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経費精算でクレジットカードの明細は使えない?立替時の注意点

経費精算でクレジットカードの明細は使えない?立替時の注意点
更新日:2024/05/31
  • 経費精算

一般的に、経費精算では領収書が必須ですが、会社の経費をクレジットカードで立て替えた場合でも領収書は必要となるのでしょうか。この記事では、クレジットカードを使った経費精算の基礎知識を解説します。クレジットカードで立て替えた際の領収書の必要性や、経理処理での注意点をお伝えします。また、法人用クレジットカード(法人カード)を活用するメリットにも触れるため、ぜひお役立てください。

また、経費精算の処理について基本から改めて確認したい担当者の方には、以下の関連記事もおすすめです。ぜひ本記事と併せてチェックして、経費精算の疑問を解消しましょう。

>> 経費精算とは?処理の流れや社員が抱えやすい精算の問題点・解決方法

クレジットカードでの経費精算では領収書が必須?

原則として、どのような支払方法でも経費精算には領収書が必須となるため、クレジットカードを使った経費精算においても基本的には領収書が必要です。

ただし、決済時に領収書が発行されない場合は、「利用明細書」や「レシート」などの利用伝票を領収書の代わりに証明書として使用できます。利用伝票はカード決済をすると発行される書類です。領収書の代わりに使うなら、以下の必要項目が記載されていることを確認しておきましょう。

記載事項 備考
決済年月日・時間
宛名 書類の交付を受ける者の氏名または名称
※小売業・飲食店業・タクシー業・駐車場業の場合は不要
利用金額
取引内容
発行者 発行元の住所や店舗名など

クレジットカードで立て替えた費用を経費申請する際の注意事項

ここでは、経費申請での注意点を解説します。適切な経費処理のために、経理部門では以下のポイントに注意しておきましょう。

「クレジットカード払い」といった記載があるか確認する

経費精算時に提出する領収書・利用明細書・レシートなどの証明書類には、クレジットカード決済であることが明記されている必要があります。領収書にクレジットカード払いの記載がない場合、購入した商品やサービスの金額が5万円以上となったら収入印紙を貼付しましょう。

経費申請時に提出した書類は一定期間の保管が必要

経費申請時に提出した証明書類は、一定の期間にわたり会社で保管しなければなりません。保管期間は原則として法人で7年間、個人事業主で5年間となっています。ただし、法人で欠損金の繰越控除を行う場合、10年間の保管が必要です。また、個人事業主で青色申告を行う場合、7年間の保存が求められます。重要な書類を紛失しないよう適切に保存しましょう。

分割払いの手数料は「支払手数料」として計上する

クレジットカードの分割払いを利用すると、分割払いの手数料が発生します。この場合、分割払いの手数料も経費計上することが可能です。仕訳の勘定科目は「支払手数料」として記帳しましょう。また、手数料は消費税の税区分では非課税として扱われます。

二重計上や公私混同をしないように気をつける

クレジットカード払いでは、利用明細書やレシートなど複数枚の書類が発行されます。そのため、従業員が個人用のクレジットカードで立て替えたケースでは、経費に該当する費用を正確に経理処理するようご注意ください。企業の経理担当者は、個人カードの立替払いで申請者のミスや不正がないかしっかり確認しましょう。

法人のクレジットカードと経費精算システムの連携で経理業務がラクになる

立替精算をラクにするなら、法人用クレジットカード(法人カード)を導入するようおすすめします。法人カードとは、経費支払専用のクレジットカードのことです。法人カードは、クレジットカード会社によっては「ビジネスカード」や「コーポレートカード」などと呼ばれることもあります。

法人カードを使って支払った金額は、法人用の銀行口座から引き落とされるのが特徴です。そのため、従業員へ個別に立替精算を行う必要がありません。経理部門で小口現金を管理する手間を省けるのが大きなメリットです。それだけでなく、現金出納帳と現金の残高を照合して確認する作業も不要となるので、経理業務の負担が大幅に軽減されます。

法人カードの魅力やメリットについてさらに詳しく知りたい方は、以下の関連記事もぜひ参考にしてみてください。法人カードの付帯サービスやポイント還元によるメリットにも詳しく触れています。

>> 経費精算は法人カードがおすすめ!経費精算システムとの連携でさらに楽楽!

法人カードは、経費精算システムと連携させることでさらに利便性を発揮します。例えば、法人カードを経費精算システムに紐づけて、利用明細書を自動でデータ化する仕組みを構築すれば、取り込んだデータを使ってそのまま経費精算が可能です。経理部門の業務効率化を大きく推進できるでしょう。経費精算システムと法人カードを連携させると、申請内容を入力する手間を省けるのに加えて、申請漏れ防止にもつながります。法人カードのメリットを最大限に生かすなら、カードと連携可能な経費精算システムを選びましょう。

クレジットカード連携機能が搭載された経費精算システムを導入するなら、クラウド型経費精算システム「楽楽精算」がおすすめです。「楽楽精算」には、法人カードの利用明細を自動で取り込める便利な機能が搭載されています。毎月の利用明細をそのまま取り込めるので、金額の確認や修正の作業は必要ありません。経費精算での入力ミスや不正の防止に貢献します。

「楽楽精算」のクレジットカード連携機能について、詳しくはこちらのページでご紹介しています。法人カードと経費精算システムを自動連携させるなら、ぜひ詳細をご覧ください。

>> 「楽楽精算」のクレジットカード連携機能について詳しくはこちら

法人用クレジットカードを活用して経費精算を効率化しましょう!

ここまで、クレジットカードで経費を立て替えた際の経理処理について解説しました。クレジットカードを使った経費精算でも、原則として領収書が必要となります。ただし、領収書がない場合は利用伝票を証明書として代用することが可能です。従業員のプライベートのクレジットカードでの立替では、ミスや不正のリスクに注意して、経費管理を徹底しましょう。それに対して、企業が法人クレジットカードを用意すれば、小口現金で精算する手間を削減できます。さらに、クレジットカードと連携可能な経費精算システムを活用すれば、データの手入力が不要になります。業務効率化を実現するために導入を検討してはいかがでしょうか。

「楽楽精算」では、以下の法人カードやプリペイドカードとの連携に対応しています。カードによって年会費・国際ブランド・ポイント還元率・特典などの条件が異なるため、企業によって選び方はさまざまです。対応可能なカードの種類が充実しているので、自社の方針に合わせてお選びいただけます。

  • JCBビジネスカード
  • 三井住友コーポレートカード
  • アメリカン・エキスプレス®・コーポレート・カード
  • TOKYU CARD コーポレートカード
  • りそなコーポレートカード
  • UCコーポレートカード
  • TS3コーポレートカード
  • Bizプリカ™(ビズプリカ)

「楽楽精算」の資料請求やお問い合わせは、以下のページからお申し込みいただけます。法人カードとの連携で経費精算をラクにするために、ぜひご確認ください。

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