法人カードで経費精算を行うメリット・デメリット、運用時の注意点

法人カードで経費精算を行うメリット

初めに、法人カードを使った経費精算のメリットをご紹介します。従業員に法人カードを貸与すると、申請者・承認者・経理担当者それぞれに以下のメリットが期待できます。

従業員の立替払いの負担を軽減できる

社員用に法人カードを貸与すれば、立替払いのために一時的にプライベート資金から支払う負担をなくせます。飛行機や新幹線のチケットといった高額な出張旅費が発生する場面でも、従業員が生活費を削らずに済むため安心につながるでしょう。また、業務とプライベートの支出を明確に区別して、不正が起きにくくなります。

経費精算業務の負担が減る

経費の支払い方法を法人カードに統一することで、月々の経費をまとめて管理できるようになります。また、利用金額は法人口座から一括で引き落としされるので、立て替えを行った従業員に返金するために1件ずつ金額をチェックしたり、一人ひとりに現金を手渡したりする面倒な作業をなくせます。

小口現金管理が不要になる

法人カードで決済できれば、小口現金での精算も不要となり、申請者と経理担当者が現金でやり取りをせずに済みます。経理担当者は面倒な小口現金の残高確認や出納管理の手間がなくなるので、バックオフィスの管理業務のコスト削減が期待できるでしょう。

経費の透明性が向上する

クレジットカードの利用データは、「誰が・いつ・何に対して・いくら使ったか」が明細として記録されます。取引の見える化を実現し、経費の二重計上をはじめとした不正使用を防止することが可能です。ガバナンス強化の観点でもメリットがあると言えます。

キャッシュフローにゆとりができる

クレジットカードの利用金額は、一旦クレジットカード会社が立て替えて利用先へ支払い、利用者は後日まとめてクレジットカード会社に支払う仕組みとなっています。利用日と支払日に一定の猶予が生じることから、利用者側はキャッシュフローにゆとりを持たせることが可能です。

特典やサービスを活用できる

クレジットカードの種類によっては、法人向けに提供される各種特典や付帯サービスを利用できます。なかにはポイントやマイルの還元、旅行傷害保険、空港ラウンジ利用といった特典のあるカードもあります。例えば出張が多い企業では、国内旅行傷害保険・海外旅行傷害保険が充実したカードを選ぶとメリットが大きくなるでしょう。

経費精算の電子化を進めやすくなる

法人カードとデータ連携できる経費精算システムを導入していれば、経費精算業務をさらに効率化できます。カードと連携できる経費精算システムなら、明細データをボタン一つでシステムに取り込めるため、データ入力の手間や入力ミスの軽減が期待できるでしょう。

さらに経費精算システムを会計システムや基幹システムとも連携すれば、決済から経費の仕訳まで一気通貫した自動化も叶います。

法人カードで経費精算を行うデメリット

法人カードで経費精算を行う場合は、いくつか注意しておきたいポイントがあります。経費精算の効率化のために導入を検討する際は、以下のデメリットを押さえておきましょう。

毎年一定のコストがかかる

一般的に法人カードは年会費が発生する場合が多く、利用にあたり一定のコストがかかります。利用限度額（利用上限額）の高いカードや、付帯サービスが充実しているカードほど、年会費が高い傾向にあります。なかには年会費無料のカードがあるものの、利用限度額が低かったり、発行枚数が比較的少なかったりすることも少なくありません。

現金の流れを把握しにくい

クレジットカードは明細データを確認しない限り、使った金額を可視化できません。利用限度額の範囲であれば制限なく利用できてしまうため、適切なルールを設けなければ経費を使いすぎてしまう可能性も考えられます。従業員に貸与する場合は、使用者に毎月の利用額や使い方についてきちんと周知し、ルールに則って運用しましょう。

法人カードでの経費精算の流れ

ここでは、法人カードを使った経費精算の流れをご紹介します。

法人カードを取り入れることで経理業務のフローがどのように変わるのか、具体的な手順をイメージしてみてください。

Step1.経費を申請する

申請者が業務で必要なものを法人カードで購入します。その後、申請者は経費精算書を作成し、上長などの承認者へ提出します。

Step2.申請内容を確認する

承認者・経理担当者は経費精算書に記載された日付・利用先・金額などの項目が自社のルールに適しているかチェックします。申請内容と法人カードの利用明細を突き合わせて、内容に違いがないか確認を行い、問題がなければ承認が完了です。

Step3.仕訳と会計処理を行う

経理担当者は経費の仕訳作業と会計処理を行います。法人カードの利用金額は、翌月の支払日に法人口座から引き落とされます。こちらで経費精算が完了です。

なお、銀行振込や小口現金で精算する場合は、以降に申請者への返金処理を行ったり、小口現金を数えて残高を確認したりする手間がかかります。法人カードで対応すればこれらの手間が不要となるため、経費精算業務を効率化することができるのです。

法人カードで経費精算を行う際の注意点

法人カードで経費精算を行う際は、社内で適切に運用するために、以下の注意点を押さえておきましょう。経理部門の担当者の方は、カード払いの導入へ向けてぜひ参考にしてみてください。

支払い回数は原則1回払い

法人カードは個人向けカードとは異なり、分割払いやリボ払いに対応していないケースが多く、原則として1回払いで支払うことになります。また、貸し倒れのリスクがある背景から、多くの法人カードにはキャッシング機能が搭載されていません。なかにはキャッシングに対応したカードもあるものの、個人カードと比べて利息が高い傾向にあります。

不正利用を防ぐルールを整備する

社内で法人カードの適切な利用を促すには、事前に運用ルールの整備や社員のリテラシー向上を行うことが大切です。経費の私的利用などの不正を防ぐためにも、部署ごとに月々のカード利用状況をモニタリングするとよいでしょう。また、カードの利用条件や上限額を設定し、経費の節約に努めるよう周知します。このほかに、カードの紛失や盗難などの緊急時に備えて、対応フローを整備することも重要です。

経費精算の効率化には法人カードを利用するのがおすすめ！

ここまで法人カードで経費精算を行うメリット・デメリットのほか、法人カードを使った経費精算の流れや注意点をお伝えしました。法人カードを導入すると、従業員への返金や小口現金の管理が不要になるため、経費精算の手間を軽減し業務を効率化することが可能です。

加えて、自動化などで経費精算のオペレーションをさらに効率化させたい場合はシステムを活用するようおすすめします。法人カードと連携可能な経費精算システムであれば、利用明細を自動で取り込み、明細データをそのまま経費申請で使う…といったことが可能になるのです。

特に、経費精算システム「楽楽精算」はカード連携ができるシステムの一つです。「楽楽精算」にはこんな魅力があります。

「楽楽精算」の魅力1：幅広い法人カードと連携できる

幅広い法人カード・プリペイドカードとのデータ連携に対応しています。以下の各種カードから、自動で利用明細を取り込むことが可能です。

「楽楽精算」の魅力2：面倒な小口現金の管理や手入力の手間を削減！

法人カードと「楽楽精算」を連携する運用なら、小口現金の管理が不要です。さらに、明細データを自動で取り込むことで、申請者が手入力する手間をなくせます。入力ミスの低減によって、承認者・経理担当者の確認作業の負担を軽減できます。

「楽楽精算」の魅力3：自動取込で経費精算の不正を防止

法人カードの明細データを取り込んだ場合、申請者は手入力での内容の修正ができません。日付・利用先・金額などの項目を変更できないため、経費の不正利用防止につながります。経費の適正利用を促し、ガバナンス強化の効果をもたらします。

このほかにも、「楽楽精算」は電子帳簿保存法やインボイス制度などの法律に対応しているため、スムーズに法要件に則った運用が叶います。機能やサポート体制について、詳しくは無料の資料でご案内していますので、以下のフォームからお気軽にお問い合わせください。