経費精算を自動化し効率化を図るには？方法やメリット、注意点
経費精算は、経理部門に限らず、社内のあらゆる部門に関わる業務です。だからこそ、経費精算を自動化すると、全社的に業務効率化の効果が期待できます。
この記事では、経費精算を自動化する方法や、自動化の重要性、メリットや注意点などをお伝えします。なお、経費精算に必要な業務について、詳しくは以下の関連記事で解説しているため、ぜひ併せて参考にしてみてください。
この記事の目次
経費精算業務は自動化できる？
経費精算業務は、エクセルや経費精算システムなどで自動化できます。その際は、自動化したい業務の内容や、自動化したい業務プロセスの範囲によって、両者を比較検討するとよいでしょう。
例えば、経費精算書の作成で計算を自動化する程度なら、エクセルで十分に対応可能です。一方で、経費精算の業務全体を自動化する場合は、専用システムを導入するのが望ましいでしょう。
システム導入には一定のコストがかかるものの、費用対効果が高いため、結果として投じたコストを回収できるケースが多いです。こうした背景から、近年多くの企業がシステム導入に取り組んでいます。
経費精算で業務の自動化が求められている背景
経費精算は毎月一定の工数がかかる業務です。自動化すると企業全体の生産性向上はもちろん、従業員の負担軽減にもつながります。
株式会社ラクスの調査によると、エクセル管理から経費精算システム（楽楽精算）に切り替えることで、作業時間が80%削減されたというデータもあります。自動化によって経費管理の手間を大幅に削減できることがわかります。
経費精算には、計算・データ入力・確認作業といった細かい業務が多くあります。従来の人の手や目に頼った処理方法では、人的ミスが発生しやすいのが難点です。
さらに、申請から承認までのプロセスでは部署を超えて複数の担当者が関わるため、経費処理が完了するまでに時間がかかりやすいといえます。こうした事情から、経費精算で課題を抱えている企業が少なくありません。
システムによる経費精算の自動化によって叶うこと
企業が経費精算システムを導入して経理業務を自動化すると、一体どんなことを実現できるのでしょうか。ここでは、経費精算の時間を大幅に削減することの具体的な効果をご紹介します。
経費精算の申請書を書く手間を削減できる
経費精算システムで申請書作成を自動化すると、申請者の負担を軽減できます。経費精算システムには、システム上で交通系ICカードの履歴を読み取り、そのまま申請内容に反映させる機能や、スマートフォンのカメラで領収書やレシートを撮影し、情報を取り込むOCR機能が付いているものがあります。
これらの機能で自動化すれば、目的地や経路を手入力する手間がかかりません。このほかにも、定期区間を自動控除する機能や、法人カードの履歴を取り込む機能があるシステムを使えば、申請書作成にかかる時間と手間を大幅に削減できます。
経費精算の内容をチェックする時間が短縮できる
経費精算システムでチェック作業を自動化すると、承認者の負担を軽減でき、正確性を高められます。規程違反チェック機能や二重申請チェック機能が搭載されたシステムを活用すれば、社内ルールに違反した申請や重複した申請を自動でブロックすることが可能です。また、申請者が交通系ICカードや領収書からデータを自動入力する機能があるシステムなら、入力精度が高まり人的ミスの低減につながります。システム導入によって申請者のチェックの時間を短縮できるのはもちろん、差し戻しによる無駄な手間をなくせるのもメリットです。
場所を選ばずに経費精算の申請・承認ができる
クラウド型の経費精算システムで手続きを電子化すれば、経費精算の全ての承認ルートをシステム上で完結できます。
オンラインで申請・承認作業を進められるので、担当者が手続きのためにオフィスへ出社・帰社して対応する必要はありません。また、ワークフローシステムによって承認プロセスを一元管理できるので、適切な進捗管理によって手続きの遅延や承認漏れの防止につながります。
出張費用や手当の経費精算を効率化する
経費精算システムには、一般的に出張費用や複雑な手当の計算を自動化する機能が搭載されています。自社の規程に合わせて出張手当や日当などを自動計算できるので、経理部門での出張管理がラクになります。
また、乗換案内を内蔵し、交通費データを自動で取り込む機能があれば、いちいち経路検索して運賃を確認する手間がかかりません。さらには、システム上で出張申請の申請額と精算額を突き合わせて自動チェックできるため、予算の把握や不正防止にも効果的です。
ペーパーレス化・キャッシュレス化が叶う
経費精算システムはペーパーレス化やキャッシュレス化の推進にも貢献します。領収書やレシートなどの紙の書類を法要件に則り電子保存できれば紙の原本を破棄することが可能です。書類を管理する手間を削減できます。
書類の電子化は経理処理がラクになるだけでなく、紙の書類を紛失するリスクを避けられるため安心です。さらに、交通系ICカードや法人用クレジットカードとデータ連携する仕組みにすれば、キャッシュレス化によって小口現金の管理も不要となります。
システムで経費精算を自動化する際の注意点
システムで経費精算を自動化するときは、一定のコストがかかるのに加えて、以下の注意点を押さえておきましょう。最後に、経費精算システムの導入時の注意点を解説します。
すでに導入しているシステムとの連携が可能か確認する
経費精算システムは、会計システムをはじめとした外部システムと連携できる場合があります。データの自動連携によってバックオフィス業務全体の効率化を図れるのです。導入前にシステムの機能一覧をチェックして、連携の可否について詳細に確認しておきましょう。
オペレーションを再整備する
経費精算システムの導入時は、自社の経費精算のオペレーションを見直して、運用方法を改めて調整することが大切です。現場の負担を抑えてスムーズに定着させるためにも、既存の業務フローに合わせて柔軟に設計できるシステムを選定するとよいでしょう。
経費精算を自動化して担当者の業務負担を軽減しましょう！
ここまで、経費精算の自動化について解説しました。多くの企業は、専用システムの導入によって経費精算の自動化を実現しています。なかでもおすすめなのは、経費精算システム累計導入社数No.1※の「楽楽精算」です。
※ デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2025年1月号：https://mic-r.co.jp/micit/2025/）より「楽楽精算」には、以下のような魅力があります。
（1）主要機能が充実
経費精算の主要機能が充実しているので、業務全体を自動化できます。申請書の自動作成・自動仕訳・会計ソフト連携をはじめとした機能を搭載し、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しています。
（2）細かいカスタマイズが可能で自社に合わせて使いやすい
経費申請画面のデザイン設定・項目設定・申請書フォーマットなどを柔軟にカスタマイズできます。カスタマイズ性の高さと便利なワークフロー機能によって、現状のオペレーションを変えることなく自動化できます。
（3）ユーザビリティが高く、パソコンに不慣れな従業員でも簡単に使える
どなたでも簡単に使える、シンプルでわかりやすいデザインが特徴です。パソコンに不慣れなユーザーでも使いやすいので、運用初期の現場の混乱を抑えられます。
（4）安心のセキュリティ機能と万全のサポート体制
国内トップクラスの防災性能を誇るデータセンターにサーバーを設置し、暗号化通信やIPアドレスによるアクセス制限を行っています。導入時は専任のサポートスタッフが迅速にお問い合わせに対応いたします。
（5）低コストで導入可能
初期費用と月額費用は、いずれもクラウド型サービスならではの低価格でご利用いただけます。料金プランについて詳しくは料金表でご案内しています。
（6）バックオフィスの業務改善につながる「ソリューションパートナーシップ」
パートナー企業様のバックオフィスの効率化をご提案する「ソリューションパートナーシップ」制度を実施しています。例えば、「楽楽精算」の事務作業をアウトソースするBPOや、キャッシュレス送金サービスとの連携で、付随する業務のさらなる効率化を支援いたします。
関連記事：「経費精算は「楽楽精算」×アウトソーシングの組み合わせがおすすめ！」
このように、「楽楽精算」には多くの魅力があります。システム選定で迷ったときは、初めての導入でも安心の「楽楽精算」をぜひご検討ください。
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