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請求書の保管方法の要件は?保管するときの形式や保存期間、注意点を解説

請求書の保管方法の要件は?保管するときの形式や保存期間、注意点を解説
更新日:2024/05/31
  • 経費精算

取引先から受領した請求書は、社内でどのように保管すれば良いのでしょうか。近年はインボイス制度や電子帳簿保存法の法改正があり、請求書の扱いに関するルールが変わりました。

例えば、受領した請求書は、一定期間の保管が法律によって義務付けられています。その際、「保管の形式」と「保管方法」でルールが設定されています。この記事では、経理部門の担当者の方がスムーズに請求書の保管ができるよう、法律に沿った請求書の管理方法について解説します。ぜひ参考にご覧ください。

受領した請求書の保管方法 【ルール① 保管の形式】

1つ目のルールは、保管の形式に関してです。受領した請求書は、電子データまたは紙で保管する方法があります。それぞれ保管形式の要件が定められているため、注意点を確認しておきましょう。

電子データで保管する方法

電子データもしくは紙で受領した請求書を、電子データで保管するパターンです。国税関係帳簿書類のデータ保存に関する法律「電子帳簿保存法」に従って、適切な形式で保管しましょう。

電子データで受領した場合:電子データのまま保管する必要がある

電子帳簿保存法において、電子データで受領した請求書(=電子取引)は、原則として電子データのままの保管(=電子取引データ保存)が義務付けられています。具体的には、メールで送付された請求書や、クラウドからダウンロードした請求書などが電子取引に該当します。法改正にともない、2024年1月1日以降は電子データ保存が必須となりました。電子データを紙に出力して保管する方法は認められていない点にご注意ください。※

※相当の理由がある場合には猶予措置の適用を受けられます。詳しくは国税庁の発表をご確認ください。

紙で受領した場合:紙の請求書をスキャンし、電子化する

電子帳簿保存法では、紙で受領した請求書をスキャンして電子データとして保管(=スキャナ保存)する方法が認められています。ただし、その際は複数の要件を満たす必要がある点を押さえておきましょう。例えば、書類をスキャナ保存するには、改ざん防止のために訂正や削除の履歴を証明できる仕組みが必要です。また、保存した書類は取引年月日・取引金額・取引先の条件で検索できる状態にしましょう。なお、紙の請求書をスキャンして保管したら、紙の原本は破棄しても問題ありません。

>> 【参考】国税庁「電子帳簿保存法関係 スキャナ保存関係」

電子帳簿保存法について、詳しくは以下の関連記事で解説しています。請求業務で押さえておきたいデータ保存の基礎知識がわかるため、ぜひ併せてチェックしてみてください。

>> 電子帳簿保存法とは?3つの制度を理解して対応の準備を進めよう

紙で保管する方法

紙で受領した請求書を、紙のまま保管するパターンです。

請求書を紙で受領した場合は、紙のまま保管する方法が認められています。ただし、保管した請求書は、必要なときに対象の請求書を速やかに取り出せる状態で保管しなければなりません。自社のどこにどの書類が保管されているかを把握するには、書類を保管するためのスペースを確保し、適切なファイリングによって管理方法を徹底する必要があります。このように、紙のまま保管すると多くの手間がかかるのが難点です。紙の管理コストを削減するには、電子データ化も検討すると良いでしょう。

受領した請求書の保管方法 【ルール② 保管期間】

2つ目のルールは、保管期間に関してです。受領した請求書の保管期間は、原則として確定申告書の提出期限の翌日から始まります。保管する期間は法人と個人事業主で異なります。保存期間中に書類を紛失することがないよう、きちんと整理しておきましょう。

法人の場合

法人の場合、受領した請求書は原則として7年間の保存義務があります。ただし、欠損金の繰越控除の適用を受けるケースでは、保存義務が10年間となるためご注意ください。また、インボイス制度に対応した適格請求書は7年間の保存が義務付けられています。

個人事業主の場合

個人事業主の場合、受領した請求書は原則として5年間の保存義務があります。ただし、消費税の課税事業者となっている個人事業主の場合、インボイス制度に対応した適格請求書は、7年間の保存が義務付けられています。

請求書を電子化して保管するならシステムの導入がおすすめ

ここまでお伝えしたように、受領した請求書は長期間にわたり法律で定められた要件を守って保管する必要があります。その際、多くの企業で課題となるのが請求書の管理コストです。

請求書を紙媒体で保管する場合、書類の管理には非常に多くの手間がかかります。例えば、紙の請求書には紛失や劣化などのさまざまなリスクが存在します。それだけでなく、社内には書類保管のためのスペースが必須です。膨大な量の書類を整理する工数がかかり、バックオフィスの業務効率が低下しているケースもあるでしょう。

こうした紙の請求書のデメリットを解消し、効率的に管理するならシステム導入をおすすめします。請求書の管理に特化した専用システムを導入して、請求書を電子データ化すると、請求業務が効率化されます。その際、インボイス制度や電子帳簿保存法に対応したサービスなら、法律に準拠した保存環境をスムーズに整備できるのがメリットです。システムの導入後は、ここまでご紹介した複数の要件に従って、書類を適切に保管できるようになります。さらに、システムに搭載された検索機能を活用すれば、案件名や日付といった書面の記録項目から該当する書類を速やかに探すことも可能です。

専用システムは、請求書の管理を効率化できるだけでなく、日常的に発生する経理業務の効率化や人的ミスの軽減にも役立ちます。システム上で申請から承認まで手続きをペーパーレス化できるため、文書管理や事務処理の手間を減らせるのも大きなメリットです。便利な専用システムを導入して、請求書の電子保存を実現しましょう。

請求書は保管方法のルールを守って適切に管理しましょう!

ここまで、受領した請求書の保管方法について解説しました。形式と期間のルールを守って、適切な環境で請求書を保管しましょう。本記事でお伝えしたルールに則って請求書を保管するなら、専用のシステムを導入すると安心です。その際は、請求書保管の法対応と経理業務の効率化を同時に実現できる、クラウド型経費精算システムの「楽楽精算」をおすすめします。

「楽楽精算」は、電子帳簿保存法やインボイス制度などに対応したシステムです。大手税理士法人監修のもと、最新の法要件に対応する機能をアップデートし続けているのが特徴です。自社で法対応を行うとき、何をどうすればよいのか、社内で整理するのは大変な負担がかかります。楽楽精算を導入すると、導入時に専任のサポート担当が運用までしっかりサポートするため、法対応への準備も安心です。

また、請求書処理のほか、経費精算・交通費精算・自動仕分・会計ソフト連携といった経理担当者の業務負担を軽減する便利な機能が搭載されているのも魅力です。「楽楽精算」の機能や導入メリットについてさらに詳しく知りたい方は、お気軽に資料請求やお問い合わせをご利用ください。

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