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経費精算は法人カードがおすすめ!経費精算システムとの連携でさらに楽楽!

経費精算は法人カードがおすすめ!経費精算システムとの連携でさらに楽楽!

経費精算

2020/5/20

従業員の経費精算において立て替えや、小口現金による仮払いを利用している企業は少なくありません。しかし、それらをクレジットカードでの精算方法に変更することで経理部門の大きな負担となっている従業員ひとりひとりへの振り込み作業(振り込みデータ作成)や現金管理がなくなり、業務効率化を図ることができます。

クレジットカードによる経費精算

まず、クレジットカードによる経費精算でどのように業務効率化を図れるのか確認します。

社員個人のクレジットカードの利用明細でも精算は可能

まず前提として個人のクレジットカードでも精算は可能です。これは企業によって規定が異なる部分でありますが、領収書を受け取りそのカード利用が会社の業務上必要なものだったと判断されれば、精算が可能であるところは多いでしょう。

ただし、カード利用であれば「法人カード」が経費精算に便利

しかし、カードを利用するのであれば「法人カード(コーポレートカード)」を契約するのが便利です。冒頭でもお伝えしましたが、従業員の立て替えの現金精算や仮払い処理が不要になるので、経理部門で細心の注意を払いながら行う小口現金の管理が不要になります。

現金出納帳と照らし合わせて手元の現金の残高チェックを業務終了時に行ったり、現金と出納帳の数字が違うことで社内調査を行ったりする手間が大きく削減されます。
また、法人カードは海外保険などの付帯サービスやポイント還元が充実している点も大きなメリットになっています。

さらにクレジットカード会社からの明細が経理部門に届くという点も法人カード利用の大きなメリットのひとつです。例えば、領収書の発行者と従業員が懇意であるとき、実際の利用金額よりも多めの領収書を発行してしまうといった不正が生じる可能性があります。

しかし、カード会社という第三者を経由して情報が届くようになればこのようなことを行うことができません。内部統制を強化するという点でもクレジットカードによる経費精算は有効です。

法人カードの支払いにおける経費精算の注意点

ただし、クレジットカード利用であればどんな問題も起こらないかといえば、そうではありません。注意点もあるのでこちらで確認しましょう。

個人的利用分の経費精算

クレジットカードを利用していればすべての精算が問題なく精算できるかといえば、そうではありません。個人カードを利用していれば個人支払いの分を誤って精算してしまうこともあるかもしれませんし、同じお財布に法人カードと個人カードを入れていると、誤って会社のカードを利用して私的なものを精算してしまう場合もあるでしょう。業務利用分と、個人分をきちんとわけて精算することが非常に重要です。

決済の手軽さゆえの必要以上の使用

決済が簡単に行えるので、必要以上に経費を利用してしまうかもしれません。タクシー利用なども現金決算より手軽に行うことができるので、本当にタクシー利用が必要な時間や距離だったのかということを確認しなければなりません。

明細確認の手間

法人カードを用いて、もしもプライベートな決済を行ってしまったときに、明細書類をひとつひとつ確認する必要が出てきてしまいます。個人カードでこれが発生してしまった場合にも、書類を提出してもらい業務用、プライベート用と分けないといけなくなってしまいます。この手間がでてくると業務効率化からは一歩遠のいてしまうでしょう。

経費精算システムを導入すればカード精算の手間を軽減

これらのカード利用の注意点を極力減らし、メリットを最大化できる手段として「経費精算システム」の導入を検討してみてください。

カード利用明細が自動でシステムに反映、経費入力・申請が手軽

経費精算システムと連携したカードを利用すれば、カードを利用した明細がそのままシステムに反映されます。そのデータを利用して経費精算申請を行うことができるので、手作業による入力をする必要がなくなり、精算業務の手間を削減できます。

手入力のミスもなくなる

カードの利用明細から申請作業を行えるので、手入力によるミスが削減されることもクレジットカード利用のメリットです。ミスを見つけて指摘し、それを修正して再申請してもらうという手間は非常に大きなものです。この対応がなくなるだけでも申請者、経理部門にとって非常に大きな業務効率化につながるでしょう。

「楽楽精算」の便利なクレジットカード(法人カード)対応機能

では、「楽楽精算」のクレジット対応機能はどのようなものか確認します。

クレジットカードの利用明細を自動で取込み、そのまま経費の申請・精算が可能

クレジットカードの利用明細を自動で取り込んで、それをそのまま経費申請・精算できるという機能は「楽楽精算」でも搭載しています。

取込まれたクレジットカード(法人カード)の利用明細データは修正不可のため、入力ミスや不正行為を防止

「楽楽精算」は取り込まれた利用明細のデータを修正することができません。入力ミスが起こらないことはもちろん、不正な処理をおこなうこともできなくなっているので、内部統制の強化を実現できます。

カード明細の中から「プライベート利用は除外」といった、公私分離も可能

「楽楽精算」ならカード明細に万が一プライベート利用の精算が混ざり込んでしまっても安心です。カード明細の中からプライベート分のみを除外することができるので、明細の書類を提出してもらい、そこからひとつひとつ確認して公私の利用をわけるという作業は不要です。

まとめ

経費精算を行う際に社員立替や小口現金、仮払いを行っているとその管理工数だけでも経理部門にとっては大きな負担になります。この負担を軽減するためにクレジットカードによる精算を行うことがおすすめです。カードでの精算には注意点もありますが、経費精算システム「楽楽精算」ならその注意点もカバーしつつ利用できます。ぜひ申請者や経理部門の負担を大幅に軽減できる「楽楽精算」の導入をご検討ください。

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楽楽精算コラム編集部です。
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