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業務効率化のポイント、経費精算を自動化するメリットとは?

経費精算

2020/4/30

経費精算は、部署に関係なくすべての従業員に関わる業務です。だからこそ、経費精算にかかる手間を減らすことができればその影響は大きく、企業全体の業務効率化につながります。そこで大きなカギとなるのが、経費精算に関する業務の多くを自動化してくれる経費精算システムの導入です。

ここでは企業が経費精算システムを導入するメリットと、自社に合ったシステムの選び方をご紹介します。

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経費精算に必要な業務とは?

従業員の立て替え払いは企業が営業活動を行う上で避けては通れないものです。お客さま訪問の際の電車代、営業用の社用車のガソリン給油代、遠方への出張の宿泊費など、日々さまざまな費用の立替払いが行われています。

従業員が立て替えた費用はのちに経費精算を行って企業が従業員に払い戻します。
一般的な紙やExcelを使用した従来の経費精算では、まず申請者が「立て替え払いをした日付」「金額」「購入した内容」「購入の目的」などを経費精算書に記入し、領収書やレシートを添えて承認者経由で経理担当者に提出します。経理担当者はその内容をチェックし、申請者が立替払いをした費用を支払うと同時に、仕訳を行って会計帳簿に記録します。

なお、出張のように従業員が立て替える金額(会社が支払う金額)が大きい場合は、一般的に、従業員が事前に出張申請書を作成して、上長に承認をもらうという手続きも加わります。上長が承認した後は、経理担当者がチェックして仮払いを行うところもあります。従業員は出張から戻った後、仮払い経費精算書を作成します。これと領収書やレシートといっしょに仮払いの残りがあればそれを提出し、上長と経理担当者が内容をチェックした上で、会計処理と必要に応じて入金処理などを行うのが一般的です。

このように経費精算には書類の作成や内容のチェック、承認、会計上の処理と、必要な業務がたくさんあり、非常に手間がかかります。これらの面倒な業務を自動化してくれるのが経費精算システムです。

経費精算システムを導入するメリット

企業が経費精算システムを導入する最大のメリットは、業務の自動化により従業員が経費精算に使う時間を大幅に削減でき、空いた分の時間を本来集中するべきコア業務に回せるようになることです。これは、経理担当者や管理部門に限ったことではなく、申請者となる一般従業員にとっても同様です。

では、システム導入によってどのような業務効率化が期待できるのでしょうか。

経費精算の申請書を書く手間が省ける

従業員にとって、経費精算のための申請書を書くのはかなり面倒な作業です。例えば交通費なら、まず「いつ、何の目的で、どこへ行ったか」を明記した上で、そのルートを記録しなくてはなりません。さらに、電車やバスなどの公共交通機関交通費を利用した場合、定期区間と重複していればその分は差し引いて計算するといった作業を行うことになるため、計算が非常に煩雑になり申請書の作成にはかなりの時間がかかってしまいます。

しかし、経費精算システムを利用すれば、交通系ICカードから履歴を一括で読み取り、それをそのまま経費精算申請書作成に利用できます。レシートや領収書などが発行される物品の購入やタクシー乗車等の場合にも、その情報をスマートフォンのカメラから取り込むことができるOCR機能もあり、一つひとつ手作業で申請書を作成せずに済みます。また、事前に定期区間を登録しておけば定期区間が自動控除になったり、クレジットカードの履歴も取り込むことができたりするので、経費精算システムの機能を利用すれば申請にかかる手間と時間を大幅に減らすことができます。

経費精算の内容をチェックする時間が短縮できる

従来の手作業による経費精算方式では、経費精算申請書が出された後に経理担当者が「記入漏れなど書類上のミスがないか」「申請書の内容はレシートと合っているか」「交通費の金額は間違っていないか」「定期区間の二重申請はないか」といったことをひとつひとつ細かく確認しミスがあれば指摘しなければなりませんでした。

しかし、経費精算システムを使って交通系ICカードや領収書の読み取りデータを利用したり、クレジットカード履歴を利用したりすれば手作業による入力ミスなどは大幅に削減されます。さらに、経費精算システムによっては交通系ICカードを利用したときにはそれがわかるアイコンなどが表示されるものもあり、確認が楽になるので申請書チェックの手間を、大幅に軽減できます。

場所を選ばずに経費精算の申請・承認ができる

クラウド型の経費精算システムを使うと、経費精算の申請から承認までのすべてシステム上で行えるようになります。物理的に書類を出す必要がないので、営業先から「経費精算のために帰社する」といったことが必要ありません。経理担当者がチェックするのも簡単ですし、承認漏れもシステム上で確認でき、どこで申請書が止まっているのかをひと目で把握できるようになります。

出張費用や手当の経費精算を効率化する

経費精算システムは、出張にかかる費用や手当の申請、精算も効率化します。役職や距離に合わせて手当を自動計算できるように設定が可能なので、出張後の旅費精算が楽になります。
また、システム上で申請額と精算額の突き合わせも可能なので、予算の把握や不正防止にもつながります。

レシートや領収書の管理が不要になる

経費精算システムでは、領収書はスマートフォンのカメラなどを通じて内容をデータ化できたり、交通系ICカードやクレジットカードの履歴を読み込めたりするので、一定の法定要件を満たせばレシートや領収書を管理する必要がありません。領収書を紛失するリスクもなくなり、完全にキャッシュレス化すれば小口精算用の現金の管理も不要です。

経費精算システムに欲しい4つの基本機能

さまざまなメリットがある経費精算システムですが、その機能はシステムごとに多少異なっています。経費精算システムを選ぶ際、最低限チェックしておきたいのは次の4つの機能の有無です。

交通費、クレジットカード、領収書データの取り込み機能

経費精算システムには、交通系ICカードの履歴を読み込む機能、クレジットカードと連携してデータを取り込む機能、領収書を撮影することでデータ化して取り込む機能があります。これらの機能があると、申請時の入力時間の削減やミス防止に役立ちます。

仕訳データの自動作成機能

経費精算申請時に申請者が項目を選べば、自動的に税区分に紐づけて、会計ソフト上の仕訳まで完了してくれる機能があります。この機能があると、事前に税区分を設定しておけば経理担当者がいちいち内容をチェックして、仕訳を行う必要がなくなります。

振り込みの管理機能

取引先からの請求書に対し、振り込みを管理する機能もあります。定期支払いを登録しておけば、支払業務の作業軽減に役立ちます。

申請時に誤りがあればエラーを出す機能

経費精算システムによっては、記入漏や社内規定に合わない申請には、エラー警告を出すこともできます。誤りがある状態では申請をさせないことも可能なので、チェックの手間の軽減や書類作成・確認時間の短縮、承認漏れの防止などにつながります。

経費精算システム選びでは、「自社に合った製品かどうか」がポイントです。
例えば、海外出張が多くて海外出張の経費精算をもっとスムーズにしたいのなら、上記の4つの機能に加え、自動為替レート計算機能などを備えた経費精算システムがおすすめです。また、外国人従業員が多いなら、経費申請画面を英語表示できる機能を備えた経費精算システムが最適といえます。
現状、自社の経費精算でどのようなことが問題になっているのかを洗い出した上で、問題を解決できる機能を備えた経費精算システムを選ぶといいでしょう。

クラウド型経費精算システム「楽楽精算」がおすすめの理由

基本機能を備えた上で、使い勝手の良さに定評のあるシステムが欲しいなら、すでに6,000社以上が導入しており、国内導入社数No.1のクラウド型経費精算システム「楽楽精算」がおすすめです。

経費精算システムの中でも「楽楽精算」がおすすめの理由を、6つご紹介します。

(1)主要機能が充実

「楽楽精算」は、先にご紹介した4つの基本機能はもちろん、海外出張の旅費精算に便利な自動為替レート計算や、経費申請画面の英語表示も可能です。会計ソフトとの連携も協力でCSV連携ができる会計ソフトならほとんどすべて連携可能です。

(2)細かいカスタマイズが可能で自社に合わせて使いやすい

経費申請画面のデザイン設定や項目設定など、「楽楽精算」は細かいところまで自社に合わせたカスタマイズが可能です。これまでの申請書のフォーマットに合わせて申請画面を作成することが可能なので、初期の運用で現場の混乱を最小限にできるでしょう。

(3)ユーザビリティが高く、パソコンに不慣れな従業員でも簡単に使える

「楽楽精算」は、誰でも簡単に使えるように、シンプルでわかりやすいデザインになっています。

(4)安心のセキュリティ機能と万全のサポート体制

「楽楽精算」のサーバーは、国内トップクラスの高い防火性能を誇るデータセンターに設置。暗号化通信やIPアドレスによるアクセス制限などを施し、セキュリティ対策に力を入れています。
また、お問い合わせには、「楽楽精算」専任のサポートスタッフが迅速に対応しております。

(5)低コストで導入可能

「楽楽精算」は、初期費用10万円から、月額費用3万円からと、低コストで導入が可能です。

(6)バックオフィスの業務改善につながる「ソリューションパートナーシップ」

「楽楽精算」を提供している株式会社ラクスでは、パートナー企業と提携し、バックオフィス全体の効率化に役立つ提案を行う「ソリューションパートナーシップ」という制度をスタートさせました。

例えば、「楽楽精算」の事務作業等をアウトソースするBPOや、アプリを利用した最新のキャッシュレス送金サービスなどと連携しており、経費精算に付随する業務のさらなる効率化を図れます。

経費精算システムの導入は全体の業務効率化につながる

経費精算システムを導入して経費精算を効率化することは、業務量の減少による人員削減、残業の減少などにもつながり、企業全体の業務効率化や間接コストの削減にもつながります。

この記事でご紹介した自社に合った経費精算システムの選び方を参考に、ぜひ導入を検討してみてください。

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