機能を活用すれば、申請時のミスが減り、承認者や経理担当者の確認作業の負担を大幅に減らすことが可能です。

また、クレジットカードやICカードの明細データをシステムと連携できる機能を搭載しているシステムもあります。法人クレジットカードと合わせて活用すれば、経費の支払いから精算、仕訳まで自動化できるほか、小口現金の管理が不要になることもポイントです。

クレジットカードやシステムを活用することで、従業員が立替に感じる経済的・精神的な負担がなくなり、かつ業務上の負担を減らせるでしょう。

まとめ：経費立替で感じる「きつい」は経費精算システムで解消できる！

ここまで、経費立替の負担の要因や、会社側・従業員側の双方にメリットがある解決策をご紹介しました。高額な経費立替は申請者へ一時的に金銭的な負担をかけることから、「立替がきつい…」と感じる方が少なくありません。

そんなときは、法人クレジットカードと経費精算システムを組み合わせた運用へ切り替えると、申請者・承認者・経理担当者の全員に経済面・精神面・業務面での負担軽減が見込まれます。

キャッシュレス化や電子化は会社にとって一時的にコストがかかるものの、中長期的には業務効率化や生産性向上のメリットがあるため、クレジットカードとシステムを用いた業務フローへの見直しを検討するとよいでしょう。

もし経費精算業務の効率化を検討したいという場合は、クラウド型経費精算システム「楽楽精算」をおすすめします。「楽楽精算」なら、以下のような申請者・承認者・経理担当者それぞれの「きつい」を解消して、スムーズな経費精算を実現できます。

申請者の「きつい」の解消

申請者は、法人クレジットカードやICカードを使って経費を支払うため、立替金による経済的な負担が発生せずに安心につながります。さらに、「クレジットカード・プリペイドカード連携」の機能によって、利用明細のデータを簡単にシステムへ取り込めるため、申請書作成の際に手入力が不要となります。経費立替や申請書作成の「きつい」を解消することが可能です。

承認者の「きつい」の解消

社内規定に違反する申請を自動でブロックする「規定違反チェック」や、二重申請を検知する「二重申請チェック」の機能により、チェック作業の負担を軽減できます。申請者の記載間違いや不正による差し戻しを防止し、チェック作業の二度手間をなくせるので、承認フローにおける「きつい」の解消につながります。

経理担当者の「きつい」の解消

事前に設定した勘定科目に応じて自動で仕訳を行う「自動仕訳」の機能を搭載しています。さらに、「振込データ自動作成」の機能を活用すれば、承認済みの申請データから全国銀行協会のフォーマットで振込データを作成することが可能です。煩雑な経理処理を自動化して、月末・月初に仕事が倍増する「きつい」を解消できます。

このほかにも、「楽楽精算」には電子帳簿保存法やインボイス制度への法対応など、便利な機能が充実しています。詳しくは無料の資料でご案内しています。以下のフォームからお気軽にお問い合わせください。