月またぎでも経費精算は可能？遅れが発生する要因や具体的な改善策を解説

月またぎでも経費精算はできる？

月またぎの経費精算とは、経費が発生した月を過ぎてから精算を行うことです。そもそも経費精算は原則として経費が発生した月内に終わらせるのが望ましいとされます。しかし、申請忘れや遅延などの事情から月をまたいでしまうケースもありえるでしょう。

月またぎの経費精算は、民法においては問題がないとされています。法律上のルールでは、従業員は経費が発生してから5年間は会社に対して経費を請求することが可能です。ただし、会計上は使った経費を使った月に計上するのが基本となります。月をまたぐことにより、以降の見出しで解説するようなデメリットも懸念されます。トラブルを避けるためにも、可能であれば毎月月内に精算を済ませるのが望ましいでしょう。

月またぎの経費精算のリスク

月またぎで経費精算を行う場合、経理担当者は通常とは異なる会計処理を行う必要があります。例えば、月またぎの仕訳では「仮払金」や「未払金」などの勘定科目を使用して、複数の月にわたって記録を残すやり方で処理を行わなければなりません。このように手続きが複雑化すると経理担当者の業務負担が増加してしまいます。

また、月内に未精算の経費が多くなると、企業の財務状況の正確性が損なわれるおそれがあるのも注意点です。特に、決算後に会計の修正が発生してしまうと、国税庁への更正の請求が必要となり、会社の信用性にも影響を与えかねません。こうした理由から、月またぎの経費精算はできるだけなくすのが望ましいといえるでしょう。

月またぎの経費精算が発生してしまう主な要因

月またぎの経費精算は、具体的に以下のような要因で発生する場合があります。ここでは経理業務でよくあるケースをご紹介します。

要因1：月をまたいだ出張がある

従業員が月をまたいで出張をする場合は、出張旅費の経費精算が翌月へ持ち越されます。例えば、9月30日から10月1日にかけて出張するようなケースでは、出張中に9月の締め日が来るので、9月30日に発生した旅費交通費を10月に精算することになるでしょう。この場合、やむを得ず月またぎの経費精算が発生してしまいます。

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要因2：経費精算に時間がかかり間に合わない

経費精算の業務効率の問題から、月またぎの申請が発生するケースもあります。例えば、申請者はフローが煩雑で多くの工数がかかったり、上司の承認が遅れたりして、月内に経費精算を完了できない場合が考えられるでしょう。

申請者の作業がギリギリになったり、月末に突発的な経費が発生したりすると、経理担当の手続きが間に合わなくなるのが悩みどころです。

要因3：経費精算を忘れていた

申請者が経費精算の手続きそのものを忘れてしまうケースもよく見られます。例えば、営業部門では客先を訪問するための交通費が頻繁に発生しますが、商談や資料作成などの業務が優先され、経費精算は後回しになりがちです。日々のコア業務が多忙で、処理漏れなどのミスが発生するおそれもあるでしょう。

要因4：経費精算の仕組みやルールを従業員が理解していない

企業によっては、社内に経費精算の仕組みやルールが浸透していないケースもあるでしょう。従業員が経費精算の期限や手続きの重要性を理解していないと、適切なタイミングで申請されない状況が常態化してしまうおそれがあります。経理担当者だけでなく、申請者や承認者もルールを把握している状態が望ましいでしょう。

月またぎの経費精算を回避するためには？

月またぎの経費精算が発生すると、経理担当者の手間が増えてしまいます。そのため、以下の対策によって可能な限り月またぎでの経費精算を回避するとよいでしょう。より作業を効率化したい場合には、経費精算システムの導入もご検討ください。

業務フローを簡易化・明確化する

経費精算の手続きや承認プロセスはできるだけシンプルにして、迅速に処理できる社内体制を整えましょう。その際、精算方法に関する社内規定を明確にし、社員教育によってルールを浸透させることも重要です。

社内全体への呼びかけやリマインドを行う

従業員の意識向上を図るため、締め日の前に呼びかけを行うのも一つの方法です。月またぎの経費精算の影響について理解を促し、速やかな申請を呼びかけましょう。経理部門だけでなく、全従業員が協力する体制を構築することがポイントです。

経費精算の電子化を進める

経費精算を電子化して、オンライン上で手続きができる環境を整えることで、申請フローの遅延を避けやすくなります。紙で申請する場合とは異なり、申請者や承認者が出先で手続きできるようになるので、スキマ時間を活用した申請も可能です。システムを導入して申請フロー全体を電子化すると、手続きのスピードアップを期待できるでしょう。

ここまでご紹介した対策に取り組むなら、クラウド型経費精算システム「楽楽精算」がおすすめです。ワークフロー機能を活用すれば、申請から承認までのフロー全体を簡単に電子化できます。また、申請期日に一斉通知メールでリマインドする機能が搭載されているので、経理担当者による呼びかけの工数も削減できます。

月またぎの経費精算の課題はシステム導入で解決できる！

ここまで、月またぎの経費精算に関する基礎知識を解説しました。法的には月またぎの経費精算を行っても問題ないとされています。ただし、通常とは異なる会計処理が発生したり、財務状況の正確性に影響を与えたりするため、会計上は月内に発生した費用の精算は月内に対応するのが望ましいです。クラウド型経費精算システム「楽楽精算」には、月またぎの経費精算による無駄をなくすために、業務効率化で課題を解決へ導く便利な機能が搭載されています。

「楽楽精算」のおすすめ機能1：汎用ワークフローで申請業務を電子化

経費精算のフロー全体を電子化することが可能です。申請・承認をシステム上で一元管理でき、書類への押印が不要となるので、手続きのスピードアップにつながります。

「楽楽精算」のおすすめ機能2：通知メールで申請・承認の催促を自動化

システム上に未精算・未承認がある場合、設定によって申請者・承認者に対応を促すメールを自動送信できます。催促を行う際のコミュニケーションの負担を軽減します。

「楽楽精算」のおすすめ機能3：ルール違反の申請を自動でブロック

社内ルールに違反する申請を自動でブロックするので、経理担当者は差し戻しの手間がかかりません。チェックを効率化し、繁忙期の負担を軽減できます。

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