請求書の保管期間は？原則と異なるケースや保管時の注意点
- 経費精算
請求書は商品やサービスによる対価の支払いを求める書類であり、取引の存在を示すための「証憑書類」の一種です。証憑書類は各種法律によって一定期間の保存義務があり、例外や保存期間年数の数え方など、経理業務の実務においては知っておくべきポイントがたくさんあります。
さらに近年は、請求書の電子保存や電子化、インボイスの対応に伴い、改めて請求書の保管期間について確認しなければならないケースも出てきました。そこで今回は請求書の保管期間の基礎知識や保管の注意点、おすすめの管理方法などについて解説します。
この記事の目次
受領した請求書の保管期間は？
受領した請求書の保管期間は、法人と個人事業主で異なります。適用される法律もそれぞれ異なり、法人は「法人税法」、個人事業主は「所得税法」となります。それぞれの内容を確認してみましょう。
法人の場合
法人において受領した請求書の保管期間は、基本的に「7年間」と覚えておきましょう。法人税法によって期間が定められています。原文は以下の通りです。
■法人税法施行規則第67条の2
普通法人等は、前条第一項に規定する帳簿及び前項各号に掲げる書類を整理し、第五十九条第二項（帳簿書類の整理保存）に規定する起算日から七年間、これを納税地（前項第一号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る国内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地）に保存しなければならない
保管期間で注意しなければならないのが「保管期間の起算点」、つまり「いつから7年間もしくは10年間数えるか」という点になります。法人の場合は「事業年度の確定申告書の提出期限の翌日」から7年間数えるということを覚えておきましょう。決算月は各企業によって異なるので、当然、確定申告書の提出期限もケースバイケースになります。保管期間を正しく理解するためには、①自社の決算月、②確定申告書の提出期限（決算月+2か月）」、③「②+7年もしくは10年」の順で計算することをおすすめします。
①2024年3月末決算の企業であれば、②確定申告書の提出期限は5月末。2023年度の請求書を7年間保管する場合、保管期間は③2031年5月末となる。
個人事業主の場合
個人事業主の請求書の保管期間は所得税法によって原則5年間と定められており、個人事業主の保管期限の起算点は「確定申告の期限日の翌日から5年間」となっています。個人事業主の確定申告の提出期限は原則「毎年3月15日」であり、対象となる請求書は基本的に確定申告の提出期限の前年の「1月1日～12月31日」となります。
請求書の発行日が2023年1月1日～2023年12月31日の場合、確定申告の提出期限（2023年分）の提出期限は2024年3月15日。つまり請求書の保管期間（5年保管）は2029年3月15日となる。
請求書の保管期間の例外
請求書の保管期間が延長される例外的なケースとしては「消費税課税事業者」、「欠損金額の繰越控除」が挙げられます。それぞれの内容を確認してみましょう。
消費税課税事業者のケース
青色申告事業所と白色申告事業者で保管期間に違いはありません。ただし、基準期間の課税売上高が1,000万円超もしくは、インボイス（適格請求書）で仕入税額控除を受けるために「消費税課税事業者」となっている場合、消費税法によって請求書を法人と同じく7年間保管しなくてはなりません。
法人において欠損金額の繰越控除があるケース
税務上の赤字である「欠損金」を繰り越す場合は、欠損金が生じた事業年度の請求書を「10年間」保存しなければなりません。青色申告の承認を受けているのであれば欠損金を一定期間繰り越して計上できるため、赤字を以降の年度の黒字と相殺できるというメリットがあります。
請求書を保管するときの注意点
請求書を保管する際の注意点を2つ紹介します。
電子データで受領した請求書は電子データのまま保管する
電子データで受領した請求書は、電子帳簿保存法における「電子取引」に該当し、2024年1月1日から電子データのまま保管しなければならなくなりました。具体的にはメールやビジネスチャットによる送付、ECサイトからダウンロードした請求書については、以前のように紙に出力して保管できなくなったので注意が必要です。電子データで受領した請求書の保管・管理方法はさまざまですが、電子帳簿保存法に対応したシステムであれば、要件に沿った対応を効率的にできるのでおすすめです。
インボイスは控えを保管しなければならない
2023年10月から開始された消費税の仕入税額控除の方式「インボイス制度」において、インボイスを発行する「適格請求書発行事業者」は請求書の控えの保管が必須のため注意が必要です。保管期間は受領側と同じく7年間とされています。ただし、インボイスではない請求書の場合は控えの保管は義務ではありません。またコピーや発行したシステム上の電子データを「写し」とみなすことも可能です。電子データの場合は、電子帳簿保存法で定められた形式に準ずる必要があります。
請求書の保管期間に必要な業務をなるべく効率化しましょう
請求書の保管期間について解説しました。法人であれば基本的に7年間、例外を含めて10年間。個人事業主は5年間もしくは7年間であり、保管期間そのものについては比較的簡単に把握できるのではないでしょうか。ただ、最長10年にも及ぶ請求書を他の証憑書類と合わせて管理し続けるのは、意外に日々の業務を圧迫する原因にもなります。そのため、受領した領収書を効率的に管理できる「楽楽精算」のような専用の経費精算システムを導入する企業も少なくありません。ここからは、経理が抱えがちな「大量の請求書の処理」や「長期保管が大変」、「法令の変更に都度、対応しなければならない」といった課題に対して、「楽楽精算」でどのように解決できるかご紹介します。
大量の請求書がさまざまな形式で届く…
インボイス制度が開始される前から懸念されていたのが、経理業務の負担増大です。実際、インボイスとインボイス以外の請求書の仕分けなどに苦労している方も少なくないのではないでしょうか。
「楽楽精算」なら、システム上でインボイスの有無の確認が簡単に可能なうえ、適格請求書発行事業者の登録番号を自動で読み取ることもできます。
勘定科目や会計ソフトへの入力に手間や時間がかかる…
受領した請求書の処理は、経理業務における代表的な負担の1つです。PDFや紙、メールなどさまざまな形式の請求書をまとめるだけでも一苦労なうえ、支払依頼や仕訳といった作業も控えています。
「楽楽精算」なら紙でもPDFでもまとめてスキャン&アップロードが可能。メールで届く請求書も自動アップロードできます。さらに仕訳データをそのまま会計ソフトに取り込めるなど、請求書の処理をあらゆる作業工程から効率化が図れます。
紙の請求書の長期保管が大変…
最長10年間、紙の請求書を保管すると「ファイリングにかかるコスト」、「スペースの確保」、「紙の劣化対策」、「目当ての資料が探しにくい」、「紛失のリスク」といった課題に直面するケースが多いです。マイクロフィルムによる保管方法もありますが、それでも非効率的な面は少なくありません。その1つの対策となる保管方法が電子データによる保管です。
「楽楽精算」は請求書のペーパーレス化を促進する多様な機能を搭載しているので、面倒なファイリングは不要で劣化対策を講じる必要もありせん。さらに保管スペースの確保も不要なうえ、検索性も劇的に向上するので大量のデータのなかから目的の証憑もすぐに見つけることも可能です。「楽楽精算」はこのような機能によって、バックオフィスにとってより負担の少ない請求書の長期保管環境の構築を後押しします。
インボイス制度や電子帳簿保存法の対応法を調べなくてはならない…
インボイス制度や電子帳簿保存法によって、請求書を含むさまざまな帳簿書類の保存方法が義務化されたり、要件緩和されたりしています。税務署長による事前承認の有無、可視性、真実性、検索機能の確保など改正後の内容を確認して整理し、業務に反映させるだけでも膨大な手間と時間がかかります。
「楽楽精算」は、インボイス制度や電子帳簿保存法に対応している「クラウド型の経費精算システム」なので更新も随時行っています。経理をめぐる諸制度の制度になるべく労力をかけずに対応できるのも、大きなメリットといえるでしょう。請求書管理の電子化や効率化などを検討している方は、以下より「楽楽精算」の詳しい資料をご確認ください。
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